ERP-Systeme für den Mittelstand

ERP-Systeme für den Mittelstand spielen eine immer wichtigere Rolle. Denn die Komplexität und der Wettbewerbsdruck in der heutigen Geschäftswelt erfordern eine optimierte Ressourcennutzung und eine transparente Informationsbasis. Hier setzen ERP-Systeme für den Mittelstand an, indem Abteilungen von Unternehmen miteinander verknüpft werden und den Austausch von Daten und Informationen erleichtern. In diesem Blogbeitrag teile ich meine Erfahrung und die Bedeutung von ERP-Systemen speziell für den Mittelstand. Dabei stelle ich dir die wichtigsten Informationen  über die Implementierung, Auswahlkriterien, Vorteile und ihre Besonderheiten zur Verfügung.

Warum sind ERP-Systeme für den Mittelstand so wichtig?

Für mittelständische Unternehmen sind effiziente Prozesse entscheidend, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Maßgeschneiderte ERP-Systeme für den Mittelstand ermöglichen es dir, deine Geschäftsprozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Das reduziert manuelle Aufgaben, minimiert Fehlerquellen und erhöht die Effizienz der Abläufe. Zudem bieten dir ERP-Systeme für den Mittelstand Datenanalysen in Echtzeit und Berichtsfunktionen, die dir beziehungsweise deinen Führungskräften eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung ermöglichen.

Das ERP-System bildet den Kern eines jeden Unternehmens. In Abhängigkeit zu der Unternehmensgröße sind digitale Prozesse überlebenswichtig, sodass die Wettbewerbsfähigkeit  in einem ständig wechselnden Umfeld gewahrt bleibt. Die Digitalisierung stellt für Unternehmen jeder Größe eine Pflichtaufgabe dar. Hierbei nehmen Konzerne und B2C-Unternehmen eine Vorreiterrolle ein. Anwendungen, die in diesen beiden Marktteilnehmern zum Einsatz kommen, werden sich aber zukünftig auch in B2B- und mittelständischen Unternehmen wiederfinden. 

Mir ist es besonders wichtig, meine Kunden nachhaltig auf die digitale Transformation vorzubereiten und Projekte so zu gestalten, dass wir den digitalen Wandeln mit erkennbaren Mehrwerten gestalten.

Implementierung von einem ERP-System für den Mittelstand

Die Implementierung deines ERP-Systems im Mittelstand erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung mit den individuellen Anforderungen des Unternehmens. Die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters ist dabei entscheidend, da die Lösung maßgeschneidert auf die spezifischen Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten sein sollte. Eine enge Zusammenarbeit zwischen mir als unabhängiger ERP-Berater, dem ERP-Anbieter und deinem Unternehmen ist daher von großer Bedeutung, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.

Oft werden mittelständische Unternehmen während der Implementierungsphase an die Leistungsgrenze gebracht. Dabei ist die Zusatzbelastung für das eigene Personal nicht zu unterschätzen, sodass du nicht davon ausgehen solltest, dass der Implementierungspartner den Großteil deiner Aufgaben übernimmt. 

In der Definition der Zielprozesse und in der Erstellung des ERP-Pflichtenheftes werden deine Key-User den entscheidenden Part übernehmen, sodass die fachlichen Anforderungen aus deinem Unternehmen an den Implementierungspartner übergeben und definiert werden.

Auch während der Projektumsetzung sind die Mitwirkungspflichten nicht zu unterschätzen, sodass iterative Workshops zur Implementierung erforderlich sind, Daten in einem bereinigten Format zur Verfügung gestellt werden müssen, integrative Tests vorbereitet und ausgeführt werden müssen. 

Fortlaufende Dokumentationen, abteilungsübergreifende Abstimmungen und Schulungsmaßnahmen sind oftmals durch den mittelständischen Kunden vorzubereiten und auszuführen. Bei allen Aspekten ist deine Projektplanung und Projektsteuerung der entscheidende Faktor, um die Führung des Projektes nicht abzugeben.   

Auswahlkriterien für ERP-Systeme für den Mittelstand

Bei der Auswahl der ERP-System für den Mittelstand berücksichtige ich verschiedene Faktoren, um sicherzustellen, dass du die richtige Lösung für für die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmen erhältst – hier die wichtigsten:

Funktionalität: Welche ERP-Systeme für den Mittelstand erfüllen die Anforderungen deines Unternehmens?

Zunächst ist es wichtig, dass wir eine gründliche Anforderungsanalyse durchführen, um die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens zu identifizieren. Dabei sollten wir sowohl die aktuelle Situation als auch die zukünftige Wachstumsstrategie deines Unternehmens berücksichtigen.

Entscheidend ist hierbei, dass wir die typischen Herausforderungen deiner Branche bestmöglich definieren. Und so ein ERP-System evaluieren können, welches die wiederkehrenden Herausforderungen von vergleichbaren Unternehmen kennt. Die Selektion eines schlüsselfertigen Systems wird kaum möglich sein. Implementierungsaufwände können durch die Nutzung von Branchenpaketen deutlich reduziert werden.

Auch ist ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, dass sich deine mittelständische Organisation nicht gegen Änderungen sperrt, denn so kannst du dich an industrielle Prozessstandards anlehnen und hebst Prozesseffizienzen. Die “einfache” Nutzung und Implementierung deiner bisherigen Prozesse werden in Zukunft deutlich höhere Komplexitäten mit sich bringen, als die Nutzung von möglichen Standards. Auch hier greifen bekannte Regeln wie z.B. 80 / 20 in welcher man versucht den Großteil in Standards zu lassen. 

In meinen Projekten greife ich gerne auf das MVP (Minimal Value of Product) zurück, sodass wir uns zunächst auf die unverzichtbaren und wertschöpfenden Prozesse beschränken und additive Anforderungen zur Erweiterung deiner Fähigkeiten in eine separate Bewertung überführen.

Integrationsfähigkeit: Kann das ERP-System mit anderen Unternehmensanwendungen integriert werden?

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Integration des ERP-Systems in die bestehende IT-Landschaft deines Unternehmens. Es ist entscheidend, dass das neue ERP-System nahtlos mit anderen wichtigen Unternehmensanwendungen und -prozessen zusammenarbeitet, um eine reibungslose Datenkommunikation zu gewährleisten.

In nahezu allen meiner Kundensituationen erfahre ich, wie IT-Infrastrukturen historisch gewachsen sind und Insellösungen aufgebrochen werden müssen. Je früher wir uns aus globaler Sicht mit deiner bestehenden IT Infrastruktur beschäftigen, desto einfacher wird es uns fallen, das passende ERP-System mit passenden Integrationsmöglichkeiten zu finden. 

Wir werden aber nicht auf einen Schlag die gesamte IT Infrastruktur in eine moderne digitale Infrastruktur wandeln – diese Kraft bringen nur wenige Unternehmen mit. Wir verfolgen gemeinsam einen phasenbasierten Ansatz, sodass wir fortlaufend ein Programm Management etablieren, welches deine fachlichen Fähigkeiten und erforderlichen digitalen Hilfsmittel erhebt. In weiteren Projektphasen werden wir passgenau zu dem Kern deines neuen ERP-Systems passende unterstützende Systeme einführen.

Skalierbarkeit: Kann das ERP-System mit deinem Unternehmen wachsen?

Die Skalierbarkeit des ERP-Systems ist ein weiterer Punkt, die ich für dein Unternehmen im Blick behalten muss. Da Unternehmen sich oft weiterentwickeln und wachsen, ist es wichtig, dass das ERP-System mit deinen zukünftigen Anforderungen mitwachsen kann, ohne dass eine teure und zeitaufwendige Systemmigration notwendig wird. 

Dabei ist nicht nur die reine Betriebslast durch die Nutzung deiner Mitarbeiter zu beachten, sondern auch, wie sich die Datenmenge und Werteflüsse entwickeln. Das Verständnis zu deinem Geschäftsmodell ist ein zentraler Aspekt, denn so können wir bereits zu einem frühen Zeitpunkt Ausblicke zu möglichen digitalen Entwicklungsmöglichkeiten erheben. 

Bei der Auswahl eines ERP-System für den Mittelstand sind adaptive und integrative Fähigkeiten von besonderer Bedeutung. Du wirst in Zukunft über neue Lösungen, Produkte und Service nachdenken. Dabei soll die integrative Fähigkeit zu deinem ERP-System keine Hürde im Sinne von komplexen Integrationen darstellen. Je schneller du neue digitale Services verproben kannst, desto eher wirst du die Marktreife gegenüber deinen Kunden erzielen.

Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software leicht zu bedienen und anzupassen?

Ferner ist die Benutzerfreundlichkeit der ERP-Systeme für den Mittelstand von großer Bedeutung: Angenommen, ein mittelständisches Unternehmen verfügt über keine spezialisierte IT-Abteilung – was häufiger vorkommt, als du vielleicht denkst. Dann muss das implementierte ERP-System einfach zu bedienen und zu warten sein. Dafür sorgen anwenderfreundliche Benutzeroberflächen und intuitive Workflows. Sie sind entscheidend, um die Akzeptanz und Nutzung für das neue ERP-System innerhalb deines Unternehmens zu gewährleisten.

Versuche während deines Projektes darauf zu achten, dass die Komplexität der Prozesse, Funktionen und Menüs reduziert wird. Weniger ist in der Handhabung mehr. Schöne und bunte Benutzeroberflächen bringen zunächst ein frisches Bild und augenscheinliche moderne Strukturen.. Viel wichtiger ist jedoch, dass deine Mitarbeiter sich innerhalb des ERP-Systems effizient bewegen können und so schnell ihre tägliche Arbeit erledigen können.

Support und Schulung: Welche Unterstützung biete ich dir?

Deine Mitarbeiter müssen das neue ERP-System effektiv nutzen können, daher ist eine umfassende Schulung durch mich unverzichtbar. Zudem solltest du mit meiner Unterstützung ein effektives Change Management implementieren, um mögliche Widerstände deiner Mitarbeiter gegenüber Veränderungen zu überwinden und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Gemeinsam erheben wir nötige Strukturen, um ein konzentriertes Test-Management gegenüber dem erwarteten Zieldesign deiner Lösung zu erhalten. Das konsequente Anforderungsmanagement gegenüber Fehlerbildern und möglichen Weiterentwicklungen kommt hier erneut zum Tragen, sodass Erwartungshaltungen zwischen eigenen Mitarbeitern und Implementierungspartner ausgetauscht werden. 

Der Integrationstest ist die Vorstufe zur Abnahme. Hier gebe ich deinem Unternehmen die passende Struktur, Konzept und Strategie, um möglichst effizient jede Funktion und jeden Prozess zu testen. In Kombination mit einem Lasttest werden spätestens hier alle noch offenen Punkte sichtbar, sodass die letzten Nachbesserungen vor einem Cut-Over und Go-Live ersichtlich werden.

Kosten: Wie viel kostet die Implementierung der ERP-Systeme für den Mittelstand?

Die Kosten sind natürlich ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Unternehmen sollten die Kosten für die Anschaffung und Implementierung des ERP-Systems genau analysieren. Zu den üblichen Kosten gehören Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungskosten und laufende Betriebskosten, Modernisierung der Hardware, individuelle Schnittstellen, eigene Personalkosten sowie Wartungsgebühren.

Es ist wichtig, den TOC (Total Cost of Ownership) zu ermitteln. Der TOC gibt dir eine vollumfassende Übersicht zu deinem Investitionsvolumen, empfohlenen Risikobudget und fortlaufenden Kosten. Beachte hierbei die buchhalterischen Verfahren, um Kosten direkt zu aktivieren oder in Abschreibungen zu überführen.

Der ERP Partner

In Abhängigkeit zu der Unternehmensgröße und der Branche solltest du darauf achten, einen Partner auf Augenhöhe zu finden. Wie groß ist dein Unternehmen und wie groß ist der Partner? Gemeinsam mit meinen Kunden selektieren wir potentielle Partner in Abhängigkeit zu den Anforderungen des Unternehmens. Hierbei betrachten wir auch die Anforderungen und messen die Anzahl der möglichen Berater, Entwickler, Projektleiter und Partnernetzwerke.

Ich empfehle Dir, sowohl vor dem Vertragsabschluss gegenüber dem ERP-System als auch dem Partnernetzwerk eine Risikobewertung darauf zu achten, bei welchem Unternehmen beziehungsweise Kunden der Partner und das ERP-System bereits im Einsatz sind. Denn denke bitte daran: Dein ERP-System wird mehrere Jahrzehnte der Kern deines Geschäftes sein. Darum solltest du alle erdenklichen Risiken bewerten und die Bewertung in ein gesundes Verhältnis bringen.

Die Vorteile der ERP-Systeme für den Mittelstand

Die Nutzung von ERP-Systemen bietet dir zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Optimierung der Lagerbestände und Lieferketten, verbesserte Ressourcennutzung
  • Standardisierung und Automatisierung von Prozessen
  • gesteigerte Produktivität
  • Verbesserte Transparenz und Kontrolle über Unternehmensdaten
  • Bessere Kundenbetreuung durch schnellere Reaktionszeiten
  • Echtzeit Datenanalysen und Berichtsfunktionen zur Unterstützung bei der schnellen und fundierten Entscheidungsfindung

Was du bei der Einführung eines ERP-Systems für den Mittelstand wissen solltest 

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der eine gründliche Planung und Vorbereitung erfordert. Du solltest dir darüber im Klaren sein, dass eine erfolgreiche ERP-Einführung nicht nur von der technischen Implementierung abhängt, sondern auch von anderen wichtigen Faktoren, die ich dir kurz erläutere:

Ziele und Erwartungen für das ERP-System

Du musst genau wissen, welche Geschäftsprozesse optimiert werden sollen und welche Effizienz- und Produktivitätssteigerungen du anstrebst. Diese klaren Zielsetzungen dienen als Leitfaden während des gesamten Einführungsprozesses.

Eine ganzheitliche Betrachtung

Die Einführung eines ERP-Systems betrifft alle Funktionsbereiche deines Unternehmens. Daher ist es wichtig, alle  Abteilungen und Stakeholder einzubeziehen und sicherzustellen, dass deren Anforderungen und Bedenken angemessen berücksichtigt werden.

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems 

Ich führe für dich eine gründliche Marktrecherche durch, vergleiche objektiv verschiedene Anbieter und stimme deine Anforderungen mit den Funktionen des Systems ab. Hierbei greife ich auf eigene Projekterfahrungen und auf mein Netzwerk zurück. Zusätzlich führe ich für unsere Kunden regelmäßige Benchmarks gegenüber dem Markt durch, sodass eine Selektion auf rein funktionaler Ebene bereits früh möglich ist. Zusätzlich achte ich darauf, dass das ERP-System sowohl deine aktuellen Anforderungen erfüllt, als auch skalierbar ist, um sich bei wachsenden Geschäftsanforderungen anpassen zu können.

Eine kompetente Projektleitung

Als erfahrener Projektleiter bringe ich alle beteiligten Parteien zusammen, überwache den Zeitplan und meistere etwaige Herausforderungen. Zusätzlich bin ich in der Lage, etwaige Konflikte zu lösen und das Projektteam fortlaufend zu motivieren.

Die wichtigste Aufgabe ist dabei, den Überblick zu allen Fachabteilungen und Bearbeitungsständen zu haben. Dabei helfen bewährte Werkzeuge, sodass maximale Transparenz erzeugt wird. Denke immer mindestens einen Schritt, besser zwei Schritte voraus. Und überlege dir mögliche Konsequenzen und Auswirkungen zu überfälligen Arbeitspaketen oder der Anpassung von Anforderungen innerhalb der Umsetzungen. Verlängerte Laufzeiten und die Überschreitung von Projektbudgets sind bei dieser Komplexität von ERP-Projekten nicht selten.

Die Erfahrung mit dem Umgang von ERP-Projekten  ist entscheidend. Wie viele deiner Mitarbeiter haben solche Projekte bereits begleitet und können mögliche Konsequenzen und Ausblicke gewährleisten?

Dabei ist ein fortlaufendes Risikomanagement unerlässlich. Unternehmen tun alles, um Risiken und Auswirkungen möglichst früh selbst zu erkennen und proaktiv zu steuern. Komme nicht in die Situation, dass die Projektergebnisse deine tägliche Arbeit bestimmen.

Datenmigration und das Testing

Die Überführung der Daten aus dem alten System in das neue ERP-System für den Mittelstand erfordert eine sorgfältige Planung und Testing, um Datenverluste oder -fehler zu vermeiden. Denn Dateninkonsistenzen oder -verluste können zu erheblichen Problemen führen.

Beachte hier die möglichen Komplexitäten bei nicht vollständigen Altdaten. Wie lange wirst Du benötigen, um den benötigten Stand einer Datenmigration herzustellen? Wer kann die Daten aus dem Quellsystem exportieren und diese in das Zielformat konvertieren.

Achte sensibel auf mögliche Relationen zu direkt verknüpften Daten, sodass Gruppierungen und Klassifizierungen möglich werden. Dabei ist die Reihenfolge der Projektarbeit besonders zu beachten, um die Masse an möglichen Daten nicht mehrfach zu aktualisieren. Dabei hilft die Fragestellung, welche Daten überhaupt übernommen werden sollen. Vielleicht findest du Möglichkeiten, die totale Anzahl an Datensätzen zu reduzieren.

Die Migration von Bewegungsdaten, offenen Posten und Daten mit Bezug zu Warenbewegungen sind dabei noch ein eigenes Kapitel wert, sodass es hier einer früh geplanten Strategie zur Ausführung bedarf.

Der Go-Live

Hierbei handelt es sich um den entscheidenden Moment in der ERP-Einführung. Im Zuge dieses Schrittes richte ich für dich einen effektiven Support-Mechanismus ein, um mögliche Probleme und Fragen der Mitarbeiter schnell zu klären und eine reibungslose Umstellung sicherzustellen.

Der Go-Live ist bei mir ein Teil des gesamten Cut-Over Prozesses. Hier werden wir eine eigene Projektphase etablieren, sodass mehrfache Testläufe etabliert werden. Der komplette Go-Live wird mehrfach simuliert. Hierzu bringe ich eine Checkliste zu wiederkehrenden Best Practises mit, sodass diese Punkte je nach Kundensituation angepasst werden können. Unser gemeinsamer Go.Live wird nach einem festen Schema verlaufen, sodass wir unsere Checkliste “einfach” abarbeiten. Dies reicht von der Schluss- und Eröffnungsbilanz bis zum Vergleich von Beständen aus dem Alt- und Neusystem.

Abschließend ist es mir wichtig, zu erwähnen, dass die Einführung eines ERP-Systems für den Mittelstand nicht als einmaliges Projekt zu betrachten ist. Zu diesem Zweck etabliere ich in deinem Unternehmen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, um das ERP-System kontinuierlich anzupassen und zu optimieren.

Welche Besonderheiten haben ERP-Systeme für den Mittelstand?

ERP-Systeme eignen sich für Unternehmen jeder Größe, die ihre Geschäftsprozesse  standardisieren und automatisieren möchten, um sie effizienter zu gestalten. ERP-Systeme für den Mittelstand erfüllen jedoch besondere Anforderungen bzw. weisen spezielle Merkmale auf, die speziell auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen zugeschnitten sind.

So bieten ERP-Systeme für den Mittelstand oft branchenspezifische Funktionen. Da Unternehmen in verschiedenen Branchen unterschiedliche Anforderungen haben, müssen ERP-Lösungen in der Lage sein, diese spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Beispielsweise benötigen Fertigungsunternehmen möglicherweise Funktionen zur Produktionsplanung und -steuerung, während Handelsunternehmen sich auf Lagerverwaltung und Bestandsmanagement konzentrieren.

Eine weitere Besonderheit von ERP-Systemen für den Mittelstand liegt in ihrer Integrationsfähigkeit  mit anderen Geschäftsanwendungen wie zum Beispiel CRM oder E-Commerce-Plattformen.  

Exkurs: 80 / 20 Regel bei der Einführung eines ERP-Systems für den Mittelstand

Die 80/20-Regel spielt auch bei der Einführung von einem ERP-System für den Mittelstand eine wichtige Rolle und bezieht sich auf das Pareto-Prinzip. Dieses besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Und die restlichen 20 % der Ergebnisse erfordern einen Großteil des Aufwandes (etwa 80 %).

Was bedeutet das in Bezug auf eine ERP-Implementierung? Ganz einfach: Die wichtigsten Funktionen und Prozesse können bei gezielter Priorisierung bereits in den ersten Phasen der Implementierung  abgedeckt werden. Weniger wichtige oder spezifische Funktionen und Prozesse können hingegen später erfolgen.

Die Anwendung der 80/20-Regel bei der Einführung eines ERP-Systems für den Mittelstand bietet dir mehrere Vorteile: Zum einen ermöglicht sie dir eine schnellere und effizientere Implementierung, da ich mich auf diejenigen Bereiche konzentrieren kann, die den größten Mehrwert für dein Unternehmen bieten. Dies führt dazu, dass das ERP-System früher in Betrieb genommen werden kann, wodurch dein Unternehmen schneller von den Vorteilen profitiert.

Des Weiteren hilft dir die 80/20-Regel dabei, die Kosten und Ressourcen für die ERP-Implementierung im Rahmen zu halten. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die Anwendung der 80/20-Regel eine sorgfältige Planung und Analyse erfordert. Die richtigen Prozesse und Funktionen müssen identifiziert und priorisiert werden, um sicherzustellen, dass die wesentlichen Geschäftsanforderungen erfüllt werden.

Fazit

Die Bedeutung von ERP-Systemen für mittelständische Unternehmen ist in der heutigen Wirtschaftswelt unbestreitbar. Sie bieten dir eine Lösung, um komplexe Geschäftsprozesse zu vereinfachen, Ressourcen effizienter zu nutzen und eine transparente Informationsbasis zu schaffen. Durch die Integration verschiedener Unternehmensbereiche erleichtern sie den Datenaustausch innerhalb deiner Funktionsabteilungen und fördern eine bessere Zusammenarbeit zwischen deinen Mitarbeitern.

Bei der Einführung eines ERP-Systems ist eine ganzheitliche Betrachtung sowie eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung erforderlich. Die Anwendung der 80/20-Regel bei der Implementierung ermöglicht mir eine effizientere Nutzung von Ressourcen und gewährleistet eine schnellere Realisierung deines ERP-Projektes.

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