DMS Consulting
DMS Ausschreibung
Durch die DMS-Ausschreibung und das Vergabeverfahren stellen wir sicher, dass wir ein digitales Dokumenten Management-System auswählen können, das unseren Anforderungen entspricht. Wir legen besonderen Wert auf die transparente Gestaltung des Vergabeprozesses, um sicherzustellen, dass die fachlichen Anforderungen im Mittelpunkt stehen und die verschiedenen Anbieter vergleichbar sind. Fachliche Workshops unterstützen uns dabei, Konzepte für Dokumentenarten, Archivierungsregeln, Aktenstrukturen, Workflows und begleitende Themen zu definieren. Der Anforderungskatalog bildet die Grundlage für eine transparente und vergleichbare Produktauswahl.
Qualifizierte Vergabeverfahren
Erstellung von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen
Vergleichbare Gestaltung von Systemvergaben
Steuerung des kompletten Ausschreibungsprozess
Die unabhängige Systemauswahl
Das Ziel ist es, verschiedene Systeme neutral miteinander zu vergleichen. Dabei wird sichergestellt, dass keine eigene Interessen hinsichtlich einer spezifischen Lösung oder Partnerschaft verfolgt werden. Mit einem transparenten Vergabeverfahren können die fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Argumente vergleichbar dargestellt werden. Die Vergabe zu einem System oder Partner erfolgt aus den übergeordneten Interessen der Organisation. Bei dem gesamten Verfahren ist die Einbeziehung der eigenen Mitarbeiter besonders wichtig, sodass die fachlichen Ziele und Einschätzungen zu der Nutzbarkeit mit in die Bewertung einfließen.
Nutzen der Beratungsleistung
- Vorselektion von geeigneten Anbietern
- Berücksichtigung von Vergaberichtlinien
- Bewährte Vorgehensmodelle
- Unabhängige Bewertung der anvisierten Lösungen bezüglich Zielerreichung
- Design von effizienten Einsatzmöglichkeiten und Prozesseffizienzen
- Voll umfassende Steuerung des Vergabeprozesses
Marktübersicht
Aufgrund von regelmäßigen Vergabeverfahren haben wir einen umfassenden Blick auf den Markt und können diesen sowohl funktional als auch technisch einschätzen. Bei offenen Vergabeverfahren übermitteln wir die Ausschreibungsunterlagen auf die dafür vorgesehenen Plattformen. Wir geben die Empfehlung zu einer passenden Vorselektion, sodass eine gezielte Vorauswahl von passenden Anbietern möglich wird und der Auswahlprozess effektiv gestaltet wird.
Vorgehensmodell
Unsere Vorgehensmodelle sind standardisiert und verprobt, sodass wir auf Best Practise Ansätze zurückgreifen. Mit ihrem flexiblen Aufbau sind die Module skalierbar und bedarfsgerecht einzusetzen.
Einbeziehung der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter kennen am besten die fachlichen Anordnungen und täglichen Herausforderungen. Unter diesem Aspekt ist es uns besonders wichtig, dieses Expertenwissen durchgängig zu nutzen.
Abdeckungsgrad
Mit dem transparenten und vergleichbaren Verfahren erstellen wir die Analyse zur potenziellen Erreichung der Projektziele. Hierbei werden die Anforderungen genauso wie wirtschaftliche Werte genutzt.
Investitionsübersicht
Um ein Projektbudget zu erhalten, gilt es alle Kosten zu berücksichtigen. Hierzu gehören sowohl Positionen zur allgemeinen Modernisierung als auch interne Aufwendungen.
Vergleichbare Präsentationen
Bieterpräsentationen müssen in einem vergleichbaren Rahmen erfolgen, sodass die Agendapunkte miteinander verglichen werden können. Hierzu schaffen wir den geeigneten Rahmen.
Entscheidungsvorlagen
Wir dokumentieren den Weg zu der finalen Entscheidung für ein Produkt und Anbieter. Diese wird gemäß den erforderlichen Richtlinien auf Basis des Vergabeschlüssels getroffen und dokumentiert.
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