DMS-Consulting

DMS Auswahl

Bei der produktneutralen Auswahl von Dokumenten Management Systemen (DMS) steht die objektive Bewertung der Systeme anhand festgelegter Kriterien im Vordergrund. Hierzu ist eine Bedarfsanalyse notwendig, um die genauen Anforderungen zu verstehen. Auf der Basis wird die Konzeption erhoben, woraus Kriterien wie Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen, Sicherheitsaspekte und Kosten erhoben werden können. Der Vergleich der DMS-Lösung orientiert sich an der Zielerreichung und erhält einen vergleichbaren Rahmen zu der Bewertung.

Lösungen und Partner finden

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Neutrale Beratung zu der Auswahl passender Dokumenten Management Systeme

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Konzeption der Anforderungen und Transformation der fachlichen Anforderungen

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Vorgehensmodelle zu der vergleichbaren Systemauswahl

Bereichsübergreifende und technisch integrative Lösungen aufbauen

Der Aufbau technisch integrativer Lösungen mit einem digitalen Dokumenten Management System (DMS) erfordert strategische Planung und Koordination. Ziel ist es, Silos zwischen Abteilungen zu überwinden und einen einheitlichen Informationsfluss zu schaffen. Ein Schlüsselfaktor ist die Kompatibilität des DMS mit bestehenden Systemen wie CRM, ERP oder Buchhaltungssoftware. Durch eine nahtlose Integration können Daten und Dokumente effizient ausgetauscht und Prozesse automatisiert werden. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsweisen verschiedener Bereiche zu berücksichtigen.

Leistungen der unabhängigen DMS-Auswahl

  • Erstellung von Fein- und Grobkonzeption
  • Erhebung von Anforderungskatalogen
  • Zusammenstellung von Vergabeunterlagen
  • Selektion von passenden DMS-Systemen und Implementierungspartner
  • Steuerung des Auswahl- und Vergabeverfahrens
  • Vergleichbare Systemauswahl
  • Überführung der Konzeption in die Projektumsetzung

Produktneutral und unabhängig

Durch den neutralen Ansatz können Unternehmen sicherstellen, dass die Entscheidung ausschließlich auf den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens basiert, unbeeinflusst von Markenpräferenzen oder Verkaufstaktiken der Anbieter. Dies führt zu einer objektiveren Bewertung der verfügbaren Systeme hinsichtlich Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Kosten. So kann das optimale System gefunden werden, das sowohl den technischen als fachlichen Anforderungen der Projektziele entspricht und den nachhaltigen Nutzen bringt.

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Vergleichbare Selektion

Die Auswahl des passenden Systems erfolgt auf der transparenten Grundlage der fachlichen und technischen Anforderungen. Aspekte wie der Projektabwicklung und Budgetierung werden mit berücksichtigt.

Vorgehensmodelle

Das Vorgehen orientiert sich an den Projektzielen und der Leistungsfähigkeiten der Unternehmen. Es ist wichtig den passenden Detailierungsgrad in Relation zu der Komplexität des Projektes zu erreichen.

Marktübersicht

Durch unsere Vergabeverfahren sehen wir die gängigen Lösungen regelmäßig und können die potentielle Zielerreichung bewerten. Ergänzend führen wir regelmäßige Anbietervergleiche durch.

Abdeckungsgradanalyse

Das transparente Vorgehen um die Umsetzbarkeit der eigenen Anforderungen gegenüber den technischen Möglichkeiten der Anbieter zu bewerten. Die Darstellung von Risiken geht in der Betrachtung einher.

Wirtschaftliche Betrachtung

Darstellung aller Kosten eines Projektes. Hierzu gehören neben den tatsächlichen Projektkosten bezüglich Dienstleistungen, Lizenzen und Support auch die internen Leistungen mögliche Modernisierungen.

Durchgängige Betreuung

Wir betreuen unsere Kunden nachhaltig. Von dem ersten Gespräch, der ersten Analyse bis zu der Produktivsetzung sind wir an Ihrer Seite. Wir bereiten Themen vor und stehen für die fortlaufende Betreuung.

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digitalen Dokumenten Management (DMS)

Process Analyse

Prozess Analyse

Digitale Potentiale erkennen, analysieren, strukturieren und passgenau digitalisieren.

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Selection Process

System Auswahl

Systemauswahl auf der Basis von exakten Anforderungen und digitalen Bedürfnissen.

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Project implementation

Projektmanagement

Aufbau und Steuerung
von Organsiationen zu der Projektabwicklung.

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Running System

Inbetriebnahme

Cut-Over, Go-Live, Betriebssteuerung und Weiterentwicklung.

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