Digital verwalten, Zukunft gestalten!

Die Chancen der digitalen Dokumentenverwaltung.

Digitale Dokumentenverwaltung
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Eine digitale Dokumentenverwaltung ist der Schlüssel zu effizienteren Prozessen, transparenteren Abläufen, höherer Produktivität für Ihr Unternehmen. Die Elemente eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM) sind dabei vielfältig: Ein digitaler Posteingang mit Input Management erfasst wichtige Informationen aus Dokumenten automatisch, leitet sie an die richtigen Mitarbeiter weiter und bereitet sie für die digitale Archivierung auf. In elektronischen Akten werden Informationen zentral gespeichert, sodass sie immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind – im Home Office, in der Außenstelle oder im Zug auf dem Weg zum Kunden. Dadurch sind flexible Arbeitsmodelle möglich, ein wertvolles Argument bei der Rekrutierung von Fachkräften.

Wer Dokumente digital verwaltet, kommuniziert besser.

Ein DMS verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Denn das System sorgt dafür, dass alle Vorgänge auf dem aktuellen Stand für die Beteiligten eines Projekts sichtbar sind. Auch Notizen und informelle E-Mails lassen sich hier einspeisen. Wenn das Team mit einem Klick über jede neue Entwicklung informiert ist, entfallen Leerlaufzeiten für Absprachen und Rückfragen. Das gilt besonders im digitalen Workflow zwischen verschiedenen Standorten, wenn wichtige Dokumente per Post tagelang unterwegs wären. Funktionen eines DMS oder ECM für Monitoring und Reporting stellen sicher, dass Führungskräfte alle Informationen haben, die sie für schnelle, fundierte Entscheidungen brauchen.

Digitale Dokumentenverwaltung: Technologie macht es möglich.

Mittlerweile gibt es eine große Vielfalt von Angeboten im Software-Bereich. Ihr DMS Consulting hilft Ihnen, den richtigen Anbieter und das passende Modell auszuwählen. DMS und ECM-Systeme unterstützen alle gängigen Browser und Betriebssysteme, ermöglichen den Zugriff über Smartphones und Tablets und erlauben die Einbindung von verschiedenen Softwarekomponenten. Dabei ist die Verarbeitung und digitale Archivierung Ihrer Daten garantiert rechtskonform: Bestimmungen der DSGVO und Aufbewahrungsfristen werden im DMS oder ECM berücksichtigt. Auch hier sparen Sie deutlich Aufwand mit digitalen Geschäftsprozessen. Mit einem DMS optimieren Sie die Verwaltung ihrer Rechnungen, Kundenkontakte, Verträge und Akten. Die Möglichkeiten sind so flexibel wie die Anforderungen. Wir empfehlen: Lassen Sie sich von einem DMS oder ECM Consulting individuell beraten.

 

Drei Fragen zur digitalen Dokumentenverwaltung.

Mittlerweile gibt es Softwareangebote für DMS und ECM, die alle gängigen Betriebssysteme und Browser unterstützen. Auch von mobilen Geräten ist der Zugriff möglich.

Wenn Ihre Mitarbeiter die entsprechenden Zugriffsrechte und die Software haben, können sie von jedem Ort auf relevante Dokumente zugreifen. Meist geschieht das über einen Firmenlaptop oder Firmenportale, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Es ist möglich, verschiedene Komponenten in eine DMS oder ECM Software einzubinden. Alternativ ist eine Datenmigration die Lösung. Lassen Sie sich zu Ihrem Fall in einem DMS Consulting beraten.