DMS-Consulting

Anforderungsanalyse

Die Analyse zu einem digitalen Dokumenten Management System (DMS) ist ein entscheidender Schritt zu der Implementierung von effizienten elektronischen Archivlösungen. Zunächst gilt es, die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse genau zu verstehen. Dazu gehört die Ermittlung des Umfangs und der Art der zu verwaltenden Dokumentenarten, Aktenarten und digitalen Workflows. Wichtig sind auch Zugriffsrechte und Anforderungen an die Compliance, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Die Integration in bestehende Systeme, wie ERP oder CRM, sowie die Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum sind weitere wichtige Aspekte.

Exakte Bestimmung von Anforderungen

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Qualifizierung von Potentialen und Anforderungen

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Erhebung von fachlichen Anforderungen und Definition der digitalen Möglichkeiten

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Bewertung der Umsetzbarkeit und Ermittlung von Investitionsvolumen

Fachliche Anforderungen in technische Zielbilder transformieren

Die Transformation fachlicher Anforderungen eines Dokumenten Management System (DMS) in technische Zielbilder ist ein komplexer Prozess. Zunächst ist eine detaillierte Erfassung und Analyse der fachlichen Bedürfnisse erforderlich. Dazu gehören Aspekte wie Dokumentenfluss, Sicherheitsanforderungen, Zugriffssteuerung und Integrationsbedarf in bestehende Systemlandschaften. Dabei spielt die Auswahl geeigneter Technologien und Plattformen eine zentrale Rolle, um die geforderte Funktionalität und Performance zu gewährleisten.

Ergebnisse der DMS Analyse

  • Erhebung und Klassifizierung der Dokumentenarten
  • Definition von Aktenstrukturen
  • Design von Workflows zu der Darstellung von Dokumentenflüssen
  • Ermittlung von Zugriffsrechten und Aufbewahrungsrichtlinien
  • Empfehlung zu Integration von führenden und unterstützenden Systemen
  • Konzeption der Einführung des digitalen Dokumenten Management
  • Nutzung von Best Practises

Potentiale und Bedarfe analysieren und klassifizieren

Es ist entscheidend, sowohl die betrieblichen Abläufe als auch die technologischen Möglichkeiten zu berücksichtigen. Die Potentiale liegen vor allem in der Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und Verbesserung der Zugänglichkeit von Informationen. Daraus leiten sich spezifische Bedarfe ab, wie nach automatisierten Workflows, Sicherheitsstandards oder Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen. Diese Analyse hilft, ein maßgeschneidertes DMS zu finden, das sowohl die organisatorischen als auch die technischen Anforderungen erfüllt.

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Effiziente Vorgehensmodelle

In Abhängigkeit zu den Zielsetzungen können unsere Vorgehensmodelle angepasst werden. Die Analyse und Erhebung von Anforderungen wird passend zu dem Projektziel erhoben.

Vergabeunterlagen

Innerhalb dieser werden konkrete Zielbilder mit der Berücksichtigung technische Möglichkeiten erhoben. Die Auswahl eines DMS-System kann auf der Basis in einem vergleichbaren Rahmen erfolgen.

Technische Möglichkeiten

Aufgrund der Vielzahl an Projekten und wiederkehrenden Anforderungen kennen wir die unterschiedlichen Möglichkeiten der Anbieter. So können wir zu Best Practise Ansätzen in der Umsetzung beraten.

Reduzierung von Projektrisiken

Fallstrike und Komplexitäten sind uns aus der Projekterfahrung bekannt. Mit der sensiblen Darstellung dieser Punkte bewahren wir unsere Kunden vor besonderen Herausforderungen.

Bedarfsgerechte Lösung

Die Steigerung der Prozesseffizienz und kollaborative Zusammenarbeit ist uns als Ergebnis besonders wichtig. Die selektiere Lösung muss zu dem Unternehmen und dessen Anforderungen exakt passen.

Marktübersicht

Wir haben den Markt fachlich und technisch im Blick. Mit den regelmäßigen Benchmarks und Kundensituationen sind wir zu den technischen Möglichkeiten und Weiterentwicklungen optimal informiert.

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End to End Consulting zu
digitalen Dokumenten Mangement (DMS)

Process Analyse

Prozess Analyse

Digitale Potentiale erkennen, analysieren, strukturieren und passgenau digitalisieren.

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Selection Process

System Auswahl

Systemauswahl auf der Basis von exakten Anforderungen und digitalen Bedürfnissen.

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Project implementation

Projektmanagement

Aufbau und Steuerung
von Organsiationen zu der Projektabwicklung.

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Running System

Inbetriebnahme

Cut-Over, Go-Live, Betriebssteuerung und Weiterentwicklung.

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