Post, modern!

Mehr Effizienz mit dem digitalen Posteingang

DMS – digitaler Posteingang
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Die Poststelle ist in vielen Unternehmen das letzte Relikt des analogen Zeitalters. Briefe müssen vom Empfang aus der richtigen Person weitergegeben werden, dann geöffnet, gelesen, beantwortet, abgeheftet. In unserem DMS Consulting erleben wir sogar, dass E-Mails ausgedruckt und in Ordner zum Vorgang sortiert werden. Wir erleben aber auch: Digital ist immer effizienter, schneller, besser.

Digitaler Workflow: Drucken Sie noch oder scannen Sie schon?

Denken wir den Prozess einmal umgekehrt. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) kann Dateien automatisch erkennen, verarbeiten, sortieren, weiterleiten – ein Aktenordner kann das nicht. Deshalb liegt es nahe, nicht E-Mails auszudrucken, sondern Papierpost zu scannen – das nennen wir Input Management im Rahmen digitaler Geschäftsprozesse. Moderne Produktionsscanner schaffen über 100 Seiten pro Minute. Damit ist Ihre gesamte Hauspost im Handumdrehen im digitalen Posteingang. Von hier aus lassen sich Dokumente im Sinne des digitalen Workflows per E-Mail weiterleiten. Sie sind mit einem Klick im DMS archiviert oder werden auf individuellen Wegen weiter verarbeitet. Damit ergänzen Sie Dokumente, die Sie im Rahmen Ihres Enterprise Content Managements (ECM) von vorneherein digital erstellen.

DMS und Datenschutz: Ausnahmen vom digitalen Posteingang.

Eine digitale Dokumentenverwaltung inklusive digitalem Posteingang ist ein Segen für den Umgang mit Standard-Schriftstücken wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen. Das Input Management für Verträge und Urkunden benötigt in vielen Fällen einen Zwischenschritt, denn diese Dokumente sind oft nur mit Unterschrift gültig. Zum Glück gibt es zuverlässige Lösungen, die digitale Signatur– sprechen Sie Ihr DMS Consulting darauf an. Der Aufwand hierfür ist signifikant geringer als die Umständlichkeit einer analogen Postverwaltung. Informieren Sie sich noch heute über die Möglichkeiten eines digitalen Posteingangs für Ihr Unternehmen.

 

Digitaler Posteingang: Drei Fragen. Drei Antworten.

Der digitale Posteingang beinhaltet nicht nur elektronische Post, sondern auch digitalisierte Briefe. Eingehende Post im Papierformat wird gescannt und in das digitale Dokumentenmanagement (DMS) Ihres Unternehmens eingespeist.

Der digitale Posteingang im Rahmen eines DMS ist ideal für einfache Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen. Dokumente mit Urkundencharakter benötigen den Zwischenschritt der digitalen Signatur, um im ECM weiter verarbeitet werden zu können.

Im Rahmen Ihres Input Managements stellen Sie sicher, dass Dokumente nur an die am Vorgang beteiligten Personen weitergegeben werden. Der Schutz vor unbefugtem Zugriff funktioniert mit Hilfe von Software oft zuverlässiger als im nicht-digitalen Workflow.