Die Digital-Phobie und ihre Lösung.

5 Argumente, die Ihrem Team die Angst vor der Digitalisierung nehmen

Home Office – Digitales Dokumentenmanagement
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Stellen wir uns die Digitalisierung als Prozess der Evolution vor. Mit jeder Generation werden die Systeme komplexer, besser angepasst an die Anforderungen des Alltags. Das digitale Dokumentenmanagement (DMS) hat bereits in vielen Unternehmen die Aktenschränke ersetzt. Der nächste Schritt der Entwicklung ist das Enterprise Content Management (ECM).

Digitalisierung ist in den meisten Branchen von der Möglichkeit zum Muss geworden. In vielen Fällen beginnt sie mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS): Alle Dokumente werden in einer zentralen Software gespeichert und verwaltet, egal, ob sie im Briefumschlag oder im E-Mail-Anhang eintreffen. Später folgt die Erweiterung zu einem Enterprise Content Management (ECM). Die Erfahrung zeigt, dass sich Abläufe im Unternehmen dadurch deutlich verschlanken und beschleunigen lassen. Trotzdem erleben wir im DMS Consulting immer wieder, dass Mitarbeiter zu Beginn skeptisch sind. Sie fürchten, mit einer komplizierten Software überfordert zu sein und halten an der alten, vermeintlich einfacheren Archivierung in Papierform fest. Dazu kommt die Sorge, ob gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten ausreichend eingehalten werden können. Die digitale Transformation eines Unternehmens gelingt jedoch nur, wenn das Team an Bord ist, die Chancen kennt, den Nutzen nutzt. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an die positiven Aspekte klar zu kommunizieren:

1. Die Mitarbeiter sparen Zeit.

Betonen Sie den größten Vorteil für Ihre Mitarbeiter: Die Software nimmt ihnen lästige Routineaufgaben ab. Wenn das DMS automatisch Berichte erstellt, Benachrichtigungen verschickt und Bestellungen verarbeitet, erspart das Ihrem Team das Formatieren von Word-Dokumenten, das Verfassen von Rundmails, das Abtippen von Informationen. Es bleibt mehr Zeit für die spannenden Aufgaben des Jobs.

2. Home Office und flexible Arbeitsmodelle sind möglich.

Durch die digitale Dokumentenverwaltung stehen wichtige Informationen an jedem Ort zur Verfügung – Ihre Mitarbeiter braucht nur ein Firmenlaptop. Dadurch lassen sich moderne Arbeitsmodelle umsetzen: Wenn das Kind von Frau Gruber krank ist, macht sie die Präsentation im Home Office fertig, wenn Herr Schmidt einen Termin in Hamburg hat, beginnt er schon auf der Rückfahrt im Zug mit dem Report.

3. Alle Informationen sind up to date.

Ein digitales Dokumentenmanagement hält Vorgänge automatisch auf dem neuesten Stand. Vor allem die Erweiterung um ECM-Module sorgt dafür, dass keine Gesprächsnotiz verloren geht, keine E-Mail verschwindet. So verhindert die Nutzung eines DMS doppelte Absprachen und Missverständnisse.

4. Abläufe werden transparenter.

Das DMS erteilt Auskunft über die großen W: Wer macht was bis wann? Durch die digitale Archivierung kann jeder Mitarbeiter nachvollziehen, wer an welchem Schritt eines Projekts beteiligt war und wer der richtige Ansprechpartner ist.

5. Die Daten sind sicher.

Angestellte müssen sich keine Sorgen machen, versehentlich ein Dokument falsch abzuspeichern oder eine Rundmail an die falschen Personen zu schicken. Im DMS sind sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt und sicher verwahrt.

 

In über 15 Jahren DMS Consulting haben wir oft erlebt, dass eine offene Kommunikation mit dem Team der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung ist. Alle beteiligten Mitarbeiter müssen den Nutzen für sich persönlich sehen und vermittelt bekommen, dass ihre Arbeit nach der Umstellung nicht komplizierter, sondern einfacher wird. Denn sie sitzen in einem Boot – und das kommt nur voran, wenn alle mitrudern.