Die Akte ist tot, es lebe die E-Akte!

Die Vorteile der digitalen Akte.

Elektronische Akten
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Papier ist geduldig, heißt es. Das stimmt: es liegt geduldig im Schrank und lässt sich von jedem lesen, der sich den Schlüssel beschafft. Es liegt geduldig auf dem Tisch, wenn eine Kaffeetasse umkippt und über ihm ausläuft. Es lässt sich geduldig fälschen, aus dem Kontext trennen und manipulieren.

Die Papierakte war lange Zeit die beste Option zur Aufbewahrung von Dokumenten. Im 21. Jahrhundert wird sie von der elektronischen Akte abgelöst. Die digitale Dokumentenverwaltung hat gegenüber ihrer analogen Vorgängerin deutliche Vorteile: Sie erlaubt es, auch große Mengen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzufassen – Briefe, Online-Formulare, E-Mails – ohne physischischen Platz einzunehmen. Digitale Akten sind immer und überall verfügbar, sie können von Mitarbeitern in Mailand, Miami und Mecklenburg-Vorpommern gleichzeitig genutzt werden und lassen sich trotzdem effizienter vor unbefugtem Zugriff schützen als ein Blatt Papier. Sie sparen Zeit, weil wenige Klicks das Blättern und Suchen ersparen. Sie sparen Geld, weil sie keine Regalmeter brauchen. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) verhindert, dass wichtiges Wissen verloren geht.

Gut geplant ist halb gemanagt: Die Vorbereitung des DMS

Der Umstieg auf elektronische Akten und ein papierloses Büro braucht eine sorgfältige Planung. Denn die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements ist auch eine Gelegenheit, die Abläufe des eigenen Unternehmens zu hinterfragen und zu optimieren. Außerdem lohnt es sich, von Anfang an die Erweiterung des DMS zu einem Enterprise Content Management (ECM) zu vorauszuplanen Ein DMS Consulting unterstützt Sie hierbei mit dem Blick von außen und der Stimme der Erfahrung. Sie sollten außerdem genug Zeit für die Übertragung ihrer bestehenden Papierdokumente in digitale Akten einplanen – und kontinuierlich mit Ihrem Team kommunizieren. Denn zunächst bedeutet die Transformation in ein DMS für Ihre Angestellten einen Mehraufwand. Nach unserer Erfahrung ist es entscheidend, den Mitarbeitern deutlich die Vorteile vor Augen zu führen, die die digitale Dokumentenverwaltung für sie persönlich mitbringt. Jedes Unternehmen kann elektronische Akten sinnvoll einsetzen. Es braucht nur die richtige Strategie. Die entwickeln Sie am besten in einem DMS Consulting gemeinsam mit Experten.

 

Elektronische Akten: Drei Fragen für den Überblick.

Eine elektronische Akte ist wie ihre Schwester aus Papier eine Sammlung von Dokumenten. Allerdings kann sie eine größere Vielzahl verschiedener Informationen umfassen: In einer elektronischen Akte lassen sich zum Beispiel auch E-Mails sammeln, ohne sie auszudrucken. Außerdem ist ihr Fassungsvermögen fast unbegrenzt.

Natürlich gibt es die Gefahr, dass sich Hacker Zugriff auf digitale Akten verschaffen. Allerdings kann man dieses Risiko mit guten Sicherheitsvorkehrungen minimieren. Insgesamt sind elektronische Akten sicherer: Sie lassen sich nicht physisch verlieren, stehlen oder zerstören. Innerhalb des Unternehmens regeln Sie den Zugriff über die Einstellungen Ihrer Software. So stellen Sie ganz ohne Schränke und Schlüssel sicher, dass nur die richtigen Augen Ihre Daten sehen.

Der Wandel hin zu einem digitalen Dokumentenmanagement mit elektronischen Akten ist eine gute Gelegenheit, die Prozesse des Unternehmens neu zu strukturieren. Deshalb ist eine sorgfältige Planung vor der Einführung von digitalen Akten sinnvoll. Und eine kompetente Beratung in jedem Fall hilfreich.