ECM und DMS: Konzept. Klappt. Klar.

Die ersten Schritte zu ECM und DMS.

ECM und DMS
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Die Umsetzung ist der kleinste Teil der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM). Viel wichtiger ist zunächst ein solides Konzept. Ein gutes DMS oder Enterprise Content Managements (ECM). Viel wichtiger ist zunächst ein solides Konzept. Ein gutes DMS Consulting hilft Ihnen, die technologischen Möglichkeiten und den wirtschaftlichen Nutzen Ihres Digitalisierungsprojektes vorab zu ermitteln.

ECM und DMS: Studieren geht über Probieren.

Eine sogenannte Vorstudie ist zentral für die Planung eines digitalen Workflows. Meist beginnt sie mit einer Materialsammlung und einem Kick-off-Workshop, in dem alle Projektmitarbeiter ihr Wissen austauschen, Methoden für die Vorstudie auswählen und Verantwortlichkeiten festlegen. Im Anschluss werden systematisch die Anforderungen an das ECM ermittelt (z.B. digitaler Posteingang, elektronische Akten, automatische Rechnungsverarbeitung, digitale Archivierung, Input Management, DMS). Auch der Bedarf an Schnittstellen zu bestehender Software muss hier berücksichtigt werden. Aus den Einzelelementen ergibt dich der erste Entwurf einer umfassenden Software-Architektur, die das Ziel des Projektes ist. Besteht bereits ein ECM, werden in diesem Schritt die Schwachstellen analysiert und Strategien zur Verbesserung diskutiert. Am Ende der Vorstudie steht der Projektplan, in dem Vorgehen, Prioritäten, mögliche Kosten und ein Zeitrahmen festgehalten werden. Hierauf baut das weitere Vorgehen im DMS oder ECM Projekt auf.

ECM und DMS: Beratung schafft Sicherheit.

Die Vorstudie ist ein komplexer Prozess, in dem viele Einzelaufgaben auf viele Köpfe verteilt werden. Ein DMS oder ECM Consulting behält den Überblick und sorgt dafür, dass kein wichtiger Aspekt vergessen wird. Die Kombination aus der Erfahrung der Berater und der Expertise Ihres Teams ist der Schlüssel zu einer tiefgreifenden, umfassenden Analyse der Situation. Erst wenn alle Informationen vorliegen, folgt die Auswahl konkreter Softwarelösungen für Ihren digitalen Workflow. Die digitale Dokumentenverwaltung ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. Mit einem DMS Consulting sind Sie dabei auf der sicheren Seite.

 

ECM und DMS: Drei Fragen. Drei Antworten.

Das digitale Dokumentenmanagement (DMS) speichert und verwaltet alle Dokumente Ihres Unternehmens – Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, etc. Das Enterprise Content Management (ECM) erweitert dieses System um unstrukturierte Daten wie Notizen oder E-Mail-Verläufe. Hier geht es darum, alle wichtigen Informationen Ihres Unternehmens an einem Ort zu versammeln und so aufzubereiten, dass sie für strategische Entscheidungen jederzeit verfügbar sind.

Vor der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung steht immer die Vorstudie. Hier werden der Ist-Zustand Ihres Unternehmens analysiert, Ziele definiert und ein Plan für die Projektdurchführung festgelegt.

Ein DMS Consulting hilft Ihnen bei der Strukturierung der Vorstudie. Die erfahrenen Berater wissen, worauf zu achten ist, welche Fallstricke lauern, welche Ziele realistisch sind. Dadurch gewinnen Sie die Sicherheit, dass Ihr IT-Projekt auf einem soliden Fundament steht.