Die Vorteile der elektronischen Archivierung.

DMS: Ein Platz für alles und alles an seinem Platz!

Elektronische Archivierung – Vorteile
Inhalt dieser Seite teilen

Das elektronische Archiv ist die digitale Ablage für alle relevanten Dokumente Ihres Unternehmens. Im Rahmen Ihres digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM) werden sie revisionssicher, langfristig, unveränderbar gespeichert. Gesetzliche und vom Unternehmen vorgesehene Aufbewahrungsfristen werden automatisch von der DMS-Software überwacht. So sparen Sie Verwaltungsaufwand. Dank intelligenter Suchfunktionen haben Sie Dokumente jederzeit zur Hand, wenn Sie sie brauchen. Wenn Daten zentral gespeichert und für alle befugten Personen jederzeit und ortsunabhängig zugänglich sind, vermeiden Sie Dopplungen in Ihren Daten und Dokumenten. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Platz, Sie schaffen auch Transparenz: Das System speichert eine Versionshistorie mit allen Änderungen, Notizen und Zugriffen in der digitalen Akte ab. Dadurch sind in einem DMS sämtliche Vorgänge protokolliert und alle Beteiligten über den aktuellsten Stand des Projekts informiert, auch über die Abteilungen hinweg.

Schneller digitaler Workflow mit elektronischer Archivierung.

In elektronischen Akten haben Sie ganz neue Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu ordnen und sortieren. Metadaten spielen dabei eine wichtige Rolle: Das DMS oder ECM klassifiziert Dokumente zum Beispiel nach Typ, Eingangsdatum oder Bearbeitungsstand. Durch entsprechende einzelne und kombinierte Suchfilter finden Sie Dateien im Handumdrehen – viel schneller als in Aktenordnern außerhalb der digitalen Dokumentenverwaltung. Damit beschleunigen sich die Recherche und die Abwicklung von Geschäftsprozessen enorm. Die digitale Archivierung gibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf ihre zentralen Aufgaben und Projekte zu konzentrieren.

DMS Consulting hilft bei der Planung Ihrer digitalen Archivierung.

Die Geschwindigkeit und Transparenz der digitalen Archivierung macht sie unverzichtbar vor allem für Unternehmen, die Ressourcen für Innovation und Wachstum freisetzen wollen. Denn Zeit, die zuvor auf Verwaltung, Absprache und Recherche verwendet werden musste, ist jetzt frei für die Aufgaben, die Menschen wirklich besser erledigen als Maschinen. Damit die Einführung des digitalen Archivs reibungslos läuft, ist eine sorgfältige Planung notwendig. Erfahrungsgemäß sparen Unternehmen Zeit und Lehrgeld, wenn sie die Experten aus dem DMS Consulting ins Boot holen. Denn die kennen technische Details und organisatorische Fallstricke, können Aufwand und Kosten des Projekts realistisch einschätzen und helfen Ihnen, die optimale Lösung für Ihre Anforderungen zu finden. Neben der Einbindung Ihrer Mitarbeiter ist auch die Digitalisierung Ihrer Aktenbestände in Papierform ein Punkt, in dem nichts schief gehen darf. Schließlich wollen Sie keine wertvollen Daten verlieren. Das DMS Consulting hilft Ihnen bei der Datenmigration und sorgt dafür, dass die Dokumente korrekt in die Strukturen Ihrer neuen Software übertragen werden. Langfristig entscheiden sich viele Unternehmen, ihr digitales Dokumentenmanagement zu einem Enterprise Content Management auszubauen. In diesem Fall wird aus dem DMS Consulting ein ECM Consulting.

 

Elektronische Archivierung: 3 Fragen, 360° Überblick.

Die Übertragung Ihrer Papierakten ist ganz simpel: Sie werden eingescannt. Mit Hochleistungsscannern, die über 100 Seiten pro Minute schaffen, geht dieser Prozess heutzutage schnell und effektiv über die Bühne. Das DMS erkennt die wichtigsten Daten der Dokumente automatisch und sortiert sie in die passenden Strukturen.

Das digitale Archiv im Rahmen Ihres DMS hilft Ihnen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten und speichert Dokumente automatisch für die geforderte Zeitspanne. Auch der Datenschutz lässt sich digital leicht wahren.

Die elektronische Archivierung Ihrer Dokumente innerhalb eines DMS oder ECM spart Zeit bei der Suche und Bearbeitung von Dateien, Platz und Kosten in der Aufbewahrung von Dokumenten, Nerven bei Absprachen und der Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen.