Digitalisierung, aber richtig!

Der erste Schritt in die Zukunft? Ein digitales Dokumentenmanagement.

Digitalisierung von Prozessen
Inhalt dieser Seite teilen

Die Digitalisierung prägt unseren Arbeitsalltag. Unternehmen sind zunehmend darauf eingestellt, Prozesse zu überarbeiten und in einer digitalen Form in die Unternehmenskultur zu integrieren. Die Definition von Schnittstellen zwischen Abteilungen gehört zu den Kernaufgaben, Dokumente spielen die Hauptrolle.

Das Thema Dokumentenmanagement hat die Führungsetagen erreicht. In vielen Unternehmen wurden in den letzten Jahren unterschiedliche Lösungen evaluiert. Beliebt ist der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements aus bereits vorhandenen Anwendungen heraus. Auch Systeme wie Microsoft Sharepoint haben in den letzten Jahren einen festen Platz in der Organisationsstruktur der Unternehmen eingenommen. Dadurch sollen Mitarbeiter eine Plattform erhalten, um kollaborativ zusammenzuarbeiten.

Doch was ist das klassische Ziel eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder eines modernen Enterprise Content Management Systems (ECM)?

Der Fokus dieser Systeme liegt auf der durchgängigen Digitalisierung aller geschäftsrelevanten Dokumente. Deshalb betrachten sie das Unternehmen als Ganzes. Bei der Einführung eines DMS oder ECM Systems geht es darum, alle Eingangs- und Ausgangsdokumente zu bewerten. Mithilfe eines In- und Outputmanagements erhalten Sie einen ersten Eindruck von der Vielfallt der in Ihrem Unternehmen verwalteten Dokumente.

Die digitale Zusammenarbeit an diesen Dokumenten erfordert ein einheitliches Konzept für Ihr Unternehmen. Im ersten Schritt stehen acht Fragen im Vordergrund:

  • Wo wird mein Ausgangsdokument produziert?
  • An welchen Stellen empfange ich Dokumente analog oder digital?
  • Wie wird die Bearbeitung der Dokumente gesteuert?
  • Welche Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten?
  • Gibt es weitere gesetzliche Vorschriften?
  • Wie wird eine Bearbeitung gesteuert?
  • Habe ich eine zentrale Informationsquelle?
  • Gibt es Freigabestufen oder Bearbeitungsstufen im Detail?

Diese Aspekte zeigen die Komplexität einer solchen Lösung: Das einfache Scannen und Archivieren von Dokumenten reicht längst nicht mehr aus. Viel entscheidender ist die durchgängige Betrachtung der Unternehmensprozesse.

Mit einem Enterprise Content Management System (ECM) und der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements integrieren Sie ein weiteres System in die historisch gewachsene IT-Landschaft Ihres Unternehmens. Das ist die Gelegenheit, Ihre Software-Architektur kritisch zu überprüfen: Wo sieht sich Ihr Unternehmen in den nächsten 5 oder 10 Jahren? Welche kurz- und mittelfristigen IT-Projekte stehen an? Wollen Sie ein digitales Kundenerlebnis aufbauen? Solche Überlegungen helfen Ihnen bei der Auswahl Ihres Dokumentenmanagementsystems.

Ein durchgängig digitales Dokumentenmanagement unterstützt Ihre Wertschöpfungskette. Die Verwaltung von digitalen Dokumenten verkürzt Zugriffszeiten und minimiert für Ihre Mitarbeiter die nicht wertschöpfenden Tätigkeiten der Archivierung und Recherche.

Ein wichtiges Element der unternehmerischen Zukunft ist die saubere und konsistente Datenhaltung. Je früher Sie hier in eine Lösung investieren, desto einfacher gestaltet sich die initiale Einführung, zum Beispiel die Digitalisierung eines Papierarchives oder die Datenübernahme aus Ihrem Filesystem.

Planen Sie noch heute die Einführung eines zukunftsorientierten DMS Systems und legen Sie den Grundstein für Ihre digitalen Geschäftsprozesse und einen digitalen Kundenservice.