Digitalisierung, aber richtig!
Der erste Schritt in die Zukunft? Eine digitale Roadmap als Strategie
Die Digitalisierung prägt unseren Arbeitsalltag. Unternehmen sind zunehmend darauf eingestellt, Prozesse zu überarbeiten und in einer digitalen Form in die Unternehmenskultur zu integrieren. Die Definition von Schnittstellen zwischen Abteilungen gehört zu den Kernaufgaben, Dokumente spielen die Hauptrolle.
Das Thema Dokumentenmanagement hat die Führungsetagen erreicht. In vielen Unternehmen wurden in den letzten Jahren unterschiedliche Lösungen evaluiert. Beliebt ist der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements aus bereits vorhandenen Anwendungen heraus. Auch Systeme wie Microsoft Sharepoint haben in den letzten Jahren einen festen Platz in der Organisationsstruktur der Unternehmen eingenommen. Dadurch sollen Mitarbeiter eine Plattform erhalten, um kollaborativ zusammenzuarbeiten.
Doch was ist das klassische Ziel eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder eines modernen Enterprise Content Management Systems (ECM)?
Der Fokus dieser Systeme liegt auf der durchgängigen Digitalisierung aller geschäftsrelevanten Dokumente. Deshalb betrachten sie das Unternehmen als Ganzes. Bei der Einführung eines DMS oder ECM Systems geht es darum, alle Eingangs- und Ausgangsdokumente zu bewerten. Mithilfe eines In- und Outputmanagements erhalten Sie einen ersten Eindruck von der Vielfallt der in Ihrem Unternehmen verwalteten Dokumente.
Die digitale Zusammenarbeit an diesen Dokumenten erfordert ein einheitliches Konzept für Ihr Unternehmen. Im ersten Schritt stehen acht Fragen im Vordergrund:
- Wo wird mein Ausgangsdokument produziert?
- An welchen Stellen empfange ich Dokumente analog oder digital?
- Wie wird die Bearbeitung der Dokumente gesteuert?
- Welche Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten?
- Gibt es weitere gesetzliche Vorschriften?
- Wie wird eine Bearbeitung gesteuert?
- Habe ich eine zentrale Informationsquelle?
- Gibt es Freigabestufen oder Bearbeitungsstufen im Detail?
Diese Aspekte zeigen die Komplexität einer solchen Lösung: Das einfache Scannen und Archivieren von Dokumenten reicht längst nicht mehr aus. Viel entscheidender ist die durchgängige Betrachtung der Unternehmensprozesse.
Mit einem Enterprise Content Management System (ECM) und der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements integrieren Sie ein weiteres System in die historisch gewachsene IT-Landschaft Ihres Unternehmens. Das ist die Gelegenheit, Ihre Software-Architektur kritisch zu überprüfen: Wo sieht sich Ihr Unternehmen in den nächsten 5 oder 10 Jahren? Welche kurz- und mittelfristigen IT-Projekte stehen an? Wollen Sie ein digitales Kundenerlebnis aufbauen? Solche Überlegungen helfen Ihnen bei der Auswahl Ihres Dokumentenmanagementsystems.
Ein durchgängig digitales Dokumentenmanagement unterstützt Ihre Wertschöpfungskette. Die Verwaltung von digitalen Dokumenten verkürzt Zugriffszeiten und minimiert für Ihre Mitarbeiter die nicht wertschöpfenden Tätigkeiten der Archivierung und Recherche.
Ein wichtiges Element der unternehmerischen Zukunft ist die saubere und konsistente Datenhaltung. Je früher Sie hier in eine Lösung investieren, desto einfacher gestaltet sich die initiale Einführung, zum Beispiel die Digitalisierung eines Papierarchives oder die Datenübernahme aus Ihrem Filesystem.
Planen Sie noch heute die Einführung eines zukunftsorientierten DMS Systems und legen Sie den Grundstein für Ihre digitalen Geschäftsprozesse und einen digitalen Kundenservice.
Das digtiale Strategiepapier - der Beginn der nachhaltigen Planung
Die Erstellung eines digitalen Strategiepapiers ist der Beginn einer nachhaltigen Planung für Unternehmen, die eine erfolgreiche digitale Transformation durchlaufen möchten. In diesem Papier werden die Ziele und Visionen des Unternehmens in Bezug auf die Digitalisierung festgelegt. Es ist ein Planungsprozess, der in Zusammenarbeit mit Führungskräften, Fachabteilungen und IT-Experten entwickelt wird.
Die Erstellung eines solchen Papiers erfordert eine gründliche Analyse der aktuellen IT-Landschaft, der Geschäftsprozesse und der Kundenbedürfnisse. Die Ziele des Unternehmens müssen mit den Möglichkeiten der IT abgestimmt werden, um eine klare Roadmap für die digitale Transformation zu erstellen. Das Strategiepapier ist ein Leitfaden, der als Grundlage für alle weiteren Entscheidungen und Aktivitäten in Bezug auf die Digitalisierung dient.
Das digitale Strategiepapier sollte auch die Ressourcen und das Budget berücksichtigen, die für die Umsetzung der Ziele erforderlich sind. Es ist wichtig, realistische Ziele zu setzen und einen Plan zu entwickeln, um diese Ziele zu erreichen. Eine klare Kommunikation an alle relevanten Stakeholder ist auch ein wichtiger Bestandteil des Strategiepapiers, um die Akzeptanz und Unterstützung des gesamten Unternehmens sicherzustellen.
Die Erstellung eines digitalen Strategiepapiers ist ein wichtiger erster Schritt, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre digitale Transformation erfolgreich durchlaufen können. Es schafft Klarheit, Prioritätensetzung und eine gemeinsame Basis für alle beteiligten Abteilungen und Stakeholder. Die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des Strategiepapiers ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Unternehmen agil bleibt und schnell auf neue Entwicklungen und Herausforderungen in der digitalen Welt reagieren kann.
Inhalte der digitalen Roadmap
Die digitale Roadmap ist ein strategisches Dokument, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitale Transformation zu planen und umzusetzen. Sie dient als Leitfaden für die Implementierung neuer digitaler Technologien, Prozesse und Geschäftsmodelle. Eine erfolgreiche digitale Roadmap beinhaltet mehrere wichtige Inhalte.
Zu Beginn der digitalen Roadmap steht die Definition der Geschäftsziele und -strategien des Unternehmens. Darauf aufbauend müssen die technischen Anforderungen und die notwendigen Ressourcen identifiziert werden. Auch die Auswahl geeigneter Technologien und Softwarelösungen ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Roadmap.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Analyse und Optimierung der bestehenden Prozesse. Durch die Digitalisierung können Abläufe automatisiert, beschleunigt und effizienter gestaltet werden. Hierbei müssen auch potenzielle Risiken und Herausforderungen berücksichtigt werden, um geeignete Gegenmaßnahmen zu planen.
Darüber hinaus muss die digitale Roadmap auch die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien berücksichtigen. Da digitale Technologien das Risiko von Cyberangriffen erhöhen können, ist es wichtig, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten.
Nicht zuletzt sollte auch die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil der digitalen Roadmap sein. Nur wenn die Mitarbeiter in der Lage sind, die neuen Technologien und Prozesse effektiv zu nutzen, kann die digitale Transformation erfolgreich sein.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die digitale Roadmap ein umfassendes Dokument ist, das alle Aspekte der digitalen Transformation eines Unternehmens umfasst. Sie dient als Leitfaden für die Umsetzung neuer digitaler Technologien, Prozesse und Geschäftsmodelle und stellt sicher, dass diese erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert werden können.
Aus der Phase der Orientierung in die Phase der Implementierung
Die Phase der Orientierung ist in der digitalen Transformation von entscheidender Bedeutung. Hier geht es darum, die aktuellen Prozesse und Systeme des Unternehmens zu analysieren und herauszufinden, welche Bereiche digitalisiert werden sollen. Sobald die Ziele und Anforderungen klar definiert sind, geht es darum, die digitalen Lösungen auszuwählen und in die Implementierungsphase überzugehen.
In der Implementierungsphase geht es darum, die ausgewählten digitalen Lösungen in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens zu integrieren und diese in Betrieb zu nehmen. Hierbei spielen Faktoren wie Projektmanagement, Change Management und Schulungen der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Es ist entscheidend, dass die Einführung der digitalen Lösungen reibungslos verläuft und keine größeren Störungen im Betriebsablauf entstehen.
Während der Implementierung ist es wichtig, die definierten Ziele und Anforderungen stets im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass die Lösungen diesen entsprechen. Es kann auch notwendig sein, Anpassungen vorzunehmen oder den Umfang der Implementierung zu erweitern, um zusätzliche Vorteile zu erzielen.
Sobald die Implementierung abgeschlossen ist, geht es darum, die digitalen Lösungen kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern. Hierbei spielen Kennzahlen und Performance-Messungen eine wichtige Rolle. Es können auch regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter und Anpassungen der Lösungen notwendig sein, um die Effizienz zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Agile Anpassungen der digitalen Zukunft
In der heutigen schnelllebigen und digitalen Welt ist es von großer Bedeutung, dass Unternehmen agil und flexibel auf Veränderungen reagieren können. Insbesondere bei der digitalen Transformation ist es wichtig, dass Unternehmen in der Lage sind, ihre Strategien und Prozesse schnell anzupassen und zu optimieren.
Agile Anpassungen der digitalen Zukunft bedeutet, dass Unternehmen in der Lage sind, ihre Prozesse und Strategien kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess eingebunden werden und ihre Erfahrungen und Feedback aktiv einbringen können.
Agilität und Flexibilität erfordern auch eine gewisse Offenheit für Veränderungen und eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf neue Trends und Technologien. Die digitale Transformation erfordert oft die Implementierung neuer Systeme und Technologien, die schnell und effektiv in bestehende Prozesse integriert werden müssen.
Um agile Anpassungen zu ermöglichen, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Management, den IT-Experten und den Mitarbeitern in den verschiedenen Abteilungen erforderlich. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten eine klare Vorstellung von den Zielen und Anforderungen des Projekts haben und dass sie offen für Feedback und neue Ideen sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Implementierungsergebnisse. Hier können Analytics-Tools und Datenanalysen helfen, um wichtige Kennzahlen und Leistungskennzahlen zu erfassen und zu analysieren. Auf diese Weise können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und ihre Strategien und Prozesse entsprechend anpassen.
Insgesamt ist die agile Anpassung der digitalen Zukunft von großer Bedeutung für Unternehmen, um in der schnelllebigen digitalen Welt erfolgreich zu sein. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung von Prozessen und Strategien in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten ist der Schlüssel zum Erfolg.