Digitale Rechnungs-verarbeitung: Ich sah, zahlte, archivierte.

DMS übernimmt die automatische Rechnungsverwaltung

Digitale Rechnungsverarbeitung
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Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein zentraler Prozess für Unternehmen. Die Schritte sind seit Jahrzehnten dieselben: Sichtung, Genehmigung, Kontierung, Zahlung, Archivierung. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) zeigt seinen Wert für Ihr Unternehmen darin, wie es mit elektronischen Rechnungen umgeht. 

Die ersten Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung

Ein gutes DMS Consulting definiert vor der Einführung einer digitalen Rechnungsverwaltung die wichtigsten Fragen mit Ihnen:

  • Wie erreichen Rechnungen Ihr Unternehmen? Erhalten Sie sie per Post, E-Mail, Online-Portal oder mithilfe von EDIFACT? Ihr digitales Dokumentenmanagement muss darauf ausgelegt sein, verschiedene Formate automatisch zu lesen und in ein Zielsystem zu übertragen.
  • Welche Prozesse braucht die Kontierung?
  • Wie läuft die Prüfung und Genehmigung von Zahlungsvorgängen in Ihrem Unternehmen ab?
  • In welcher Form und Dauer ist die digitale Archivierung Ihrer finanziellen Daten notwendig?

Daneben sind auch Details des Vorsteuerabzugs und das Rechnungsvolumen relevant für den Aufbau Ihrer DMS-Lösung.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Die Einrichtung der digitalen Archivierung von Rechnungen ist ein idealer Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement und auf lange Sicht in einen digitalen Workflow inklusive ECM.

Die erste Wirkung sehen Sie sofort: Eine digitales Dokumentenmanagement mit Rechnungsverarbeitung spart Platz im Büro. Wenn die Aktenschränke verschwinden, bleibt mehr Spielraum für die Gestaltung der Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter.

Auf der nächsten Ebene spart Ihr Team Zeit bei der Suche, Sortierung, Aktualisierung von Rechnungen und Dokumenten. Mit wenigen Klicks erledigen sie, was vorher Minuten dauerte. Über den Tag, die Woche, den Monat hinweg bleibt so deutlich mehr Zeit für die Kernaufgaben Ihrer Angestellten. Im DMS und ECM Consulting sehen wir oft, wie die Mitarbeiter diesen Aspekt nach anfänglicher Skepsis besonders schätzen.

DMS: Gut geplant ist halb verarbeitet

Nutzen Sie die Expertise eines professionellen DMS Consulting, um die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements reibungslos zu gestalten. Die Berater kennen die Methoden und Möglichkeiten der Software, helfen Ihnen bei der Auswahl und haben bereits die Schnittstellen für eine Erweiterung zum Enterprise Content Management im Blick. Das DMS Consulting hilft Ihnen außerdem, Ihre Mitarbeiter im Change Prozess an Bord zu holen. Die Details der Digitalisierung sind in jedem Unternehmen anders – erarbeiten wir Sie gemeinsam.

 

Die häufigsten Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein Teilbereich des digitalen Dokumentenmanagements (DMS). Das DMS wiederum ist ein Teil des Enterprise Content Management (ECM).

Unser DMS Consulting bezieht gesetzliche Bestimmungen zu Archivierung und Datenschutz von Anfang an in die Planung eines DMS ein. So sind Sie bei Revisionen und Prüfungen auf der sicheren Seite.

In einem DMS haben Sie alles im Blick und alles an einem Ort – ohne immer wieder Platz für neue Regale schaffen zu müssen. Der Zugriff auf wichtige Dokumente ist bei einer digitalen Archivierung schneller und einfacher möglich als in der Papierversion.