Keins für alle, für jeden eins!

So wählen Sie das richtige ECM.

ECM Auswahl
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In Deutschland gibt es über 90 Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Produkten. Dabei unterscheiden sich die Anwendungen nicht nur in Preis und Nutzeroberfläche, sondern in ganz elementaren Merkmalen: Sie bieten unterschiedliche Funktionen, haben verschiedene Anforderungen, unterscheiden sich in ihrer Bedienungsfreundlichkeit und –flexibilität und im Verwaltungsaufwand. Auch die möglichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen trennen die Spreu vom Weizen, ebenso wie die unterschiedlichen Lizenzmodelle. Das sind nur die groben Unterschiede – je tiefer Sie ins Detail gehen, desto komplexer wird die Sache.

ECM Auswahl: Die Funktionen im Detail.

Unsere Kunden buchen ein DMS oder ECM Consulting, weil sie einen digitalen Workflow einrichten wollen. Hinter simplen Zielen wie einer digitalen Dokumentenverwaltung oder der digitalen Archivierung von Daten stecken jedoch komplexe Teilfunktionen. Die Art, wie Dokumente erfasst, klassifiziert und automatisch ausgelesen werden, unterscheidet sich von Software zu Software. Auch die Details der Nachverfolgung einer Versionshistorie, die Anzeige von Dokumenten und die Suchfunktionen weichen zwischen zwei ECM Systemen oft stark voneinander ab. Je nach Unternehmen ist die Integration von Microsoft Office-Produkten und E-Mail-Anwendungen wichtig, oder die Anbindung an ERP-Systeme und andere Fachanwendungen, etwa SAP oder die Software der Finanzbuchhaltung. Nicht zuletzt spielen die Möglichkeiten der individuellen Anpassung der Lösung an verschiedene Abteilungen und Nutzergruppen des DMS oder ECM eine Rolle.

ECM Auswahl: Beratung macht den Unterschied.

Ein DMS oder ECM Consulting unterstützt Sie bei der Auswahl der idealen Lösung für Ihre digitale Dokumentenverwaltung. Eine gute Beratung beginnt dabei mit der Sichtung aller vorhandenen Materialien vom firmeninternen Grobkonzept bis zu den Organisationshandbüchern. In der Regel kommen danach alle Beteiligten zu einem Kick-off-Workshop zusammen, um ihr Wissen auszutauschen und sich über das Vorgehen abzustimmen. Erst nach der systematischen Erarbeitung Ihrer Anforderungen und Ziele kann Ihr ECM Consulting fundiert eine Software empfehlen. Achten Sie unbedingt bei der Auswahl Ihres DMS oder ECM Consultings darauf, dass Sie produktunabhängig beraten werden. Für mehr Tipps und Informationen lesen Sie auch unsere Blogbeiträge zu den ersten Schritten und zum Ablauf eines Projekts zur Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung. Dann ist Ihr Unternehmen bald im digitalen Workflow.

 

Fragen und Antworten zur ECM Auswahl.

Die verschiedenen ECM Lösungen unterscheiden sich in ihren Funktionen, Anforderungen und der Kompatibilität mit anderen Systemen. Auch in den Details der Speicherung und Verarbeitung von Daten ist die Bandbreite riesig.

Für Ungeübte ist es oft schwer, den Fachjargon zu entschlüsseln und die relevanten Informationen über die verschiedenen ECM Lösungen zu finden. Ein ECM Consulting unterstützt Sie mit langjähriger Erfahrung und fachlicher Expertise.

Die Auswahl hängt immer von den Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen ab. Welche technischen Voraussetzungen sind gegeben, welche Funktionen brauchen Sie, wie viele Systeme müssen an das ECM angeschlossen werden? ECM Consulting hilft Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen und ein klares Profil für Ihr ECM System zu entwickeln.