Werfen Sie die Akten weg!

Digitale Akten sparen Platz.

DMS digitale Akten
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Raten Sie mal, wie groß die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter in deutschen Unternehmen ist. Vor einigen Jahren wollte der Büromöbelhersteller Steelcase genau das herausfinden – und kam auf 30 Quadratmeter pro Mitarbeiter. Europaweit sind es nur 14 Quadratmeter, weniger als die Hälfte. Das liegt auch daran, dass deutsche Unternehmen in Sachen Digitalisierung zögerlicher vorgehen als die internationale Konkurrenz. Deshalb füllen Papierakten hierzulande noch immer Regalbretter, Aktenschränke, Abstellräume und blockieren teuren Raum. In der Steelcase-Studie wurde berechnet, dass Sie 25% der Kosten pro Arbeitsplatz sparen, wenn Sie die Bürofläche um 30% reduzieren. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Speicherung von Dokumenten und Daten in digitalen Akten im Rahmen eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM).

Digitale Akten sind vielseitig.

„Das geht bei uns aber nicht“ – diesen Satz hören wir im DMS Consulting häufiger. Besonders Arztpraxen und andere Unternehmen mit sensiblen Personendaten haben oft Berührungsängste. Dabei entsprechen moderne Softwarelösungen allen gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz. Wir haben 10 Varianten von elektronischen Akten zusammengetragen, in denen Sie fast jedes Dokument unterbringen.

  1. Personalakte: In jedem HR-Prozess sind Sie für eine elektronische Personalakte dankbar. Denn hier sehen Sie mit wenigen Klicks alle relevanten Informationen zu jedem Mitarbeiter. Entscheidungen werden schneller und transparenter gefällt. Hier erhöht ein DMS außerdem die Sicherheit: Statt den Aufbewahrungsort der Schlüssel zum Aktenschrank im Auge zu behalten, vergeben Sie einfach in der Software Zugriffsrechte an befugte Personen.
  2. Kundenakte: Hier sammeln Sie alle Vorgänge zu Ihren Kunden. Dazu gehören Stammdaten ebenso wie die Bestellhistorie, Reklamationen und Gesprächsprotokolle. In einer digitalen Kundenakte geht dabei keine Notiz verloren und Ihr Serviceteam hat bei jedem Anruf alle Daten sofort im Blick.
  3. Patientenakte: Die digitale Patientenakte ist eine Sonderform der Kundenakte. Die digitale Dokumentenverwaltung in Arztpraxen ist mit besonderen Herausforderungen verbunden. Ein DMS Consulting hilft Ihnen, die passende Software zu finden.
  4. Auftragsakte: In der digitalen Auftragsakte sind alle Daten zu einem Auftrag für die Mitarbeiter auf einen Blick sichtbar. Eine Suche in verschiedenen Ordnern ist nicht nötig und die Abwicklung wird beschleunigt.
  5. Projektakte: Alle Mitglieder eines Projektteams haben Zugriff auf die digitale Projektakte. Dadurch sehen alle Beteiligten die Fortschritte in Echtzeit und ersparen sich Rundmails und Rückfragen.
  6. Produktakte: Für produzierende Unternehmen ist die digitale Produktakte essentiell. Hier ist die gesamte Historie eines Produkts vom Entwurf über den Prototypen bis zur Marktreife verzeichnet. Alle Rohmateriallieferungen, Qualitätsprüfungen, Bestellmengen und Reklamationen sind an einem Ort versammelt und zwischen Produkten vergleichbar. Die elektronische Produktakte ist ein wertvolles Werkzeug zur Analyse der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.
  7. Lieferantenakte: Die digitale Lieferantenakte ist das Gegenstück zur digitalen Kundenakte. Sie sehen darin alle Angebote, Rechnungen und relevanten Informationen zu Ihren Zulieferern.
  8. Fertigungsakte: In der digitalen Fertigungsakte finden die Mitarbeiter der Produktion alle wichtigen Informationen. Von hier aus haben sie Zugriff auf Pläne, Sicherheitskonzepte und Inventurdaten.
  9. Bauakte: Bei der Planung eines neuen Gebäudes kommt schnell eine riesige Menge an Dokumenten unterschiedlichster Art zusammen. Mit einer digitalen Bauakte behalten Sie den Überblick – hier speichern Sie die Architektenzeichnung des Grundrisses gemeinsam mit der Telefonnotiz aus dem Gespräch mit dem Notar ab.
  10. Maschinenakte: Oft liegen sie in Plastiktüten im obersten Regal oder der untersten Schublade: Betriebsanleitungen, Wartungsdetails und Lieferantenkataloge mit Ersatzteilen sind in der digitalen Maschinenakte bei Bedarf sofort verfügbar.

Digitale Akten sind da, wo man sie braucht.

Der große Vorteil eines digitalen Dokumentenmanagements ist seine Flexibilität. Dokumente können verschiedenen Akten gleichzeitig zugeordnet sein, verschiedene Mitarbeiter können gleichzeitig auf sie zugreifen, ohne dass eine physische Kopie notwendig ist. Ein gutes DMS Consulting hilft Ihnen, eine Software mit intuitiver Bedienung einzurichten. Dadurch ähnelt die Nutzung der digitalen Akte der Nutzung einer Papierakte, nur reduziert um den Zeitaufwand des Blätterns, Heftens und Kopierens. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Fall, der nicht von unserer Liste abgedeckt ist? Wir finden trotzdem eine Lösung. Rufen Sie uns an!