ECM und DMS: Einheit aus der Vielfalt.

Schaffen Sie eine stabile Systemarchitektur.

ECM und DMS Systemarchitektur
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Viele Unternehmen haben unter dem Druck der Digitalisierung Elemente eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM) eingeführt. Oft werden nach und nach verschiedene Softwarelösungen eingerichtet, um konkrete Probleme zu beheben. Dieser Ansatz ist nachvollziehbar, aber nachteilig: Auf diese Weise wild gewachsene Systemarchitekturen führen oft mittelfristig zu neuen Schwierigkeiten:

  • Oft lautet das Credo: Eine Abteilung, ein System. Wenn der Einkauf jedoch eine andere Software zur digitalen Dokumentenverwaltung nutzt als die Buchhaltung und beide Systeme nicht miteinander kommunizieren können, entsteht zusätzlicher Aufwand, der durch den digitalen Workflow eigentlich reduziert werden sollte.
  • Alte DMS- und ECM-Systeme werden weiter genutzt, obwohl der Hersteller keinen oder nur noch sehr teuren Support anbietet. Hier erscheinen keine neuen Updates mehr und die Kompatibilität mit anderer Software sinkt mit jedem Entwicklungszyklus.
  • Je 100 Lizenzen für 5 verschiedene Systeme sind oft teurer als 500 Lizenzen für 1 System. Auch Wartung, Support und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern sind aufwändiger und teurer, je mehr verschiedene Softwarelösungen ein Unternehmen nutzt.

ECM: Strategie ist der Schlüssel.

Moderne ECM-Systeme decken eine Vielzahl von Funktionen ab. Trotzdem ist es möglich, dass Sie keine Plattform finden, die alle Anforderungen Ihres Unternehmens gleich gut erfüllt (zum Beispiel eProcurement, DMS mit Input Management, elektronischen Akten und digitaler Archivierung). In diesem Fall ist Ihr Ziel, die Anzahl der Systeme so weit wie möglich zu reduzieren. Dafür entwickeln Sie gemeinsam mit Ihrem ECM Consulting eine Strategie. Die zentrale Frage lautet natürlich, welche Funktionen in welcher Abteilung zur Verfügung stehen müssen. Dabei passen Sie normalerweise nicht nur die Software Ihren Prozessen an, sondern überlegen auch, welche Ihrer Abläufe Sie optimieren, standardisieren und schließlich automatisieren können. Auch Ihre Ressourcen spielen eine Rolle: Statt zwei Systeme für zwei Abteilungen einzurichten, kann es wirtschaftlicher sein, ein System zu finden, das jeweils 80 – 90 % der Anforderungen abdeckt, und die Ausnahmen per Hand zu bearbeiten. Daneben spielen gesetzliche Vorgaben und Anforderungen an die Sicherheit und digitale Archivierung bestimmter Daten eine Rolle.

ECM: Standardisierung vs. Individualisierung in der Produktauswahl.

Zahlreiche Hersteller bieten fertige ECM-Software an. Für einfache Aufgaben, die in den meisten Unternehmen ähnlich ablaufen, kann das eine ökonomische und sinnvolle Lösung sein. Das gilt zum Beispiel für die Integration von SAP und Microsoft Office, für die digitale Archivierung und Rechnungsverarbeitung. Sobald Ihre Anforderungen an die digitale Dokumentenverwaltung anspruchsvoller werden, gibt es die Option einer Individualprogrammierung. Ein ECM Consulting berät Sie zu dem Kosten-Nutzen-Verhältnis für Ihre Organisation. Wichtig ist, dass Ihr ECM-System nur dann langfristig Vorteile bringt, wenn es sich nahtlos in Ihre IT-Architektur einfügt.

ECM: Die Vorteile für Ihr Unternehmen.

Eine globale ECM-Strategie für Ihr Unternehmen ist die Grundlage einer effizienten und flexiblen Arbeitsweise. Home Office und virtuelle Büros sind nur möglich, wenn Mitarbeiter immer und überall auf relevante Daten zugreifen können. Je weniger Plattformen Sie nutzen, desto einfacher ist die Umsetzung. Außerdem stellt ein gut durchdachtes ECM-System sicher, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung und zum Datenschutz einhalten. Auch für strategische Entscheidungen ist es wertvoll, alle Daten Ihres Unternehmens zentral zu sammeln, egal ob Sie aus dem ERP-System, dem digitalen Posteingang oder von gescannten Dokumenten stammen. Ein ECM Consulting behält dabei für Sie auch die Zukunft im Auge: Idealerweise ist Ihr Enterprise Content Management bereits auf zukünftige Erweiterungen ausgerichtet.

 

Drei Fragen zur ECM-Strategie.

Das Enterprise Content Management besteht oft aus mehreren Systemen, die komplexe Aufgaben erfüllen. Damit diese Softwarelösungen einander perfekt ergänzen und miteinander kompatibel sind, ist eine sorgfältige Planung der Softwarearchitektur sinnvoll.

Ihr Unternehmen kennt niemand besser als Sie – aber ein ECM Consulting hilft Ihnen, die richtige Perspektive einzunehmen, die richtigen Fragen zu stellen und die perfekte Lösung für Ihre Anforderungen an die digitale Dokumentenverwaltung zu finden.

Ein durchdachtes ECM nimmt Ihren Mitarbeitern zeitaufwändige Routineaufgaben ab, ermöglicht flexible Arbeitsmodelle und erleichtert strategische Entscheidung.