Digitaler Posteingang für die Zukunft!

Die Vorteile des digitalen Workflows für Kunden, Mitarbeiter, Unternehmen.

Digitaler Posteingang – Vorteile
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Als DMS Consulting sind wir große Verfechter des digitalen Posteingangs. Denn der nimmt Ihnen im Rahmen eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM) nicht nur viel Arbeit ab. Er gibt auch den größten Benefit im Rahmen des digitalen Dokumentenmanagement. Hier wollen wir auf die Vorteile eingehen – aus Perspektive der Kunden, der Mitarbeiter und der Geschäftsführung des Unternehmens.

Digitaler Posteingang: Der Nutzen für die Mitarbeiter.

Für die Mitarbeiter bedeutet der digitale Posteingang mit angeschlossener digitaler Dokumentenverwaltung eine enorme Erleichterung im Arbeitsalltag. Das Einscannen und die elektronische Verteilung von Post verkürzen Liege- und Transportwege. Auf diese Weise entsteht ein digitaler Workflow, in dem Absprachen statt Tagen nur Minuten brauchen. Die automatische Speicherung und Kategorisierung von Eingangsdokumenten in elektronischen Akten spart die Zeit des Abheftens. Alle Daten sofort abrufbar, wenn sie benötigt werden. Ihr Team wird so von Routineaufgaben befreit und hat mehr Zeit für zentrale, produktive, innovative Tätigkeiten. Nach unserer Erfahrung im DMS Consulting sind Mitarbeiter oft Anfangs skeptisch gegenüber neuen digitalen Geschäftsprozessen. Mit der richtigen Kommunikation sehen sie schnell die Vorteile. Insgesamt erhöht die Umstellung auf einen digitalen Posteingang und ein digitales Dokumentenmanagement die Zufriedenheit der Angestellten deutlich.

Digitaler Posteingang: Der Vorteil für die Kunden.

Durch den digitalen Posteingang sind wichtige Informationen schnell für Mitarbeiter im DMS abrufbar. Anfragen von Kunden können deshalb schneller und zuverlässiger bearbeitet werden. Viele Probleme lassen sich in Echtzeit am Telefon klären, E-Mails rascher beantworten. Die verkürzte Reaktionszeit wird als verbesserter Service wahrgenommen und wirkt sich unmittelbar auf die Kundezufriedenheit aus.

Digitaler Posteingang: Der Profit für Sie.

Die Zeitersparnis eines digitalen Posteingangs kommt nicht nur bei Mitarbeitern und Kunden gut an. Der Einsatz einer DMS oder ECM Software steigert die Produktivität Ihres Unternehmens. Schnellere Abläufe und Absprachen geben Ihren Angestellten mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Eine elektronische Akte dient außerdem als abteilungsübergreifende Akte, welche einen lückenlosen Aufbau gewährleistet. Die gesamte Versionshistorie eines Dokumentes kann systemseitig eingesehen werden. Deshalb haben Sie immer im Blick, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Wenn Probleme auftreten, ist diese Transparenz Gold wert.

ECM Consulting: Eine Hilfe im Prozess

Wenn Sie Ihr Input Management im Zusammenhang mit der Einführung eines  Enterprise Content Managements neu konzipieren wollen, hilft Ihnen die professionelle Beratung eines ECM Consulting. Mit der Unterstützung von Experten finden Sie die richtige Softwarelösung für den digitalen Workflow in Ihrem Unternehmen.

 

Drei Fragen zum digitalen Posteingang.

Der digitale Posteingang, im Kontext eines DMS oder ECM, beschleunigt in erster Linie Ihre Abläufe. Digitalen Workflows sind ein wichtiger Bestandteil zukünftiger Unternehmensprozesse. Dadurch werden Mitarbeiter entlastet, die Kundenzufriedenheit erhöht, die Produktivität des Unternehmens gesteigert.

Der digitale Posteingang ist Teil einer DMS oder ECM Strategie. Module wie Capture / Scannen, Klassifizierung, Validierung, Routing, Workflow und ein Task Management sind wichtig. Bei der Auswahl werden Sie im Rahmen des DMS Consulting unterstützt.

Aus dem digitalen Posteingang heraus kann Ihr DMS oder ECM System Dokumente automatisch organisieren und weiterleiten. Im nächsten Schritt spielen saubere Unternehmensprozesse eine wichtige Rolle. Im Rahmen von Workflows werden alle wichtigen Informationen gesammelt um sauber digitale Akten aufzubauen.