DMS Consulting
DMS Strategie
Die Auswahl und Einführung eines DMS-Systems sollte mit einer DMS-Strategie, sprich mit Weitblick erfolgen. Ein modernes DMS-System bietet vielfältige Möglichkeiten, die im Kontext der eigenen Anforderungen bedacht werden sollten. Dies betrifft integrative Eigenschaften, Betriebsmodelle und Abhängigkeiten zu führenden Systemen. Die kollaborative Zusammenarbeit ist in direktem Bezug sowohl zu einem Dokument, als auch aus prozessualer Sicht entscheidend. Daher sollte die Einführung eines DMS-Systems aus unternehmensweiter Sicht gestartet werden, sodass die fachlichen Anforderungen bestmöglich getroffen werden.
Digitalisierung in Phasen
Erhebung, Planung und Ausführung der digitalen Roadmap
Objektive und produktneutrale Analyse der fachlichen Anforderungen
Unabhängige Systemauswahl und strategische Begleitung der Systemeinführung
Flexibilität und Skalierbarkeit
Die nötige Flexibilität ermöglicht es dem DMS-System, sich an veränderte Geschäftsprozesse und Anforderungen anzupassen. Die Skalierbarkeit beschreibt die Fähigkeit, mit dem Wachstum des Unternehmens zu expandieren, ohne an Leistung zu verlieren. DMS-Systeme bieten maßgeschneiderte Lösungen, die sich mit den Anforderungen des Unternehmens entwickeln – von der Verarbeitung kleinerer Dokumentenmengen bis hin zu umfangreichen Archiven. Die richtige Balance aus diesen beiden Aspekten sichert langfristige Effizienz und Produktivität.
Auswahlkritieren
- Nachhaltige Nutzung
- Ökosystem rund um das künftige DMS-System
- Partnernetzwerk ist ausgeprägt
- Perspektivische Projekte werden berücksichtigt
- Unternehmensweiter Ausbau ist möglich
- Konzepte zur Ablösung von Altarchiven sind vorhanden
- Ausbau zu einer zentralen Plattform zur Verwaltung von Informationen
- Aufbau einer Plattform zur kollaborativen Nutzung mit externen Partnern
Ziele mit einem digitalen Dokumenten Management
Die exakte Definition bezüglich des Einsatzes eines DMS-Systems ist aufgrund der vielfältigen Einsatzszenarien besonders wichtig. Der Fokus sollte auf dem nachhaltigen Einsatz sowie der Weiterentwicklung und Investitionssicherheit liegen. Die Platzierung von dedizierten Insellösungen entwickeln sich schnell zu kostspieligen und komplexen Migrationsszenarien.
Digitale Zusammenarbeit
Mit der kollaborativen Zusammenarbeit werden Dokumente zentral zur Verfügung gestellt und die Mitarbeiter greifen immer auf die aktuelle Information zu. Verluste und Prüfungen von Versionsständen entfallen.
Digitale Prozesse
Mit der Nutzung von Workflows und digitalen Prozessen werden zentrale Regelwerke für Bearbeitung definiert. Auch die Nutzung von Ad-Hoc Prozessen fördert den digitalen Fluss von Informationen.
Reduzierung von Kosten
Die Verwaltung von Papierdokumenten und damit verbunden Aufwänden werden eliminiert. Wir reduzieren die Kosten für die Prozessdurchführung zur Erzielung von Ergebnissen.
Digitale Archivierung
Die zentrale Aufgabe eines digitalen Dokumenten Management System ist die digitale Archivierung der Belege. Diese erfolgt mithilfe von Regelwerken und Berechtigungen qualifiziert.
Digitale Services
Der Zugriff auf Informationen steht in dem Kontext der Digitalisierung an zentraler Stelle. Ein DMS-System ermöglicht Portallösungen für eigene Mitarbeiter und Geschäftspartner.
Digitale Infrastruktur
Ein DMS-System übernimmt in der digitalen Infrastruktur eine unterstützende Rolle, sodass die Integration zwischen führenden Systemen und digitalen Prozessen besonders sensibel zu betrachten ist.
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