DMS-Consulting

DMS-Strategie

Die Auswahl und Einführung eines DMS-Systems sollte mit einer DMS-Strategie, sprich mit Weitblick erfolgen. Ein modernes DMS-System bietet vielfältige Möglichkeiten, welche in dem Kontext der eigenen Anforderungen bedacht werden sollten. Dies betrifft integrative Eigenschaften, Betriebsmodelle und Abhängigkeiten zu führenden Systemen. Die kollaborative Zusammenarbeit ist in direktem Bezug zu einem Dokument, als auch aus prozessualer Sicht entscheidend. Daher sollte die Einführung eines DMS-Systems aus unternehmensweiter Sicht gestartet werden, sodass die fachlichen Anforderungen bestmöglich getroffen werden.

Digitalisierung in Phasen

check

Erhebung, Planung und Ausführung der digitalen Roadmap

check

Objektive und produktneutrale Analyse der fachlichen Anforderungen

check

Unabhängige Systemauswahl und strategische Begleitung der Systemeinführung

Flexibilität und Skallierbarkeit

Die nötige Flexibilität ermöglicht es dem DMS-System, sich an veränderte Geschäftsprozesse und Anforderungen anzupassen. Die Skalierbarkeit beschreibt die Fähigkeit mit dem Wachstum des Unternehmens zu expandieren, ohne an Leistung zu verlieren. DMS-Systeme bieten maßgeschneiderte Lösungen, die sich mit den Anforderungen des Unternehmens entwickeln, von der Verarbeitung kleinerer Dokumentenmengen bis hin zu umfangreichen Archiven. Die richtige Balance aus diesen beiden Aspekten sichert langfristige Effizienz und Produktivität.

Auswahlkritieren

  • Nachhaltige Nutzung
  • Ökosystem rund um das künftige DMS-System
  • Partnernetzwerk ist ausgeprägt
  • Perspektivische Projekte werden berücksichtigt
  • Unternehmensweiter Ausbau ist möglich
  • Konzepte zu der Ablösung von Altarchiven sind vorhanden
  • Ausbau zu einer zentralen Plattform zu der Verwaltung von Informationen
  • Aufbau einer Plattform zu der kollaborativen Nutzung mit externen Partnern

Ziele mit einem digitalen Dokumenten Management

Die exakte Definition bezüglich des Einsatzes eines DMS-Systems ist aufgrund der vielfältigen Einsatzszenarien besonders wichtig. Der Fokus sollte auf dem nachhaltigen Einsatz, Weiterentwicklung und Investitionssicherheit liegen. Die Platzierung von dedizierten Insellösungen entwickeln sich schnelle zu kostspieligen und komplexen Migrationsszenarien.

lightbulb

Digitale Zusammenarbeit

Mit der kollaborativen Zusammenarbeit werden Dokumente zentral zur Verfügung gestellt und die Mitarbeiter greifen immer auf die aktuelle Information zu. Verluste und Prüfungen von Versionsständen entfallen.

Digitale Prozesse

Mit der Nutzung von Workflows und digitalen Prozessen werden zentrale Regelwerke für Bearbeitung definiert. Auch die Nutzung von Ad-Hoc Prozessen fördert den digitalen Fluss von Informationen.

Reduzierung von Kosten

Recherchen und Prüfung von Versions entfallen. Die Verwaltung von Dokumenten in Papier und damit verbunden Aufwänden werden eliminiert. Prozesskosten in der Erzielung von Ergebnissen werden reduziert.

Digitale Archivierung

Die zentrale Aufgabe eines digitalen Dokumenten Management System ist die digitale Archivierung der Belege. Diese erfolgt mithilfe von Regelwerken und Berechtigungen qualifiziert.

Digitale Services

Der Zugriff auf Informationen steht in dem Kontext der Digitalisierung an zentraler Stelle. Mit einem DMS-System werden Portallösungen für eigene Mitarbeiter und Geschäftspartner möglich.

Digitale Infrastruktur

Ein DMS-System übernimmt in der digitalen Infrastruktur eine unterstützende Rolle, sodass die Integration zwischen führenden Systemen und digitalen Prozessen besonders sensibel zu betrachten ist.

questionmark

Fragen oder Herausforderungen?

expression

Sprechen wir!

End to End Consulting zu
digitalen Dokumenten Management (DMS)

Process Analyse

Prozess Analyse

Digitale Potentiale erkennen, analysieren, strukturieren und passgenau digitalisieren.

Mehr Erfahren

Selection Process

System Auswahl

Systemauswahl auf der Basis von exakten Anforderungen und digitalen Bedürfnissen.

Mehr Erfahren

Project implementation

Projektmanagement

Aufbau und Steuerung
von Organsiationen zu der Projektabwicklung.

Mehr Erfahren

Running System

Inbetriebnahme

Cut-Over, Go-Live, Betriebssteuerung und Weiterentwicklung.

Mehr Erfahren