DMS-Consulting

DMS-Ausschreibung

Mit der DMS-Ausschreibung und Vergabeverfahrens wird die vergleichbare Auswahl eines digitalen Dokumenten Management-Systems sichergestellt. Mit der transparenten Gestaltung des Vergabeprozesses stehen die fachlichen Anforderungen im Mittelpunkt. Mit diesem Vorgehen werden die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Anbieter sichergestellt. Durch die Gestaltung von fachlichen Workshops wird die Konzeption gegenüber Dokumentenarten, Archivierungsregeln, Aktenstrukturen, Workflows und begleitenden Themen definiert. Abschließend wird in dem Anforderungskatalog die Grundlage zu einer transparenten und vergleichbaren Produktauswahl darstellt.

Qualifizierte Vergabeverfahren

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Erstellung von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen

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Vergleichbare Gestaltung von Systemvergaben

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Steuerung des kompletten Ausschreibungsprozess

Die unabhängige Systemauswahl

Das Ziel ist ein produktneutraler Vergleich unterschiedlicher Systeme. Dabei wird sichergestellt, dass keine eigenen Interessen gegenüber einer Lösung oder Partner verfolgt werden. Mit einem transparenten Vergabeverfahren können die fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Argumente vergleichbar dargestellt werden. Die Vergabe zu einem System oder Partner erfolgt aus den übergeordneten Interessen der Organisation. Bei dem gesamten Verfahren ist die Einbeziehung der eigenen Mitarbeiter besonders wichtig, sodass die fachlichen Ziele und Einschätzungen zu der Nutzbarkeit mit in die Bewertung einfließen.

Nutzen der Beratungsleistung

  • Vorselektion von geeigneten Anbietern
  • Berücksichtigung von Vergaberichtlinien
  • Bewährte Vorgehensmodelle
  • Unabhängige Bewertung der anvisierten Lösungen bezüglich Zielerreichung
  • Design von effizienten Einsatzmöglichkeiten und Prozesseffizienzen
  • Voll umfassende Steuerung des Vergabeprozesses

Marktübersicht

Aufgrund von regelmäßigen Vergabeverfahren haben wir einen umfassenden Blick auf den Markt und können diesen funktional als auch technisch einschätzen. Bei offenen Vergabeverfahren transportieren wir die Ausschreibungsunterlagen auf die dafür vorgesehenen Plattformen. In geschlossenen Bieterkreisen geben wir die Empfehlung zu einer passenden Vorselektion, sodass eine gezielte Vorauswahl von passenden Anbietern möglich wird und der Auswahlprozess effektiv gestaltet wird.

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Vorgehensmodell

Unsere Vorgehensmodelle sind standardisiert und verprobt, sodass wir auf Best Practise Ansätze zurückgreifen. Mit dem flexiblen Aufbau sind die Module skalierbar und bedarfsgerecht einzusetzen.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter kennen am besten die fachlichen Anordnungen und täglichen Herausforderungen. Aus diesem Aspekt ist es uns besonders wichtig, das Expertenwissen durchgängig zu nutzen.

Abdeckungsgrad

Mit dem transparenten und vergleichbaren Verfahren erstellen wir die Analyse zu der potenziellen Erreichung der Projektziele. Hierbei werden die Anforderungen genauso wie wirtschaftliche Werte genutzt.

Investitionsübersicht

Um ein Projektbudget zu erhalten, gilt es alle Kosten zu berücksichtigen. Hierzu gehören Positionen zu der allgemeinen Modernisierung und auch interne Aufwendungen die zu berücksichtigen sind.

Vergleichbare Präsentationen

Bieterpräsentationen müssen in einem vergleichbaren Rahmen erfolgen, sodass die Agendapunkte miteinander verglichen werden können. Hierzu schaffen wir den geeigneten Rahmen.

Entscheidungsvorlagen

Wir dokumentieren den Weg zu der finalen Entscheidung zu einem Produkt und Anbieter. Aus dem Vergabeschlüssel ergibt sich die finale Entscheidung welche in Rahmen der Richtlinien zu erheben ist.

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digitalen Dokumenten Management (DMS)

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Digitale Potentiale erkennen, analysieren, strukturieren und passgenau digitalisieren.

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Systemauswahl auf der Basis von exakten Anforderungen und digitalen Bedürfnissen.

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