Enterprise Content Management. Alles im Flow!

Wie Enterprise Content Management für schnellere Abläufe und ein produktiveres Unternehmen sorgt

ECM – Enterprise Content Management
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Stellen wir uns die Digitalisierung als Prozess der Evolution vor. Mit jeder Generation werden die Systeme komplexer, besser angepasst an die Anforderungen des Alltags. Das digitale Dokumentenmanagement (DMS) hat bereits in vielen Unternehmen die Aktenschränke ersetzt. Der nächste Schritt der Entwicklung ist das Enterprise Content Management (ECM).

Per Definition steht ECM für die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung aller Informationen für die organisatorischen Prozesse im Unternehmen. Zunächst klingt das wieder nach digitaler Dokumentenverwaltung. Es gibt allerdings einen wichtigen Unterschied: Das DMS speichert und verarbeitet Dokumente, die einer bestimmten Struktur folgen. Eine Rechnung hat zum Beispiel definierte Felder für die Lieferantenadresse, die Art der Ware und den Betrag. Das erleichtert dem System die automatische Verarbeitung. Im digitalen Workflow sind aber auch E-Mail-Verläufe, Gesprächsprotokolle und sonstige Notizen relevant. Das Enterprise Content Management verarbeitet auch solche schwach strukturierten oder unstrukturierten Inhalte. Damit geht es über die Möglichkeiten des digitalen Dokumentenmanagements hinaus. Leider grenzen die Hersteller selbst die Begriffe nicht immer klar ab. Das liegt daran, dass sich die führenden ECM-Anbieter aus dem DMS-Bereich heraus entwickelt haben. Ein professionelles ECM Consulting hilft Ihnen, den Begriffsdschungel zu durchschauen und die richtige Lösung auszuwählen.

ECM und die Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Ein echtes Enterprise Content Management braucht ein Konzept für den gesamten digitalen Workflow. Es verbindet verschiedene Technologien miteinander, um jede Art von Information verarbeiten zu können. Dazu gehört auch eine Künstliche Intelligenz (KI), die Ihnen bei der Arbeitsverteilung hilft. Damit hat ein ECM deutliche Vorteile für Ihre Mitarbeiter. Wenn Informationen automatisch verarbeitet und ausgetauscht werden, laufen Absprachen und Genehmigungen zwischen Abteilungen glatter. Dadurch setzen Sie Ihre wertvollste Ressource frei: Die Produktivität Ihrer Angestellten. Denn ohne lästige Zwischenschritte und Wartezeiten bleibt mehr Zeit für die Kernaufgaben. Ihr Team arbeitet schneller, effizienter, motivierter.

Neben der Geschwindigkeit der Abläufe und der Verfügbarkeit der Ressourcen erhöhen digitale Dokumentenverarbeitung und ECM auch die Transparenz der Prozesse in Ihrem Unternehmen. Der einzelne Mitarbeiter hat einen besseren Überblick über den Stand der Projekte, an denen er beteiligt ist. Er ist weniger abhängig von undurchsichtigen vor- und nachgelagerten Arbeitsschritten und kann selbstständiger agieren. Außerdem sorgt das KI-Modul Ihres ECM für eine faire und effiziente Auslastung der Angestellten. Es stellt Prognosen über Dauer und Aufwand einzelner Vorgänge auf. Diese Informationen erleichtern Ihnen die Zuteilung von Aufgaben. Wir erleben immer wieder, dass Mitarbeiter trotzdem Vorbehalte gegenüber der neuen Technologie haben. Deshalb ist es wichtig, Team und Betriebsrat früh in die Planung der ECM-Einführung einzubinden. EMC Consulting hilft Ihnen, die richtige Kommunikationsstrategie zu entwickeln.

Sicherheit geht vor – auch im ECM

Je komplexer die Technologie, desto zahlreicher sind ihre Angriffspunkte. Der Schutz vor Hackern und Viren ist dabei ebenso wichtig wie der Schutz nach innen: Granulare Aufbewahrungsregeln und differenzierte Zugriffsrechte sorgen für die Sicherheit sensibler Daten. Sie haben jederzeit in der Hand, wer welche Informationen einsehen und bearbeiten darf. Ein gutes EMC Consulting hat die Sicherheit Ihres Systems von Anfang an im Blick. Dann sind Sie bestens gerüstet für die Evolution Ihres digitalen Workflows.

 

Enterprise Content Management: Drei wichtige Fragen. Drei richtige Antworten.

Das digitale Dokumentenmanagement System (DMS) speichert und verwaltet nur Dokumente. Das Enterprise Content Management (ECM) umfasst auch unstrukturierte Inhalte, zum Beispiel Notizen oder E-Mail-Austausch. Es geht also über die Möglichkeiten des DMS hinaus.

Das ECM sorgt dafür, dass relevante Informationen an der richtigen Stelle ankommen. So gestalten sich Ihre Prozesse schneller, effizienter und transparenter. Eine KI innerhalb des ECM hilft außerdem bei der Vorhersage des (Zeit-)Aufwands bestimmter Aufgaben und damit bei der Verteilung der Arbeit im Team.

Eine gute Beratung bezieht Sicherheitsfragen bei der Einrichtung eines ECM von Anfang ein. Der Schutz vor Angriffen von außen ist dabei ebenso relevant wie die Sicherheit nach innen. Mit Zugriffsrechten und Aufbewahrungsregeln sorgen Sie dafür, dass nur befugte Personen Einblick in Ihre Daten haben.