7 Gute Gründe für DMS Consulting.

So bringt digitales Dokumentenmanagement Ihr Unternehmen voran.

DMS Consulting 7 Gründe
Inhalt dieser Seite teilen

Ein professionelles DMS Consulting begleitet Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft. Der wichtigste Schritt ist für viele Unternehmen die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS). Der digitale Workflow hat klare Vorteile. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten sieben:

  1. Sicherheit

In einem DMS oder seinem großen Bruder, dem Enterprise Content Management (ECM) sind Ihre Daten gut aufgehoben. Eine Firewall schützt sie vor Angriffen von außen, differenzierte Zugriffsrechte vor unbefugtem Zugang von innen. Über die Software garantieren Sie eine automatische digitale Archivierung nach allen gesetzlichen Bestimmungen – Sie müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen.

  1. Transparenz

Im zentralen, digitalen Speicher eines DMS liegen Ihre Daten immer und überall bereit, wenn sie gebraucht werden. Mitarbeiter und Entscheider haben immer den Überblick über den aktuellen Stand ihrer Projekte. So vermeiden Sie Fehler und Verzögerungen durch umständliche Absprachen. Das DMS oder ECM speichert außerdem die Versionshistorie Ihrer Dokumente. Dadurch haben Sie alle relevanten Informationen zur Hand, wenn schnell Entscheidungen getroffen werden müssen.

  1. Effizienz

Die Einführung digitaler Geschäftsprozesse ist die beste Gelegenheit, bestehende Abläufe zu hinterfragen. Oft haben sich Prozesse über Jahre organisch entwickelt. In unserer Erfahrung  aus dem DMS Consulting gibt es fast immer Potential zur Optimierung und dann zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte im Rahmen eines DMS.

  1. Kooperation

Digitale Workflows erleichtern die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg. Verschiedene Mitarbeiter können gemeinsam Dokumente bearbeiten, Notizen hinterlassen und den Status eines Projekts aktualisieren. Andere Projektbeteiligte werden automatisch informiert.

  1. Tempo

Das Sichten, Kopieren, Abtippen, Heften von Dokumenten kostet wertvolle Zeit im Arbeitsalltag ihrer Angestellten. Rundmails und Anrufe der Kollegen mit Nachfragen reißen die Mitarbeiter aus der Konzentration. Der Versand von Dokumenten mit der Hauspost und das Warten auf Freigaben verzögern Abläufe. Ein DMS übernimmt Routineaufgaben, ersetzt Rundmails durch übersichtliche Benachrichtigungen und übermittelt wichtige Daten in Bruchteilen von Sekunden. Der digitale Workflow eliminiert viele Stressoren für Ihre Angestellten und gibt ihnen die Zeit, sich auf die Tätigkeiten zu konzentrieren, die menschliche Kompetenz erfordern. So schaffen Sie Raum für Innovation in Ihrem Unternehmen.

  1. Flexibilität

Die digitale Archivierung Ihres DMS sorgt dafür, dass Dokumente und Daten flexibel verfügbar sind. Damit ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern moderne Arbeitsmodelle: Das Home Office ist ein starkes Argument für Sie als Arbeitgeber.

  1. Kostensenkung

Festplatten sind günstiger als Regale – und fassen tausendfach so viele Dokumente. Mit der digitalen Speicherung von Daten sparen Sie große Stellflächen in Ihren Büroräumen ein.

 

Im Idealfall ist Ihr DMS mit anderen Systemen Ihrer IT-Architektur kompatibel – zum Beispiel mit Ihren führenden Systemen zum Management Ihrer Ressourcen und Betriebsabläufe. Denn: Je mehr Informationen Sie sammeln und kombinieren, desto zielgerichteter werden Ihre strategischen Entscheidungen. Ein DMS Consulting hilft Ihnen, Ihre Software so auszuwählen und zu implementieren, dass sie die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen voll ausschöpft. Lassen Sie sich beraten.