Digitaler Posteingang: Digital? Modern!

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs.

Vorteile digitaler Posteingang
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Nehmen wir drei Kunden und drei Aufträge. Frau Mertens schickt ihre per Post. Herr Semmel füllt das Online-Formular aus. Frau Imken sendet eine Mail mit Word-Dokument im Anhang. Das Beispiel ist simpel, illustriert die Herausforderung, vor der Firmen stehen: Dokumente finden auf unterschiedlichen Wegen ins Unternehmen. Wie werden Sie sinnvoll aufbewahrt?

Die Lösung ist ein digitaler Posteingang im Rahmen eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS). Hier ist es möglich, Dateien aus verschiedenen Quellen gemeinsam zu speichern. Eine zentrale Stelle in Ihrem Unternehmen ist dafür verantwortlich, eingehende Post zu digitalisieren und in das DMS einzuspeisen. Die intelligente und lernfähige Software erfasst wichtige Informationen automatisch und verarbeitet sie. Sie leitet sie an die am Vorgang beteiligten Mitarbeiter weiter oder speichert sie in digitalen Akten. Auf diese Weise reduzieren sich Liege- und Transportzeiten und werden von einem schnelleren digitalen Workflow abgelöst.

Digitaler Posteingang im DMS

Die unterschiedlichen Formate, in denen Dokumente Ihr Unternehmen erreichen, erfordern verschiedene Arten des Einpflegens in Ihre digitale Dokumentenverwaltung. Die klassische Variante ist das Scannen von Papierdokumenten. Mit modernen Scannern, die bis zu 150 Seiten pro Minute verarbeiten können, kostet das auch bei größeren Papiermengen kaum Zeit. Einzelne Dateien, die mit Microsoft Office erstellt wurden, lassen sich systematisch integrieren. Als PDF gespeicherte Dokumente lassen sich mit einem Klick in Ihr System importieren. Das ist praktisch, alle Mitarbeiter haben Zugriff auf dieselbe aktuelle Version des Dokuments. Belege und Dokumente, die in anderen Softwaresystemen entstehen, werden über Schnittstellen zwischen den Systemen übertragen. Dazu ist die Planung Ihres digitalen Dokumentenmanagements, gemeinsam mit Ihrem DMS Consulting, wichtig.  Definieren Sie die Schnittstellen zu den vorhandenen Systemen Ihres Unternehmens genau.

DMS: Gut umgesetzt, genial eingesetzt.

Ein digitaler Posteingang hat klare Vorteile: Ihre gesamte Eingangspost wird schnell und unkompliziert bearbeitet und verwaltet, über verschiedene Standorte hinweg. Elektronische Akten sind transparenter und übersichtlicher, weil sie jede Änderung protokollieren und Vorgänge auf dem aktuellen Stand zeigen. Servicemitarbeiter können Kunden schneller Auskunft geben und Anfragen effizient bearbeiten. Moderne, lernfähige Software bringt einen geringen Pflegeaufwand mit sich. Der digitale Posteingang besteht aus wenigen Elementen, die sich schnell im Unternehmen implementieren lassen und sofort einsatzbereit sind. Deshalb ist der digitale Posteingang ein guter Einstieg in das Thema DMS. Die digitale Archivierung ist der weitere Schritt. Nach und nach bauen Sie die Softwarestruktur Ihres Unternehmens aus: Erst kommt das digitale Dokumentenmanagement (DMS), dann das Enterprise Content Management (ECM), dann digitale Prozesse “Workflows”, dann die digitale Zukunft. Ein DMS Consulting begleitet Sie auf dem Weg.

 

Drei Fragen zum digitalen Posteingang.

Je nach Ursprung werden Papierdokumente gescannt. Digitale Dokumente werden ohne Medienbruch dem digitalen Dokumentenmanagement hinzugefügt. Schnittstellen sorgen für die Übernahme von Dokumenten aus anderen Systemen.

Ein digitaler Posteingang ist in komplexes Thema der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen. Die Abhängigkeiten zu führenden Fachabteilungen, unterschiedlichen Anforderungen der Benutzer und die Gestaltung durchgängiger Prozesse müssen sauber konzipiert werden. Dies alles in Abhängigkeit zu unterschiedlichen Anforderungen und Eingangsdokumenten. Ein DMS Consulting unterstützt Sie bei der Konzeption, Auswahl und Einführungsbegleitung.

Der digitale Posteingang ist ein Bestandteil der durchgängigen Strategie eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS). Alle Eingangsdokumente des Unternehmens werden zentral digitalisiert und verwaltet. Die nächste Stufe ist die Erweiterung digitalen Dokumentenverwaltung (DMS) zu einem Enterprise Content Management (ECM) mit Workflows.