5 Schritte zum Projekterfolg.

So führen Sie ein ECM oder DMS erfolgreich ein.

DMS Projekt
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Erfolgreiche Projekte zur Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) haben drei Dinge gemeinsam: Sie sind gut durchdacht, realistisch geplant, sorgfältig umgesetzt. Eine gründliche Vorbereitung ist dabei der beste Garant für einen reibungslosen Ablauf. Zur Orientierung für unsere Kunden unterteilen wir den Projektablauf gerne in 5 Phasen:

  1. Definitionsphase

Wenn wir gemeinsam die Ziellinie der Digitalisierung erreichen wollen, müssen wir zuerst den Startpunkt festlegen. Wir beginnen mit dem Begriff „Digitales Dokumentenmanagement“. Mittlerweile ist das DMS ein so weites Feld mit so vielen Komponenten, dass wir mit Kunden zunächst konkretisieren, was sie darunter verstehen. Ganz grundlegend bedeutet das digitale Dokumentenmanagement die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Diese allgemeine Definition übersetzen wir mit Ihnen gemeinsam in konkrete, messbare Ziele für Ihr Unternehmen.

  1. Analysephase

Bevor wir einen Marathon laufen, sollten wir die Kondition, die Erfahrung und das Fitnesslevel unseres Teams kennen. Dasselbe gilt für die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung. In der zweiten Phase analysieren wir deshalb den Status quo Ihres Unternehmens: Welche Dokumente und Daten liegen in welchem Format vor? Wie finden sie den Weg in Ihr Unternehmen? Wie viele Dokumente bilden den Bestand, wie schnell wächst dieser? Wie ist die Ablage im Augenblick strukturiert – und wie können wir das System optimieren? Wer soll Zugriff auf welche Informationen haben und wie sieht die Verarbeitung aus?

  1. Konzeptphase

Jetzt kommt die Technik ins Spiel: Für unseren Langstreckenlauf brauchen wir eine Strategie, teilen unsere Kräfte ein, antizipieren Hindernisse. Auf Basis der Analyse erstellen wir ein konkretes Konzept für die Zielerreichung. Wir legen fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge unternommen werden. Wir entwickeln eine Struktur Ihrer digitalen Akten und planen die Prozesse der Verwaltung und Bearbeitung. Hier fließt unsere Expertise aus dem DMS Consulting ein: Wir wissen, was technisch möglich, sinnvoll, effizient ist. Wir kennen die möglichen Schnittstellen der Programme verschiedener Anbieter untereinander. Ein zentraler Aspekt des Konzepts ist die Entwicklung von Standards. Idealerweise lassen sich alle Dokumente in einige wenige Kategorien einteilen, die jeweils in einer festen Abfolge von Schritten bearbeitet werden. Erfahrungsgemäß funktioniert das für etwa 90% der Dateien und Dokumente eines Unternehmens. Für die restlichen 10 % wägen wir ab: Lohnt sich der Aufwand einer individuellen Programmierung für jede Ausnahme – oder ist es effizienter und günstiger, diese Spezialfälle weiterhin auf Papier zu bearbeiten? Am Ende dieser Phase stehen der fachlich fundierte Entwurf Ihrer neuen Software-Architektur und der konkrete Plan für die Umsetzung – inklusive Kostenkalkulation und Zeitrahmen.

  1. Produktauswahl

Wenn Sie Ihren Laufstil kennen, können Sie die richtige Ausrüstung auswählen. Genau so entwickeln wir zuerst ein Konzept, das auf Sie zugeschnitten ist und entscheiden uns dann für ein konkretes Softwareprodukt. Dies ist etwas aufwändiger, aber langfristig für Sie sehr viel angenehmer als der umgekehrte Weg. Natürlich haben wir die Möglichkeiten verschiedener Anbieter bereits in der Planungsphase im Kopf. Hier kommt es besonders darauf an, ob Sie ein DMS oder ECM von Grund auf neu einrichten, oder ob Sie Ihre bestehenden Systeme erweitern wollen. Dabei behalten wir auch die mögliche Erweiterung um zusätzliche Funktionen und Module im Blick.

  1. Umsetzung

So wie der Marathonlauf nur der krönende Abschluss einer langen Vorbereitung ist, nimmt die eigentliche Umsetzung des Projekts in etwa 20 % des Gesamtaufwands ein. Vor der endgültigen Einführung des DMS führen wir zunächst einige Tests durch, um mögliche Fehlerquellen frühzeitig zu entdecken und zu eliminieren. Parallel zu der Einrichtung der Software schulen wir bei Bedarf Ihre Mitarbeiter und helfen Ihnen, durch eine offene, positive Kommunikation die Akzeptanz Ihres Teams für die digitalen Geschäftsprozesse zu steigern. Denn nur wenn die Angestellten die Veränderungen annehmen, kann Digitalisierung erfolgreich sein.

 

Auch nach Ablauf des eigentlichen Projekts bleiben wir an Ihrer Seite, beantworten Ihre Fragen und unterstützen Sie bei der Pflege Ihrer Software. Als Anbieter von DMS Consulting ist uns wichtig: Die Zusammenarbeit gestalten wir so flexibel wie die Lösungen. Unternehmen mit umfassender Erfahrung im Change Management beraten wir rein technisch; wenn die Einführung digitaler Workflows für Sie Neuland ist, unterstützen wir Sie gerne vermehrt im Projektmanagement. Der beste Modus der Zusammenarbeit entwickelt sich immer im persönlichen Kontakt. Deshalb laden wir Sie ein: Sprechen Sie uns an.