DMS-Consulting

DMS-Konzeption

Mit der Konzeption einer Strategie zu dem Thema digitales Dokumenten Management (DMS) geht eine fachliche und technische Sichtweise einher. Dabei ist es wichtig, die fachlichen Anforderungen zu kennen, um nachfolgend die geeigneten digitalen Prozesse zu erheben. Ein moderner und digitaler Prozess ist nur so gut, wie er die Bedürfnisse der Fachabteilungen abdeckt. Neben der Gestaltung einer digitalen Zusammenarbeit sind Aspekte gegenüber Zugriffsrechten, Aufbewahrungsrichtlinien und nachhaltiger Systemausbau zu berücksichtigen. Mit dem Aufbau der DMS-Konzeption wird ein wichtiger Aspekt in der Gestaltung einer digitalen Strategie bearbeitet, sodass integrative Fähigkeiten besonders sensibel zu betrachten sind.

Passende Konzeptionen aus übergreifender Produkterfahrung

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Aus fachlicher Expertise digitale Prozesse gestalten

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Berücksichtigung von führenden Technologien zu dem optimalen Benutzererlebnis

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Analyse, Bewertung und Konzeption der Anforderungen auf produktneutraler Basis

Projektziele einfach, klar und verständlich darstellen

Mit der Einführung eines DMS-System werden grundlegende Arbeitsweisen optimiert. So wird die Archivierung von Dokumenten in einem qualifizierten Format mit Verschlagwortung und nachfolgender Recherchefunktion dargestellt. Auch die Nutzung von fremden Datensätzen ist ein entscheidender Aspekt, sodass Optimierungen in dem Zusammenspiel zwischen unterschiedlichen Abteilungen und Systemen erfolgt. Die Vererbung von Informationen zu der Bildung von digitalen Akten ist bei diesen Verfahren ein ebenso wichtiger Aspekt. Die gemeinsame kollaborative Zusammenarbeit an einem Dokument wird systemseitig unterstützt. Freigabe und Genehmigungsprozesse unterstützen in einer strukturieren Form die Gestaltung von Unternehmensprozesse. Alle diese Punkte setzen ein gemeinsames Verständnis voraus, sodass die digitalen Möglichkeiten zu den Erwartungshaltungen passen müssen. Ein einfacher Vergleich zwischen den heutigen Arbeitsweise mit einem zentralen Dateisystem und der Steuerung von Prozessen mithilfe von E-Mails wird aufgrund der Komplexitäten nicht möglich sein.

Inhalte der DMS-Konzeption

  • Erhebung von Dokumentenarten und -klassen
  • Definition von Zugriffsrechten
  • Sicherstellung der revisionssicheren Archivierung und Compliance Anforderungen
  • Aufbau einer integrativen Systemumgebung
  • Prozessdesign zu der zu Gestaltung von Workflows
  • Priorisierung der Anforderungen zu der sicheren Projektabwicklung

Reduzierung von Projektrisiken durch starke Konzeptionen

Mit der DMS-Konzeption wird eine umfangreiche Beschreibung der Projektziele erstellt. Hierzu gehören fachliche und technische Inhalte, als auch die Abgrenzung von nicht inkludierten Projektzielen. Mit der einfachen und verständlichen Formulierung erhalten alle Projektparteien ein umfassendes und selbiges Verständnis zu den erforderlichen Projektaufgaben.

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Klassifizierung von Dokumenten

Nach welchen Muster, Verschlagwort und Verfahren werden künftig die Dokumente archiviert. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, welche in die Konzeption zu der fachlichen Zielerreichung eingearbeitet werden.

Definition von Aktenstrukturen

Die digitale Akte bietet mehr Möglichkeiten als die Ablage in dem Papierarchiv, sodass bei der Gestaltung eine Mehrdimensionale Sichtweise aufgebaut werden kann. Akten werden zu der zentralen Information.

Aufbau von Workflowmodellen

Mit der prozessorientierten Bearbeitung von Dokumenten werden Freigabeprozesse Ad-Hoc möglich. Um die Automatisierung zu unterstützen werden Regelwerke in Abhängigkeiten zu Daten erhoben.

Prozessoptimierung

Die automatisierte Ermittlung von Genehmigern und Steuerung von Prozessen basieren auf den zugrunde liegenden Regelwerken, welche sich die Daten aus unterschiedlichen Systemen nutzen.

Integrationen zu führenden Systemen

Die automatisierte Archivierung anhand der qualifizierten Indexierung von Dokumenten oder die Steuerung von Prozessen wird möglich. Die Übergeordnete und integrative Sichtweise ermöglich Prozesseffizienzen.

Anfoderungskatalog

Alle fachlichen und technischen Anforderungen an das zukünftige System werden in den Anforderungskatalog überführt. Dort ist eine vergleichbare Bewertung der Anforderungen möglich.

DMS Lastenheft

Ein Lastenheft ist der zentrale Teil einer DMS-Konzeption, sodass hier alle Anforderungen in ein konsumierbares Format übertragen werden und das Zielbild gegenüber Anbietern transparent wird.

Prozesslandkarten

Mit der visuellen Darstellung von Prozessen ist wird die kollaborative Zusammenarbeit gefördert, sodass ein einheitliches Verständnis zu Prozessen und Dokumentenflüsse aufgebaut wird.

Vergabeunterlagen

Mit der Zusammenstellung aller Arbeitsergebnisse aus Klassifizierungen, Anforderungen und Prozessen wird die Grundlage zu der vergleichbaren Auswahl des künftigen Systems sichergestellt.

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Systemauswahl auf der Basis von exakten Anforderungen und digitalen Bedürfnissen.

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Aufbau und Steuerung
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