Effizient, Transparent, Sicher: Digital ist Trumpf.

Key Facts für ein digitales Dokumentenmanagement

DMS Key Facts
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Dokumente sind die Venen und Arterien Ihres Unternehmens. Sie transportieren Informationen, Zahlungsflüsse, Produktionsprozesse. Und das Dokumentenvolumen in den Unternehmen nimmt zu. Grund dafür ist der einfache, elektronische, datengetriebene Austausch von Informationen. Das Volumen der zu scannenden analogen Dokumente nimmt stetig ab, aber die Flut von internen und externen Dokumenten ist so hoch wie nie, sei es in einem schreibgeschützten PDF-Format oder in initialen Arbeitsversionen.

In der aktuellen Epoche der Arbeitswelt ist nahezu jeder Mitarbeiter mit den gängigen Office Produkten vertraut und in der Lage, damit Dokumente zu erstellen. Auch Lieferanten und Partner setzen zunehmend auf den Austausch von digitalen Dokumenten. Bei diesem Dokumentenvolumen ist es fast unmöglich, eine geeignete Struktur im Filesystem aufzubauen, die Daten also in Ordnern und Unterordnern zu speichern. Denn Ihre Abläufe laufen nur dann glatt, wenn jeder betroffene Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente hat. Daneben sind Sie verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente revisionssicher und mit definierten Aufbewahrungsfristen zu archivieren.

Mit dem Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder einem Enterprise Content Management System (ECM) schaffen Sie die beste Plattform, um diesen und weiteren Anforderungen gerecht zu werden. Nutzen Sie solche Systeme als einen strategischen Baustein in Ihrem Unternehmen und bauen Sie konsequent ein Information Management System auf, auch bekannt als Enterprise Information Management (EIM).

Ein digitales Dokumentenmanagement hat acht klare Vorteile für Ihre Organisation. Die benennen wir konkret:

  • Ressourcenschonender Zugriff auf Dokumente und Informationen
  • Optimierung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen
  • Einsparung von Archivräumen und Aktenschränken
  • Flexibler und sicherer Zugriff auf Daten
  • Schutz der Daten vor nicht autorisiertem Zugriff
  • Weniger Materialverbrauch
  • Mehr Transparenz durch Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
  • Sicherung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Natürlich wirkt ein DMS nicht nur nach innen, sondern auch nach außen im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern. Durch den gezielten Einsatz von Wiedervorlagen und Fristenverwaltung steigern Sie die Qualität der internen Bearbeitung von Vorgängen. Ein gezielter Einsatz dieser Möglichkeiten gibt Ihnen die Möglichkeit, automatisierte Workflowprozesse für den Kundenservice einzurichten. Dabei nutzen Sie die Synergie Effekte, die durch die Beschleunigung und Vereinfachung Ihrer Abläufe entstehen.

Beschleunigen Sie Ihre Betriebsprüfungen. Eine Prüfung erfordert viel Kraft und Aufwand im eigenen Unternehmen. Durch die konsequente Verknüpfung Ihrer Anwendungen und durch ein digitales Dokumentenmanagement ermöglichen Sie dem Wirtschaftsprüfer einen einfachen Zugang zu relevanten Daten. Von diesem Verfahren profitieren beide Seiten.

Digitales Dokumentenmanagement spart Ressourcen in Form von Zeit, Platz und Materialkosten. Der transparente und schnelle Zugriff auf Dokumente aller Art verkürzt Durchlaufzeiten erheblich. Die Effizienzsteigerung ermöglicht schnellere Entscheidungen in allen Unternehmensbereichen.

Legen Sie das Fundament für Ihre Digitalisierung von Geschäftsprozessen.