Mein Freund, die digitale Akte.

Mehr Produktivität durch digitales Dokumentenmanagement.

Papiercaos – digitale Akte
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Dürfen wir vorstellen? Drei vom Aussterben bedrohte Sätze:
„Wo haben Sie das abgeheftet?“
„Das habe ich Dir doch ins Fach gelegt!“
„Keine Ahnung, wo die Rechnung ist, Herr Steiger hat das vor seinem Urlaub gemacht.“

Die Erfolgsstory des digitalen Dokumentenmanagements (DMS) ist auch die Geschichte vom Ende des Papierchaos. Mit DMS und dem großen Bruder, dem Enterprise Content Management (ECM), verwalten Unternehmen sämtliche Rechnungen, Belege, Dokumente in elektronischen Akten.

Dank der digitalen Archivierung werden in Büros Flächen frei, die zuvor von Aktenschränken besetzt waren und Ressourcen, die von den Routine-Aufgaben des Lochens, Sortierens und Abheftens gebunden waren. DMS und ECM ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf die Daten. Wild gewachsene Ordnungssysteme, die sich nur ihren Erfindern erschließen, gehören der Vergangenheit an. In der digitalen Dokumentenverwaltung rufen Mitarbeiter Informationen in der Zusammenstellung ab, die sie brauchen. Gleichzeitig sind die Dokumente revisionssicher gespeichert.

Struktur und Flexibilität

Wenn alle wichtigen Daten digital verfügbar sind, kann Ihr Team unabhängig vom Standort arbeiten: Im Home-Office, im ICE zum Termin, vor Ort beim Kunden. Dadurch schaffen Sie flexible, effiziente, mitarbeiterfreundliche Abläufe, verringern die benötigte Bürofläche und senken Kosten.

Durch ECM-Elemente ist es möglich, innerhalb des DMS Prozesse zu automatisieren. Wenn Ihr digitales Dokumentenmanagement Rechnungen sofort archiviert und bei Projektupdates alle Beteiligten informiert, laufen Ihre Prozesse schneller und transparenter ab.

Die Einrichtung eines digitalen Dokumentenmanagements ist meist der erste Schritt hin zur Digitalisierung eines Unternehmens. Und damit ein besonders spannender! Ein professionelles DMS Consulting hilft Ihnen beim Bau eines soliden Fundaments für Ihre digitale Transformation.

 

Die Key Facts in drei Fragen zum digitalen Dokumentenmanagement

Das digitale Dokumentenmanagement (DMS) ermöglicht Ihren Mitarbeitern ein standortunabhängiges Arbeiten. Alle wichtigen Informationen stehen zur Verfügung, dann, wann und wo sie gebraucht werden. Ein DMS beschleunigt Ihre Prozesse und macht Abläufe transparenter für die Beteiligten.

Ein professionelles DMS oder ECM Consulting unterstützt Sie nicht nur bei der Auswahl der richtigen Software, sondern im gesamten Umsetzungsprozess. Mit der Beratung von Experten bleiben Sie im Budget- und Zeitplan und führen Ihr Team sicher durch die Transformation.

Die Einrichtung eines DMS ist für viele Unternehmen der erste Schritt auf dem Weg der Digitalisierung. Im Laufe der Zeit erweitert sich die Software-Architektur zu einem Enterprise Content Management, das Informationen noch umfassender sammelt und strukturiert. Deshalb sollten Sie schon bei der Planung den Ausbau im Blick haben.