DMS-Consulting

DMS-Workflow

Durch einen DMS-Workflow werden Prozesse mit einem direkten Bezug zu Dokumenten effizient gestaltet. Die direkte Verknüpfung zwischen Dokumenten und Aufgaben sorgen dafür, dass alle erforderlichen Informationen zu der Bearbeitung und Entscheidungsfindung zentral zusammenhängen. Das betrifft Freigabe- und Genehmigungsprozesse genauso wie Prozesse, welche Ad-Hoc und zu der kollaborativen Zusammenarbeit etabliert werden. Prozessmodelle bieten die Option, wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren und so die manuellen Tätigkeiten zielgerichtet einzusetzen.

Effiziente Prozesse mit Dokumenten

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Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und Transparenz

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Einhaltung von Compliance Regelungen

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Nachvollziehbarkeit und Sicherheit in der Dokumentenspeicherung

Zusammenarbeit in digitalen Prozessen

Digitale Prozesse und auch Workflows erfordern die Definition von Prozessmodellen, sodass die Struktur und Ablauf dem System als auch Mitarbeiter bekannt sind. Durch die Integration zu führenden Systemen können in dem DMS- /Workflowsystem erforderliche Daten genutzt werden, um die automatische Ermittlung von Bearbeiter zu unterstützen. Tätigkeiten zu dem manuellen Routing der Dokumente werden minimiert. Auch weitere unterstützende Informationen können genutzt werden, sodass eine datengetriebene Automatisierung erforderlich wird.

Vorgehensmodell zu der Einführung von Workflows

  • Erhebung von Prozessdefinitionen
  • Ermittlung von Schnittstellen zu unterstützenden Systemen
  • Darstellung der Entscheidungswege und Dokumentenflüsse
  • Definition von Aktenstrukturen
  • Festlegung von Vertretungsregelungen
  • Identifikation von Engpässen und Prozessoptimierungen

Flexible und skalierbare Prozesse mit Dokumenten

Der Einsatz von DMS-Workflows bringt abteilungsübergreifende Vorteile. Nicht nur durch die Definition von sicheren Vorgehensmodellen wird die Transparenz der Bearbeitungsstände gestärkt, auch das Aufgabenmanagement an dem einzelnen Arbeitsplatz wird digital strukturiert. So werden die fachlichen Expertisen bedarfsgerecht genutzt und die Lastverteilung von gegenüber Aufgaben möglich.

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Transparente Prozessmodelle

Mit dem zentralen Prozessmanagement werden Prozesse visibel. Die direkte Auswertung von Prozesseffizienzen werden möglich. Die zentrale Verwaltung unterstützt fortlaufende Entwicklungen.

Genehmigungen und Freigaben

Durch die Nutzung von Automatisierungen und Integrationen werden Prozesse in den Durchlaufzeiten deutlich optimiert. Die digitale Unterstützung hilft bei dem Routing wie auch Vorbereitung von Entscheidungen.

Effiziente Prozesse

Mit der Auswertung von Prozesseffizienzen werden Engpässe ersichtlich und werden datenbasiert optimiert. Mit der kontinuierlichen Betrachtung werden maximale Prozesseffizienzen erzielt.

Zentrale Informationen

Mit dem Aufbau von zentralen Akten und Prozesshistorien werden Entscheidungswege dokumentiert und zu der gemeinsamen Verwendung zu der Verfügung gestellt.

Integrative Steuerung

Durch die Integration zu führenden und unterstützenden Systemen werden Steuerungen systemweit möglich. Die Mitarbeiter lassen sich durch die Priorisierungen von Systemen führen.

Abteilungsübergreifend

Dokumente und Prozesse werden abteilungsübergreifend gesteuert. Die kollaborative Zusammenarbeit wird gestärkt und die integrative Arbeit an zentralen Objekten zeitlich und örtlich optimiert.

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