DMS Consulting
DMS Anforderungsanalyse
Die DMS-Anforderungsanalyse zu einem digitalen Dokumenten Management System (DMS) ist ein entscheidender Schritt zur Implementierung von effizienten elektronischen Archivlösungen. Zunächst gilt es, die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse genau zu verstehen. Dazu gehört die Ermittlung des Umfangs und der Art der zu verwaltenden Dokumentenarten, Aktenarten und digitalen Workflows. Wichtig sind auch Zugriffsrechte und Anforderungen an die Compliance, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Die Integration in bestehende Systeme, wie ERP oder CRM, sowie die Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum sind weitere wichtige Aspekte.
Exakte Bestimmung von Anforderungen
Qualifizierung von Potentialen und Anforderungen
Erhebung von fachlichen Anforderungen und Definition der digitalen Möglichkeiten
Bewertung der Umsetzbarkeit und Ermittlung von Investitionsvolumen
Fachliche Anforderungen in technische Zielbilder transformieren
Die Transformation fachlicher Anforderungen eines Dokumenten Management System (DMS) in technische Zielbilder stellt einen komplexen Prozess dar. Zunächst erfolgt eine detaillierte Erfassung und DMS-Anforderungsanalyse der fachlichen Bedürfnisse. Dazu gehören Aspekte wie Dokumentenfluss, Sicherheitsanforderungen, Zugriffssteuerung und Integrationsbedarf in bestehende Systemlandschaften. Dabei spielt die Auswahl geeigneter Technologien und Plattformen eine zentrale Rolle, um die geforderte Funktionalität und Performance zu gewährleisten.
Ergebnisse der DMS Analyse
- Erhebung und Klassifizierung der Dokumentenarten
- Definition von Aktenstrukturen
- Design von Workflows zur Darstellung von Dokumentenflüssen
- Ermittlung von Zugriffsrechten und Aufbewahrungsrichtlinien
- Empfehlung zur Integration von führenden und unterstützenden Systemen
- Konzeption der Einführung des digitalen Dokumenten Managements
- Nutzung von Best Practises
Potenziale sowie Bedarfe analysieren und klassifizieren
Es ist entscheidend, sowohl die betrieblichen Abläufe als auch die technologischen Möglichkeiten zu berücksichtigen. Die Potenziale liegen vor allem in der Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und Verbesserung der Zugänglichkeit von Informationen. Daraus leiten sich spezifische Bedarfe ab, wie nach automatisierten Workflows, Sicherheitsstandards oder Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen. Diese Analyse hilft, ein maßgeschneidertes DMS zu finden, das sowohl die organisatorischen als auch die technischen Anforderungen erfüllt.
Effiziente Vorgehensmodelle
In Abhängigkeit zu den Zielsetzungen können unsere Vorgehensmodelle angepasst werden. Die Analyse und Erhebung von Anforderungen wird passend zum Projektziel erhoben.
Vergabeunterlagen
Innerhalb dieser werden konkrete Zielbilder unter Berücksichtigung der technischen Möglichkeiten erhoben. Die Auswahl eines DMS-Systems kann auf der Basis in einem vergleichbaren Rahmen erfolgen.
Technische Möglichkeiten
Aufgrund der Vielzahl an Projekten und wiederkehrenden Anforderungen kennen wir die unterschiedlichen Möglichkeiten der Anbieter. So können wir zu Best Practise Ansätzen in der Umsetzung beraten.
Reduzierung von Projektrisiken
Fallstricke und Komplexitäten sind uns aus der Projekterfahrung bekannt. Mit der sensiblen Darstellung dieser Punkte bewahren wir unsere Kunden vor besonderen Herausforderungen.
Bedarfsgerechte Lösung
Die Steigerung der Prozesseffizienz und kollaborativen Zusammenarbeit ist uns als Ergebnis besonders wichtig. Die selektierte Lösung muss exakt zum Unternehmen und dessen Anforderungen passen.
Marktübersicht
Wir haben den Markt fachlich und technisch im Blick. Mit regelmäßigen Benchmarks und Kundensituationen sind wir über technische Möglichkeiten und Weiterentwicklungen immer informiert.
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