ERP-System aus der Steckdose

Die heutige Geschäftswelt ist geprägt von einem ständigen Wandel und einer fortlaufend steigenden Komplexität. In diesem Kontext spielen Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme eine zentrale Rolle für Unternehmen jeder Größe und Branche. Die Softwarelösungen ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Geschäftsprozessen, Ressourcen und Daten. Doch in den letzten Jahren haben sich die Anforderungen an die ERP-Systeme stetig weiterentwickelt, was zu einem Paradigmenwechsel in der ERP-Landschaft geführt hat.

Notwendigkeiten von ERP-Systemen

ERP-Systeme sind seit Jahrzehnten ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmen. Sie helfen bei der Integration von Geschäftsprozesse. Das Finanzmanagement stellt dabei den sensibelsten Bereich dar, konsumiert jedoch abschließend die Daten aus allen erforderlichen Abteilungen eines Unternehmen. Integrative ERP-Systeme sind dabei das abteilungsübergreifende Bindeglied von dem Vertrieb bis zu dem Warenausgang.

ERP-System als SaaS Lösung

Die zentrale Datenverwaltung und Automatisierung von Abläufen führen zu einer gesteigerten Effizienz und Genauigkeit. Dabei wird die Transparenz gegenüber den einzelnen Vorgängen, auch Transaktionen oder Buchungen genannt, die entscheidende Rolle. Hierbei geht es nicht nur um das allgemeine Risikomanagement der einzelnen Geschäftsbereiche und Einsicht zu den jeweiligen Auslastungen, sondern vielmehr auch um die Nutzung von künstlichen Intelligenzen. Moderne KI (Künstliche Intelligence), BI (Business Intelligence) oder AI (Artificial Intelligence) basieren alle auf einer hochwertigen Datenstruktur. Diese kann historische Daten und aktuelle Echtzeitdaten enthalten. Je besser die Datenpflege und die Datengrundlage ist, desto einfacher wird es sein künstliche Intelligenzen in automatisierten und digital gesteuerten Forecastmodellen zu nutzen.

Die Idee hinter dem ERP-System aus der Steckdose

Die Idee hinter „ERP aus der Steckdose“ ist es, die Implementierung und Verwaltung von ERP-Systemen für Unternehmen jeder Größe und Branche zu vereinfachen. Anstatt monatelanger Implementierungsprojekte können Unternehmen in kurzer Zeit einsatzbereite und vorkonfigurierte ERP-Lösungen nutzen. Durch die Hilfe von branchenspezifischen Templates wird eine erste übergreifende Individualisierung möglich. Die Iterationsstufen zwischen der ersten Bereitstellung bis hin zu einem Customizing im Detail werden in der zeitlichen Abfolge maximal reduziert. Die SaaS-Anbieter übernehmen die Verantwortung für Wartung, Aktualisierungen, Sicherheit und Skalierbarkeit der Systeme. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig von den Vorteilen moderner ERP-Systeme zu profitieren.

ERP Ökosystem

Veränderungen in der ERP-Landschaft

Trotz der langjährigen Relevanz stehen ERP-Systeme in den letzten Jahren immer wieder vor neuen Herausforderungen, darunter die steigende Bedeutung von Datenanalyse, die Notwendigkeit einer höheren Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Integration in eine zunehmend digitale Geschäftswelt und damit verbundenen B2B oder auch B2C Plattformen erlangen eine immer höhere Bedeutung.

Die moderne ERP-Landschaft hat sich auch technologisch erheblich gewandelt. Traditionelle On-Premise-Systeme, die lokal auf Unternehmensservern installiert sind, werden immer öfter durch cloudbasierte Lösungen ersetzt. Dies ermöglicht einen einfacheren Zugriff, erhöhte Skalierbarkeit und reduzierte IT-Kosten. Darüber werden in moderne ERP-Systeme immer intensiver mit Analysefunktionen, maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz ausgestattet, sodass eine integrative Nutzung möglich wird. Dies steht aktuell mehr denn je im Raum, den die Themen der Intelligenzen ist nicht neu, sondern erfährt zunehmend stärkere Integrationen. Ziel ist es eine integrative digitale Infrastruktur zu schaffen und möglichst viele unterstützende Systeme in eine ERP-Plattform zu integrieren.

Dabei entsteht die Notwendigkeit, sich schnell an ändernden Marktanforderungen anzupassen. Ein ERP-System aus der Steckdose kommt hier gerade recht. Durch den dezentralen Betrieb und direkten Zugriff der Hersteller gehören umfassende Updates der Vergangenheit an. Das Modell SaaS bietet aufgrund einer mehrschichtigen Struktur verschiedene Layer, welche genau den Anforderungen an eine maximale Skalierung und flexible Weiterentwicklung gerecht wird.

ERP as a Service (SaaS) - Das Konzept

ERP as a Service (SaaS) ist ein innovatives aber inzwischen etabliertes Konzept, das die Traditionelle ERP-Implementierung grundlegend verändert. Statt eine umfangreiche Softwarelösung zu kaufen und auf eigenen Servern zu hosten, können Unternehmen nun auf cloudbasierte ERP-Systeme zugreifen, die als Service bereitgestellt werden. Umfangreiche Investitionen in Hardware und IT-Infrastruktur gehören der Vergangenheit an. Viel wichtiger jedoch ist der Aspekt, dass sich Unternehmen mit den Kernfragen Ihrer Wertschöpfung und Weiterentwicklung beschäftigen. Die fortlaufenden Investitionen gegenüber Service, Betrieb und Modernisierung werden reduziert. Dies ermöglicht nun zur Verfügung stehende Kapital näher an Ihrem Wertangebot zu nutzen. Dies kann die eigentliche Prozessoptimierung oder auch fortlaufende Weiterentwicklung von Produktlinien betreffen. Beide Aspekte sind auf unterschiedlicher Art und Weise ein direkter Bestandteil des Kundenerlebnisses.

Wie Software as a Service (SaaS) funktioniert

SaaS-Anbieter stellen ihre ERP-Systeme über das Internet bereit und bieten eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten an, um den individuellen Bedürfnissen an ein ERP-System gerecht zu werden. Unternehmen können die benötigten Module und Funktionen auswählen und je nach Bedarf erweitern oder reduzieren. Die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert. Der Zugriff erfolgt über verschlüsselte Verbindungen, sodass ebenso alle Datenschutzrelevanten Aspekte abgesichert werden. SaaS-Plattformen sind in der Regel benutzerfreundlicher, da bei der Entwicklung auf moderne Technologien genutzt werden. Historisch gewachsene Systeme können hier hingegen zum Teil noch auf der Basis von veralteten Technologien und Entwicklungsmethoden basieren. Diese Erkenntnis wird oftmals durch moderne Benutzeroberflächen versucht zu retuschieren. Früher oder später wird jedes Unternehmen bei On-Premise Lösungen in die Motorhaube schauen müssen und den Stand der Technik erleben. Diese Überraschungen möchten wir unseren Kunden ersparen und fokussieren uns auf wachstumstarke Lösungen.

Anwendungsfelder des ERP aus der Steckdose

Für wen sind ERP-Systeme als SaaS geeignet? Das SaaS Konzept des ERP-System aus der Steckdose ist nicht mehr in der Nutzung eingeschränkt. Zu Beginn der Entwicklungen gab es wie in vielen Branchen und Bereichen Pioniere und Vorreiter. Diese haben den Weg in eine flexible Zukunft geebnet und den Beweis bei kleinen und mittelständigen Unternehmen dargelegt, dass SaaS ERP-System für nahezu alle Unternehmen geeignet ist.

Die Phase der Evaluierung und Skepsis ist bereits deutlich überwunden, sodass wir heute nicht nur spezialisierte Anbieter mit SaaS Lösungen auf dem Markt finden, sondern auch nahezu alle führenden ERP-System Hersteller. Viel interessanter hierbei ist jedoch der Aspekt, dass insbesondere die führenden Hersteller die Weiterentwicklung und Vertrieb von SaaS fokussieren. Die Branche der ERP-Systeme hat sich bereits grundlegend weiterentwickelt und wird künftig mit schnelleren Entwicklungszyklen in dem Markt eine besondere Präsenz haben. Fachliche und technische Funktionen werden schneller in die Marktreife überführt und durch den schnellen als auch wesentlich breiteren Eintritt in den gesamten Markt, werden Iterationsstufen bis zu einem neuen Produktrelease wesentlich schneller von statten gehen.

Herausforderungen und Risiken

Obwohl das ERP-System aus der Steckdose viele Vorteile bietet, bringen Cloud-basierte Systeme Datenschutz- und Sicherheitsbedenken mit sich. Unternehmen müssen bei der Nutzung sicherstellen, dass ihre sensiblen Geschäftsdaten angemessen geschützt werden. Die Verantwortung kann nicht alleine auf bewährte Sicherheitspraktiken und starke Verschlüsselung verschoben werden. Auch die Wahl eines zuverlässigen Serviceanbieters und dem Standort der Rechenzentren ist von entscheidender Bedeutung.

ERP-System Anforderungsanalyse

Ein weiteres Risiko von SaaS besteht darin, dass es möglicherweise nicht perfekt auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden kann. Standardisierte Lösungen können möglicherweise nicht an alle individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Daher ist es besonders wichtig bei der Auswahl auf die eigenen fachlichen Anforderungen zu achten. Hierbei helfen Prozessmodelle, Lastenhefte und Anforderungskataloge um einen ersten ERP-System Vergleich durchzuführen. Inzwischen haben sich zwar industrielle Standards und wiederkehrende Prozessmodelle etabliert. Trotzdem zeigt die Erfahrung, dass jedes Unternehmen einige Besonderheiten und kritische Business Cases mit sich bringt. Diese gilt es zu identifizieren und in den Auswahlprozess mit einzubeziehen. Abschließend sollte die technologische Struktur des ERP-Systems nicht außen vor gelassen werden. Mit einer modernen Softwarearchitektur wird es möglich die individuellen ERP-Anforderungen integrativ und ohne Risiko in eine standardisierte SaaS Umgebung einzubauen.

Ein solches Vorgehen bietet jedoch auch die besondere Chance historisch gewachsene Prozesse und Vorgehensmodelle kritisch zu hinterfragen. Bestenfalls ergeben sich sinnvolle Schnittmengen, um eine Prozessoptimierung, Prozessstandardisierung und Prozessvereinfachung bei dem Systemwechsel zu berücksichtigen.

Die Abhängigkeit von den Serviceanbietern ist bei allem nicht zu unterschätzen. Wenn der Anbieter Probleme hat oder gar ausfällt, kann sich dies negativ auf den Geschäftsbetrieb auswirken. Es ist daher wichtig, sorgfältig zu prüfen, welchen Serviceanbieter man wählt. Die stabile Infrastruktur stellt dabei einen wesentlichen Baustein im Fundament der digitalen Infrastruktur dar. Aber auch in der eigenen digitalen Infrastruktur sollte kritisch hinterfragt werden, welche Abhängigkeiten und potentielle Sollbruchstellen vorhanden sind. Auch diese gilt es in dem Projekt bestmöglich zu reduzieren und mit Redundanzen zu versorgen.

Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die das ERP-System als SaaS wächst täglich. Von einer anfänglichen Skepsis haben sich die Unternehmen von den Vorteilen der ERP SaaS Lösungen leiten lassen. Auch in unseren eigenen Projekten wird die Nachfrage nach ERP On-Premise Lösungen täglich und deutliche geringer.

Die Zukunft von ERP-Systemen als SaaS in dem ERP-Markt

Trends und Entwicklungen in der SaaS-Branchefinden sich insbesondere bei verstärkten Integration von KI- und IoT-Technologien in ERP SaaS-Plattformen. Dies ermöglicht eine noch intelligentere Datenanalyse und Prozessautomatisierung. Unternehmen können so noch präzisere Einblicke in ihre Geschäftsabläufe gewinnen, fundierte Entscheidungen treffen und Ausblicke durch künstliche Intelligenzen erzeugen.

Auch Akquisitionen durch die ERP-System Hersteller werden schneller in die ERP-Plattformen integriert, sodass neue Technologien und Marktentwicklungen an die Kunden weitergegeben werden können. Ein weiterer Aspekt sind Integrationsmöglichkeiten zu weiteren unterstützenden Systemen, welche besondere Gebiete außerhalb eines ERP-Systems bedienen. In diesen Fällen helfen moderne Webservices und standardisierte Schnittstellen für einen optimierten Zyklus der Integration und Nutzung.

Auswahl und Einführung von SaaS ERP-Lösungen

Bei der Auswahl einer SaaS ERP Lösung sollten immer die fachlichen Anforderungen und die damit verbundene Zielerreichung im Mittelpunkt stehen. Die beste Lösung, mit einem geringen Abdeckungsgrad der fachlichen Prozesse hilft ebenso wenig, wie ein System mit einem reduzierten Funktionsumfang. Auch gilt es zu beachten, dass das beste ERP-System mit einem schwachen Implementierungspartner nicht den optimalen Nutzen bringt. Umgekehrt hilft der beste Implementierungspartner nicht, um ein schwaches ERP-System bedarfsgerecht und modern auf die individuellen Bedürfnisse zu heben.

Eine Prozessanalyse und unabhängiger Vergleich von ERP-System, ERP-Hersteller, ERP-Implementierungspartner und ERP-Funktionen ist bei dem zentralen System einer Unternehmenssteuerung unerlässlich. Hierzu gehören die Bewertung von fachlichen Prozessen und auch technologischen Möglichkeiten. Alle Aspekte sollten passgenau aufeinander abgestimmt sein, sodass eine maximale Skalierung ermöglicht wird. Das Projektrisiko, als auch Risiko des fortlaufenden Betriebs in einem stetigen Wandel gilt es mit menschlichen Verstand und Intelligenz zu bewältigen. Kein Automatismus und standardisierte Bewertung wird die Frage nach der geeignetsten Lösung beantworten können.

ERP-System Prozessanalyse und ERP-Einführung

Zusammenfassung

Das ERP-System aus der Steckdose als SaaS Lösung, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile in Bezug auf Kosteneffizienz, Skalierbarkeit und Flexibilität. Die schnelle Implementierung und die automatisierten Updates erleichtern die Verwaltung von Unternehmensressourcen erheblich. Unternehmen und Kunden profitieren von diesen Aspekten und Geschäftsprozesse werden rationalisiert, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Die Zauberformel gibt es in diesem komplexen Zusammenhang nicht, sodass wir in diesem Artikel nur die wesentlichsten Aspekte ansprechen können. Jedes ERP-Projekt bringt individuelle Herausforderungen, welche eine besondere Betrachtung und Lösungsfindung erfordern. Hierbei hilft die Projekterfahrung und ständige Interaktion mit Herstellern als auch vergleichbaren Kundensituationen.

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