Mehr als ein virtueller Aktenschrank.

Die Zukunft des digitalen Dokumentenmanagements hat begonnen.

Digitales Dokumentenmanagement
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Wir haben in einer nicht repräsentativen Umfrage Büroangestellte nach ihren ungeliebtesten Tätigkeiten gefragt. Ganz vorne dabei: Die Eingabe von Daten in Softwaresysteme per Hand.

In den frühen Tagen der digitalen Dokumentenverwaltung gehörte das Abtippen zum Alltag. Mittlerweile hat sich das digitale Dokumentenmanagement (DMS) stark entwickelt. Moderne Systeme werden als Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet. Das bedeutet, dass sie nicht nur einzelne Rechnungen und Lieferscheine speichern, sondern einen kompletten digitalen Workflow gestalten. Sie können eingescannte Dokumente erfassen und nach relevanten Informationen filtern. Dann leiten sie die nächsten Schritte automatisch ein: Auf Basis eines Bestellformulars wird die Rechnung erstellt, ein Projektbericht wird an alle Beteiligten gesendet. Unsere Kunden im DMS Consulting sind oft unsicher, ob der Nutzen den Aufwand einer Umstellung auf digitale Geschäftsprozesse lohnt. Tatsächlich zeigt sich der wirtschaftliche Effekt oft erst mittelfristig. Die Mitarbeiter brauchen Zeit und Schulungen, um sich an die neuen Methoden zu gewöhnen. Dann jedoch spart die digitale Dokumentenverwaltung Zeit im Arbeitsalltag und setzt so Ressourcen frei, die Ihrem Kerngeschäft zugute kommen.

Intelligente Suchfunktionen stellen außerdem die richtigen Daten genau dann zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. Im Fall einer Steuerprüfung ist es Gold wert, jedes Dokument der letzten Jahre aus der digitalen Archivierung abrufen zu können.

Digitales Dokumentenmanagement: Bringt mehr, kostet weniger

Digitale Geschäftsprozesse mit ECM-Methoden sind heute auch für kleine und mittelständische Unternehmen zunehmend erschwinglich. Denn mit dem technologischen Fortschritt sinken die Kosten für Speicherplatz und IT-Infrastruktur. Außerdem begegnen wir im DMS und ECM Consulting immer weniger Vorbehalten der Mitarbeiter gegen den digitalen Workflow. Software-Lösungen werden zunehmend als hilfreiche Ergänzung wahrgenommen, solange ihre Einführung schrittweise und gut durchdacht erfolgt.

Unsere Empfehlung lautet daher: Teilen Sie die Einführung Ihres digitalen Dokumentenmanagements oder Enterprise Content Managements in Phasen ein. Ein professionelles DMS Consulting unterstützt Sie dabei. So stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Architektur zu Ihrer Unternehmensstrategie passt und legen den Grundstein für den späteren Ausbau. Das ist der erste Schritt in eine digitale Zukunft.

 

Drei Fragen zum digitalen Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind intelligenter geworden. Heute können sie Dokumente zunehmend selbstständig erfassen und verarbeiten und so Ihrem Team immer mehr Arbeitsschritte abnehmen.

Kurzfristig bedeutet die Software-Umstellung einen Mehraufwand, auf lange Sicht zahlt sie sich aus: Schlankere, schnellere Prozesse sparen Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter in wertschöpfende Aufgaben investieren können. Auch in Rechts- und Steuerprozessen erspart es Ihnen Strafen und Abmahnungen, das richtige Dokument auf einen Klick zur Hand zu haben.

Durch die schnelle Entwicklung der letzten Jahre werden Software und Speicherplatz immer günstiger. Deshalb ist ein digitaler Workflow heute auch für kleinere Unternehmen kosten- und nutzeneffizient. Professionelle Beratung hilft Ihnen, die nachhaltigste und günstigste Lösung zu finden.