Gut verwaltet auf allen Kanälen.

Informationmanagement durch den digitalen Posteingang.

Informationmanagement
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Auf wie vielen Wegen finden Informationen in Ihr Unternehmen? Briefe, E-Mails, Faxe, Online-Formulare, WhatsApp-Nachrichten – nicht nur die wachsende Menge von Daten stellt Firmen vor eine Herausforderung, sondern auch die Vielfalt der Kanäle. Gesetze und Verordnungen wie die DSGVO sorgen für zusätzlichen Aufwand. Oft genügt ein einfaches digitales Dokumentenmanagement (DMS) nicht mehr für ein umfassendes Input Management. Die Vielzahl an unstrukturierten Daten, die in E-Mails und über Messenger ausgetauscht werden, verlangt nach einem Enterprise Content Management (ECM), in dem wirklich alle Informationen zusammengeführt werden. Ein wichtiges Element des ECM ist der digitale Posteingang, die Schnittstelle zwischen Ihrer Software und der Außenwelt.

Automatische Verarbeitung im digitalen Posteingang.

Die Technologie hinter DMS und ECM hat im vergangenen Jahrzehnt gewaltige Fortschritte gemacht. Heute kann Ihr digitaler Posteingang Dokumente und eingehende Informationen in den unterschiedlichsten Formaten automatisch lesen, klassifizieren, weiterverarbeiten. Lästige Routineaufgaben Ihrer Mitarbeiter gehen im digitalen Workflow auf: Die DMS oder ECM Software erkennt zum Beispiel persönliche Daten Ihrer Kunden in Bestellungen und extrahiert sie, um ein Kundenprofil anzulegen. Gleichzeitig kann im digitalen Posteingang eine zweite Version des Dokuments erstellt werden, die DSGVO-konform anonymisiert ist. Das ermöglicht eine digitale Archivierung nach allen Regeln des Datenschutzes und die flexible Weitergabe und –verarbeitung von Vorgängen.

Mehr Zeit für Kernaufgaben mit dem digitalen Posteingang.

Mit der Menge der Informationen wächst die Belastung Ihrer Mitarbeiter. Ein manuelles Input Management bindet Zeit, die dem Kerngeschäft verloren geht. Der digitale Posteingang im Rahmen eines DMS oder ECM hilft, diese Ressourcen wieder freizusetzen. Denn die Software kann nicht nur Routinearbeiten übernehmen, sondern auch Fehler in der Verarbeitung und Übertragung selbstständig entdecken, melden oder korrigieren. Dadurch laufen Ihre Prozesse glatter und Sie ersparen sich doppelte Arbeit. In unseren Projekten im DMS und ECM Consulting erleben wir immer wieder, dass Mitarbeiter nach anfänglicher Skepsis diese Entlastung besonders schätzen. Ein zufriedenes Team arbeitet besser, motivierter, effizienter. Deshalb ist die Digitalisierung vor allem eines: ein Weg zu mehr Innovation.

 

Drei Fragen zum Informationsmanagement im digitalen Posteingang.

Die Software hinter DMS und ECM Systemen kann heute dank automatischer Texterkennung flexibel verschiedene Formate erkennen und verarbeiten. Briefe, E-Mails, Online-Formulare und Messenger-Nachrichten sind deshalb kein Problem. Im Detail berät Sie ein DMS Consulting zu Ihren Möglichkeiten.

Die Automatisierung der Verarbeitung Ihrer Eingangspost spart Zeit und Kosten, verringert Fehler und verbessert den Austausch zwischen Abteilungen. Ein DMS oder ECM Consulting hilft Ihnen, die Chancen für Ihr Unternehmen zu definieren.

Bei der Einrichtung eines digitalen Posteingangs ist der Datenschutz eine zentrale Frage. Die Software kann persönliche Daten in Dokumenten automatisch erkennen und bei Bedarf anonymisieren. So ist eine digitale Archivierung und ein digitaler Workflow möglich, der alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt – ohne, dass Sie daran denken müssen.