DMS Consulting
DMS Konzeption
Mit der Konzeption einer Strategie zu dem Thema digitales Dokumenten Management (DMS) geht eine fachliche und technische Sichtweise einher. Dabei ist es wichtig, die fachlichen Anforderungen zu kennen, um nachfolgend die geeigneten digitalen Prozesse zu erheben. Ein moderner und digitaler Prozess ist nur so gut, wie er die Bedürfnisse der Fachabteilungen abdeckt. Neben der Gestaltung einer digitalen Zusammenarbeit sind Aspekte gegenüber Zugriffsrechten, Aufbewahrungsrichtlinien und nachhaltiger Systemausbau zu berücksichtigen. Durch den Aufbau der DMS-Konzeption bearbeiten wir einen wichtigen Aspekt bei der Gestaltung einer digitalen Strategie, bei dem besonders die integrativen Fähigkeiten sensibel betrachtet werden müssen.
Passende Konzeptionen aus übergreifender Produkterfahrung
Aus fachlicher Expertise digitale Prozesse gestalten
Berücksichtigung von führenden Technologien zu dem optimalen Benutzererlebnis
Analyse, Bewertung und Konzeption der Anforderungen auf produktneutraler Basis
Projektziele einfach, klar und verständlich darstellen
Die Einführung eines DMS-Systems optimiert grundlegende Arbeitsabläufe. Es ermöglicht die Archivierung von Dokumenten in einem qualifizierten Format mit Verschlagwortung und durchsuchbarer Funktion. Die Nutzung externer Datensätze ist ein entscheidender Aspekt, der Optimierungen im Zusammenspiel zwischen Abteilungen und Systemen fördert. Die Vererbung von Informationen zur Erstellung digitaler Akten ist ebenfalls bedeutend. Das System unterstützt die gemeinsame kollaborative Bearbeitung von Dokumenten und strukturiert Freigabe- sowie Genehmigungsprozesse für Unternehmensabläufe. Ein gemeinsames Verständnis ist grundlegend, um die digitalen Möglichkeiten an die Erwartungen anzupassen. Ein direkter Vergleich mit der heutigen Arbeitsweise mittels zentraler Dateisysteme und E-Mail-basierter Prozesssteuerung ist aufgrund der Komplexität nicht durchführbar.
Inhalte der DMS Konzeption
- Erhebung von Dokumentenarten und -klassen
- Definition von Zugriffsrechten
- Sicherstellung der revisionssicheren Archivierung und Compliance Anforderungen
- Aufbau einer integrativen Systemumgebung
- Prozessdesign zur Gestaltung von Workflows
- Priorisierung der Anforderungen zur sicheren Projektabwicklung
Reduzierung von Projektrisiken durch starke Konzeptionen
Mit der DMS-Konzeption wird eine umfangreiche Beschreibung der Projektziele erstellt. Hierzu gehören fachliche und technische Inhalte, als auch die Abgrenzung von nicht inkludierten Projektzielen. Mit der einfachen und verständlichen Formulierung erhalten alle Projektparteien ein umfassendes und gleiches Verständnis zu den erforderlichen Projektaufgaben.
Klassifizierung von Dokumenten
Nach welchen Muster, Verschlagwort und Verfahren werden künftig die Dokumente archiviert? Es gibt vielfältige Möglichkeiten, welche in die Konzeption zur fachlichen Zielerreichung eingearbeitet werden.
Definition von Aktenstrukturen
Die digitale Akte bietet mehr Möglichkeiten als die Ablage im Papierarchiv, sodass bei der Gestaltung eine mehrdimensionale Sichtweise aufgebaut werden kann. Akten werden zur zentralen Information.
Aufbau von Workflowmodellen
Mit der prozessorientierten Bearbeitung von Dokumenten werden Freigabeprozesse ad-hoc möglich. Um die Automatisierung zu unterstützen, werden Regelwerke in Abhängigkeiten zu Daten erhoben.
Prozessoptimierung
Die automatisierte Ermittlung und Steuerung von Prozessen basieren auf den zugrunde liegenden Regelwerken, welche die Daten aus unterschiedlichen Systemen nutzen.
Integrationen zu führenden Systemen
Die automatisierte Archivierung anhand der qualifizierten Indexierung von Dokumenten oder die Steuerung von Prozessen wird möglich. Die übergeordnete und integrative Sichtweise ermöglich Prozesseffizienzen.
Anfoderungskatalog
Alle fachlichen und technischen Anforderungen an das zukünftige System werden in den Anforderungskatalog überführt. Dort ist eine vergleichbare Bewertung der Anforderungen möglich.
DMS Lastenheft
Ein Lastenheft ist der zentrale Teil einer DMS-Konzeption, sodass hier alle Anforderungen in ein konsumierbares Format übertragen werden und das Zielbild gegenüber Anbietern transparent wird.
Prozesslandkarten
Mit der visuellen Darstellung von Prozessen wird die kollaborative Zusammenarbeit gefördert, sodass ein einheitliches Verständnis für Prozesse und Dokumentenflüsse aufgebaut wird.
Vergabeunterlagen
Mit der Zusammenstellung aller Arbeitsergebnisse aus Klassifizierungen, Anforderungen und Prozessen wird die Grundlage für eine vergleichbaren Auswahl des künftigen Systems sichergestellt.
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