Die Projektphasen für die erfolgreiche Software Einführung.

Ihr Zeitplan für die digitale Einführung.

Erfolgreiche ERP Einführung
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Der Nutzen der Einführung eines Business Resource and Process Management Systems mag offenkundig sein. Trotzdem ist den meisten Entscheidern nicht ganz klar, wie die Software Einführung konkret ablaufen soll. Mit einer strukturierten Einführungsmethodik ist der Weg jedoch abschätzbar. Zunächst sollte der zeitliche Aufwand kalkuliert werden. Jede Einführung einer komplexen Software ist so individuell wie das Unternehmen, das sie durchführt. Faktoren wie die Unternehmensgröße und bereitstehende Ressourcen und Kapazitäten haben einen großen Einfluss auf die Dauer der Einführung. Trotzdem kann man sagen: die komplette Neueinführung einer Software zur Unternehmenssteuerung bedarf in der Regel einer Projektlaufzeit von 12 bis 18 Monaten.

Die Einführung – Der Aufwand für Ihre Mitarbeiter.

In dieser Projektlaufzeit sind meist Mitarbeiter mit der Software Einführung betraut, die auch für andere Tätigkeiten des Unternehmens unentbehrlich sind. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten etwa 75% ihrer Arbeitszeit für das Einführungsprojekt reserviert sein. Hinzu kommen die Aufwände für die Key-User (Hauptanwender), die die Workshops für die anderen Mitarbeiter vor- und nachbereiten, durchführen und Schulungsmaterialien vorbereiten. Je nach Phase des Projekts sollten etwa 50% ihrer Zeit für eine erfolgreiche Einführung eingeplant werden.

Die 5 Phasen der strukturierten Software Einführung.

Der Ablauf der Software Einführung lässt sich in 5 Phasen unterteilen, die jedoch teilweise zeitlich ineinander übergehen.

  1. Die Projektinitialisierungsphase dient der Bildung eines Projektteams, das mit der Einführung betraut wird und dem Festhalten eines Projekthandbuchs, in dem die Rahmenbedingungen für das Projekt und die Zusammenarbeit definiert werden. Zudem wird gemeinsam ein Projektplan erstellt, der die fünf Phasen gegebenenfalls in mehrere Teile aufteilt, um die Komplexität zu reduzieren.
  2. In der Phase der Initialisierung werden die Softwarekomponenten installiert und das Kernteam sowie die Key-User im Umgang mit dem System geschult.
  3. Die folgende Phase widmet sich dem Prozess- und Systemdesign. Die zentrale Frage ist: Wie will das Unternehmen in Zukunft arbeiten und wie kann man die Prozesse darauf aufbauend am sinnvollsten gestalten. Die Software Anbieter und das Unternehmen gehen zusammen den Prozess von Anfang bis Ende und über alle Abteilungen hinweg durch und prüfen das Zusammenspiel aller Komponenten.
  4. In der Phase der Umsetzung werden Prozess- und Systemdesign konkretisiert. Der Anbieter konfiguriert das System und setzt die Parameter nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. Schnittstellen und Anpassungen werden realisiert und die Inbetriebnahme wird geplant. Zum Schluss folgt der Integrationstest unter realen Bedingungen mit migrierten Daten und realisierten Schnittstellen. Die Erklärung zur Betriebsbereitschaft wird ausgestellt, wenn aus Sicht der Anbieter und des Unternehmens die Inbetriebnahme gewagt werden kann.
  5. In der Phase des Projektabschlusses findet die Schulung der Endabnehmer, die Datenübernahme für den Tagesbetrieb und die endgültige Inbetriebnahme statt.

 

Drei Fragen zur strukturierten Software Einführung.

Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass die strukturierte Einführung komplexer Software zur Betriebssteuerung rund 12 bis 18 Monate in Anspruch nimmt. Rahmenbedingungen des Unternehmens prägen allerdings die Dauer, welche jedes Projekt in Anspruch nimmt.

Die Phasen der Einführung sind die Projektinitialisierung, die Installation und das Training des Kernteams, das Prozess- und Systemdesign, die Umsetzung und der Start und die Betreuung des Echtbetriebs.

Die Key-User verfassen Schulungsmaterialien und schulen die Endanwender im Unternehmen. Sie haben den Überblick über den Gesamtprozess und sind die unternehmensinterne Anlaufstelle bei Fragen bezüglich der Unternehmensprozesse und dem Management.