5 gute Gründe für digitales Dokumenten-management in der Industrie.

Schnelle Prozesse, klare Abläufe, glückliche Kunden – das kann ein DMS.

Digitales Dokumentenmanagement
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Was hat eine geniale Produktidee mit der täglichen Routine Ihrer Fertigung gemeinsam? Beide verursachen eine Menge Papierkram. Vom Protokoll des ersten Testverfahrens über Angebote von Materiallieferanten bis zu Rechnungen für Kunden kommt schnell ein stattliches Volumen von produktnahen Dokumenten zusammen. Jedes einzelne davon muss ein Mitarbeiter anlegen, ausfüllen, lesen, bearbeiten, versenden. Das bedeutet: Sie können jedes Stück Papier direkt in die Minuten umrechnen, die Ihrer Produktivität verloren gehen, weil Ihre Angestellten Akten ordnen anstatt sich ihren Kernaufgaben zu widmen.

Ein digitales Dokumentenmanagement System (DMS) gibt Ihnen diese Minuten zurück, die sich über die Zeit gewaltig summieren. Das ist aber nicht alles, was es kann. Lesen Sie hier die 5 besten Argumente für die Digitalisierung Ihrer Verwaltung:

  1. Das DMS macht Kunden glücklich.

Das digitale Dokumentenmanagement hat direkten Einfluss auf die Customer Experience. Denn wenn Ihre Servicemitarbeiter auf einen Klick alle Bestellvorgänge, Lagerbestände und Lieferzeiten sehen, reagieren sie schneller und präziser auf Kundenanfragen.

  1. Das DMS erfüllt Ihre Nachweispflicht.

DSGVO, GoBD, ISO 9001 lassen Unternehmer nachts aus Albträumen aufschrecken. Das DMS nimmt Ihnen den Aufwand ab, indem es Dokumente gesetzlich einwandfrei archiviert, chronologisch aufbereitet und Sie an Fristen erinnert.

  1. Das DMS bringt Tempo in Prozesse.

Absprachen über Abteilungen, Mail-Austausch mit verschiedenen Versionen eines Berichts und das Warten auf Abnahmen kosten Zeit. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement ist nie wieder ein Schriftstück verschollen im Spam-Ordner. Die Abstimmung zwischen Büros braucht weder Telefonate noch Mails, sondern funktioniert auf einen Klick. Prozesse, die sich über Tage erstreckten, funktionieren jetzt in wenigen Stunden. Auch der Austausch von Dokumenten mit Lieferanten läuft glatter.

  1. Das DMS schließt Informationslücken.

Das DMS erlaubt Ihnen, Dokumente miteinander so zu verknüpfen, dass Sie ganze Abläufe und Prozesse auf einmal betrachten können. So finden Sie Schwachstellen oder Fehler in Ihrer Organisation und beheben sie, bevor sie zu echten Problemen werden.

  1. Das DMS macht Abläufe transparent.

Der Lieferschein für die Aluminiumplatten geht an Herrn Meier. Der gibt ihn dem Azubi zum Abheften. Eine Woche später stellt Frau Schneider aus der Buchhaltung einen Fehler fest – nur leider ist der Lieferschein verschwunden, Herr Meier auf Teneriffa, der Azubi vergesslich, das Chaos perfekt. Das passiert Ihnen nicht, wenn der Lieferschein sofort Teil Ihres digitalen Dokumentenmanagement System wird. Mit einem DMS haben Sie jederzeit im Blick, wer wann welches Dokument erhalten, bearbeitet, abgelegt hat. Natürlich liegt es in Ihrer Hand, wer Zugang zu welchen Daten hat.

Eine gut geplante Systemlandschaft macht Ihre Prozesse schneller, besser, effizienter. Das DMS ist ein solides Fundament für Ihre neue Software-Architektur: nach Bedarf integrieren Sie später Ihre führenden Systeme aus Ihrer IT Infrastruktur. So schaffen Sie den ideal digitalen Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter. Die Zukunft des Managements ist digital. Entdecken Sie sie.