Die digitale Akte – Sicherer Zugriff von Überall.

Die digitale Akte: Das Prinzip.

digitale Akte
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Im Kontext eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) oder Enterprise Content Managements (ECM) ist die elektronische Akte ein zentrales Schlüsselelement. Das Prinzip dahinter ist einfach. Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen oder von dieser erzeugt werden, werden direkt in ihrer digitalen Form oder nach dem Einscannen in das digitale Archiv eingepflegt.

Die digitale Akte: Effizient und standortübergreifend arbeiten.

Mit der Nutzung einer digitalen Dokumentenverwaltung erübrigt sich der zeitaufwendige Besuch im stickigen Archiv. Die eingepflegten digitalen Akten können von jedem Berechtigten jederzeit und standortübergreifend auf dem Bildschirm eingesehen werden. Zudem ist jederzeit die gesamte Versionshistorie abrufbar und die Änderungen am Dokument sind transparent nachvollziehbar. Das ermöglicht eine nahtlos vernetzte Zusammenarbeit und eine direktere Verfügbarkeit der aktuellen Version von Dokumenten, mit einem Überblick über vorhergegangene Entwicklungen. Schon vor dem Öffnen der Akte sind die wichtigsten Eckdaten übersichtlich auf einem virtuellen Aktendeckel einsehbar. Erzeugte Schriftstücke werden automatisch in die jeweilige digitale Akte einsortiert. Somit ist die Ablage und Recherche von Dokumenten in der digitalen Dokumentenverwaltung wie gewohnt möglich und eine Eingewöhnung an ein neues Ablagesystem ist nicht nötig.  Der entscheidende Vorteil der standortübergreifenden und medienbruchfreien digitalen Archivierung ist zudem eine deutlich erhöhte Benutzerfreundlichkeit und eine schnellere Recherche.

Die digitale Akte: Platzsparend, günstig und sicher.

Wo sich zuvor die kiloschweren Aktenordner stapelten und ganze Räume ausschließlich Aktenschränke beherbergten, bietet DMS und ECM Consulting eine platz- und papiersparende Lösung, die zugleich Ihre Kosten senkt. Die nachhaltigere Arbeit mit elektronischen Akten ist jedoch nicht nur bequemer, direkter und schneller. So bietet die digitale Dokumentenverwaltung wesentlich mehr Sicherheit als ein abschließbarer Aktenschrank und ihre Dokumente sind sicher vor unerlaubtem Zugriff geschützt.

 

Drei Fragen zur digitalen Akte.

Die Arbeit mit digitalen Akten als Teil eines DMS oder eines ECM ist nachhaltiger,    zukunftsausgerichteter und bequemer als die Nutzung eines Papierarchivs. Es bietet schnelleren, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf das ganze Archiv.

Dokumente die bei der Verwaltung eingehen oder von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt in digitaler Form in das digitale Archiv eingespeist oder zuvor eingescannt. Erzeugte Dokumente werden automatisch in die jeweilige elektronische Akte einsortiert.

Durch eine intelligente Suchfunktion ist jede elektronisch archivierte Akte im digitalen Archiv in Sekundenschnelle direkt am Arbeitsplatz abrufbar.