Post Merger Integration Management

Integrationen, Restrukturierungen oder Ausgliederungen sind hochkomplexe Aufgaben. Projekte mit diesen Zielen können in der Komplexität maximal variieren. Aus diesem Aspekt ist die Definition von exakten Zielen unverzichtbar. Zu einer sauberen Zieldefinition werden neben den Zielen auch nicht Ziele klassifiziert, sodass die Definition so exakt wie möglich gestaltet werden kann.

Bei der Erhebung der Projektziele gilt es nicht nur betriebswirtschaftliche Aspekte zu betrachten. Bereits zu diesem Zeitpunkt werden erste Aspekte der IT-Infrastruktur betrachtet. Die Erhebung der Applikationslandschaft und erste Ausblicke auf die Zielstrukturen bieten das Fundament um ein erfolgreiches Projekt zu gestalten.

Kurze Entscheidungswege stellen den Schlüssel zu Projekterfolgen dar. In der Projektorganisation ist es wichtig einen Informationsfluss sicherzustellen. Dies beschreibt nicht nur das Reporting gegenüber Investoren und Führungskräften. Genauso wichtig ist die frühe Integration der Mitarbeiter, als auch zu zuarbeitenden Ressourcen.

Alle erforderlichen Ressourcen werden in Form von eines Rollenkonzept definiert, sodass eine genau Klassifizierung der Aufgaben erfolgen kann. Klare Erwartungshaltungen an die Projektmitarbeiter sind für das Management von Erwartungshaltungen unverzichtbar. So wird die passende Planungsgrundlage für Führungskräfte gestaltet und in eine geeignete Personalplanung überführt.

Mit der Erhebung einer Business Capability Map wird ein zentrales Element eines Integrationsprojektes erstellt. Alle fachlichen Anforderungen werden erhoben und bewertet. Durch die durchgängigen Projektplanung und Integration zu Werkzeugen der Projektarbeit wird die Integration zu dem Prozess- und Projektmanagement gebildet.

In dieser Phase werden möglich Einflüsse positiver als auch negativer Art betrachtet, sodass ein konsequentes Risikomanagement inklusive Gegenmaßnahmen  eingeleitet werden können. Dies in direkter Abhängigkeit zu operativen und technischen Zielsetzungen.

Ein wichtiges Ergebnis stellt die Übersicht von möglichen Redundanzen und Prozesslücken dar. Die jeweiligen Domänen werden gegenüber Abteilungen und Systeme abgegrenzt. Die Identifikation und Prüfung von Synergieeffekten ist ein wichtige Baustein der ersten Projektphase.

Projekte dieser Komplexität erzeugen bei allen Mitarbeitern Erwartungen, Hoffnungen oder Ängste. Dies ist der Grund, weshalb eine fundierte Kommunikation mit Projektzielen und Erwartungshaltungen wichtig sind.

Zu diesem Aspekt gehört nicht nur die Kommunikation von globalen Projektzielen. Auch Zwischenetappen, Misserfolge und anvisierte Ziele sollten frühzeitig publiziert werden. Dies bietet die Chance, dass sich alle Mitarbeiter mit dem Projekt identifizieren und durch Eigeninitiativen in den Prozess integriert werden.

Durch eine offene Kommunikation können Mitarbeiter außerhalb des Kernteams erreicht werden. So wird das Risiko minimiert, dass keine Applikation, keine Schnittstelle und keine Einzelaufgabe eines Prozesses außer Acht gelassen wird. Projekterfolge werden mit Kompetenzen, kommunikativen Fähigkeiten und modernem Führungsstil erzeugt.

Neben einer klassischen Projektplanung sollte eine digitale Roadmap in Form eines Programmplanes angelegt werden. Hier finden sich alle Applikationen, Systeme und Tools wieder. Mit der Erfassung geht die Dokumentation von Lizenz- und Wartungskosten einher, sodass Laufzeiten, Partner und mögliche Schnittstellen dokumentiert sind.

Diese Informationen werden mit den Projektzielen übereingebracht. Aus der Klassifikation gehen verantwortlichen Systeme, Datenbestände, Aufgaben und Ausblicken zu der weiteren Nutzung hervor.

Aus der Roadmap werden Projektphasen, Arbeitspakete und Aufgaben abgeleitet. Die Grundlage für eine feine Projektplanung wird geschaffen. Die Führung einer konsequenten Fortschrittskontrolle mit Verantwortlichkeiten und Burn Down Rate sind hier unverzichtbar.

Die Erhebung von Anforderungen und Prozessdefinitionen der Integration bringen erste kalkulatorischen Grundlagen über die zu erwartenden Ergebnisse und Aufwendungen.

Bei den umfassenden Analysen und Definitionen ist es besonders wichtig den laufenden Betrieb nicht zu schwächen. Die Gestaltung eines Interdisziplinären Projektteam mit kurzen Entscheidungswegen hilft dem Projekt die nötigen Erfolge zu erzielen. Kurze Entscheidungswege helfen mögliche Eskalation effizient und lösungsorientiert zu bearbeiten.

Zu dem finalen und systematischen Übergang empfiehlt es sich eindeutige Kennzahlen zu erheben. Mit diesen KPI´s werden die operativen Aktivitäten messbar. Dieses Verfahren gibt die nötige Transparenz über die möglichen Belastungsgrenzen.