7 Aufbewahrungs-fristen, die Sie kennen müssen.

Digitales Dokumentenmanagement übernimmt die Archivierung

Aufbewahrungsfristen DMS
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Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente und Daten sind gesetzlich vorgeschrieben. Oft belaufen sie sich auf Jahre, sogar Jahrzehnte. Für Unternehmen bedeutet das eine besondere Herausforderung. Denn mit der Zeit nehmen Akten und Ordner immer mehr Fläche ein. Im Firmengebäude werden ganze Räume zu Archiven, die diebstahl- und zerstörungssichere Aufbewahrung verursacht zusätzliche Kosten. Gleichzeitig muss jedes Dokument sofort verfügbar sein, wenn eine Überprüfung notwendig ist.

Ein digitales Dokumentenmanagement hat die Fristen zuverlässig im Blick. Hier sind die sieben wichtigsten Zeiträume der Archivierung:

Dauerhafte Aufbewahrungspflicht
Gerichtsurteile, Baupläne

110 Jahre Aufbewahrungspflicht
Personenstandsdaten

>100 Jahre Aufbewahrungspflicht
Lebensversicherungspolicen

30 Jahre Aufbewahrungspflicht
Haftungsfälle, Krankengeschichte, Röntgenbehandlung

10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Rechnungen, Gehaltslisten, Personaldaten, Prozessakten, Journale, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kontoauszüge, Lieferscheine, Grundbuchauszüge, Behandlungsakten

6 Jahre Aufbewahrungspflicht
Geschäftsbriefe, Protokolle, Gutachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten, Handelsbriefe, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge

4 Jahre Aufbewahrungspflicht
Finanzaudit bei AG nach Prüfung

Die digitale Archivierung im Rahmen eines DMS hat viele Vorteile. In elektronischer Form lassen sich Daten sicher und unveränderlich abspeichern und bei Bedarf sofort abrufen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Dokumente bei einem Umzug verloren gehen oder bei einem Brand zerstört werden.

DMS: Denken Sie Arbeit neu

Die Aufbewahrung von Daten im digitalen Dokumentenmanagement macht neue Arbeitsmodelle möglich. Denn so können Ihre Mitarbeiter von jedem Ort aus auf wichtige Dateien zugreifen. Digitale Geschäftsprozesse funktionieren im Home Office, beim Kunden, im Flieger zum Termin. Sie vereinfachen Absprachen und beschleunigen Prozesse, weil der Gang zum Schrank entfällt.

Ein DMS Consulting hilft Ihnen bei der Entwicklung der richtigen Strategie zur digitalen Archivierung. Die Experten stellen sicher, dass alle Anforderungen an Unveränderbarkeit, Speicherung und Zugriffsschutz der Dokumente erfüllt sind. Die digitale Archivierung ist dabei nur der erste Schritt einer umfassenden Digitalisierungsstrategie. Langfristig streben die meisten unserer Kunden ein umfassendes Enterprise Content Management (ECM) an. Sprechen Sie uns an für ein ECM Consulting. Gemeinsam planen wir Ihre digitale Zukunft.

 

Aufbewahrungsfristen: Gute Fragen. Schlaue Antworten.

Die Details der Aufbewahrungsfristen hängen von der Art des Dokuments ab. Im digitalen Dokumentenmanagement kann die Software Daten automatisch zuordnen und die korrekte Frist überwachen.

Die meisten Dokumente dürfen Sie in einer digitalen Dokumentenverwaltung archivieren. Ein gutes DMS Consulting sorgt dafür, dass alle Anforderungen erfüllt sind.

Digitales Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) geben Ihnen die Möglichkeit, den Zugang zu wichtigen Dokumenten zu regulieren. Anders als ein Aktenschrank minimiert die digitale Lösung das Risiko, dass Unbefugte versehentlich Einblicke erhalten oder sich böswillig Zugang verschaffen.