Business Process Reengineering (BPR)

Das BPR-Team analysiert und dokumentiert die aktuellen Geschäftsprozesse im Detail. Dies beinhaltet das Sammeln von Daten, das Identifizieren von Engpässen und Ineffizienzen. Wichtig hierbei ist der Aufbau eines gemeinsamen Verständnis zu den bestehenden Arbeitsabläufe.

Auf Basis der Analyseergebnisse werden die Prozesse von Grund auf neu gestaltet. Dies kann die Eliminierung nicht wertschöpfender Schritte, die Integration neuer Technologien oder die Umstrukturierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten beinhalten.

Die neu gestalteten Prozesse werden in die Praxis umgesetzt. Dies erfordert Schulungen für Mitarbeiter, Anpassungen an IT-Systemen und die klare Kommunikation von Veränderungen.

Nach der Implementierung werden die Prozesse überwacht. Mit diesem Schritt werden Kennzahlen erhoben, um die Zielerreichung sicherzustellen und mögliche Ineffizienzen aus dem Prozesswechsel möglichst früh zu erkennen. Jeder System- oder Prozesswechsel bedarf eines engen Monitoring, sodass mögliche Schwachstellen früh in dem produktiven Betrieb erkannt werden. Hierzu hilft die Erhebung von bisherigen Transaktionsdaten und ein direkter Vergleich mit der neuen Performance.

Ein erfolgreiches BPR-Projekt erfordert ein gut koordiniertes Team mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Wir geben euch einen Überblick, welche Positionen Ihr als erstes besetzen solltet.

Die zentrale Figur, welche das Projekt koordiniert. Hierzu gehört die individuelle Definition von Zielen, als auch die Sicherstellung die Zielerreichung aus der Unternehmung heraus. Die Fortschrittskontrolle gegenüber der Zielerreichung und auch die fortlaufende Kommunikation gegenüber Auftraggeber, Lieferanten und Projektmitarbeiter sind von entscheidender Bedeutung.

Die Experten haben tiefes Wissen über die aktuellen Geschäftsprozesse und sind entscheidend für die Analyse- und Neugestaltungsphasen. Die Prozessexperten besitzen die nötige Kompetenz, um mögliche Prozessanpassungen in der Effizienz zu bewerten. Ein optimales Setup bietet hier die fachliche Expertise und ein tiefes integratives Verständnis zu dem Aufbau einer digitalen Infrastruktur entlang einer vollständigen Supply Chain.

Da digitale Technologien oft eine Schlüsselrolle spielen, sind IT-Experten entscheidend für den Projekterfolgt. Die Integration und Implementierung neuer Lösungen, Systeme oder Software ist einer der wichtigsten Faktoren zu der Inbetriebnahme.

Diejenigen, die die Prozesse tagtäglich ausführen sollten in den Prozess einbezogen werden. Diese Mitarbeiter liefern wertvolles Feedback und unterstützen dabei die Akzeptanz der Veränderungen zu erleichtern. Sogenannte Key User oder auch Endanwender werden in solchen Projekten gerne als Multiplikatoren genutzt, welche zwischen Kollegen und Prozessexperten eine Schlüsselrolle einnehmen.

Die Identifikation von Verbesserungspotenzialen ist die wichtigste Aufgabe im BPR-Prozess. Dabei steht im Mittelpunkt eine gründliche Analyse der aktuellen Prozesse, bei der auf ineffiziente Abläufe, redundante Schritte, Engpässe oder hohe Kosten geachtet wird. Feedback von Mitarbeitern und Kunden können wertvolle Einblicke liefern.

Die Analyse sollte mit einem möglichst unabhängigen und neutralen Blickwinkel erfolgen, sodass alle Potentiale angesprochen und gesammelt werden. Die Bewertung der möglichen Umsetzbarkeit und Priorisierung in Abhängigkeit zu unternehmerischen Zielen sollte nachfolgend in der Form einer digitalen Roadmap erfolgen. Wichtig hierbei ist es die Ziele so zu clustern, dass zwischen Projektphasen und einem nachfolgenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterschieden wird.

Die Analyse bestehender Prozesse bildet das Rückgrat des Business Process Reengineering (BPR). In diesem Zusammenhang kommen bewährte Methoden zum Einsatz, um den Ist-Zustand detailliert zu verstehen. Eine weitverbreitete Methode ist die Erstellung einer Prozesslandkarte, bei dem sämtliche Aktivitäten und Interaktionen in einem visuellen Format dargestellt werden. Dies ermöglicht eine klare Übersicht über den Prozessfluss und hilft, Engpässe oder unnötige Schritte zu identifizieren.
Mit der Erstellung der Prozesslandkarte sollte ein ganzheitliches Capability Mapping erfolgen. Mit dem zusammenführen von fachlichen Anforderungen zu technischen Möglichkeiten wird die Grundlage geschaffen, um industrielle Standards in den Gesamtprozess zu integrieren.

Wichtig ist die Integration der Mitarbeiter. Dies kann über dedizierte Interviews und Workshopformate erfolgen. Ergänzend dazu helfen Beobachtungen vor Ort und Datenanalysen. Insbesondere die direkten Eindrücke helfen getätigte Annahmen und Herausforderungen zu validieren und vor Ort mit den aktuellen Möglichkeiten als auch digitalen Zielbilder zu validieren.

Die Analyse zielt darauf ab, Schwachstellen in den Geschäftsprozessen aufzudecken. Hierbei liegt ein besonderes Augenmerk auf Engpässen, Verschwendungen und ineffizienten Abläufen. Engpässe sind Stellen im Prozess, an denen Aufgaben verzögert werden oder nicht reibungslos ablaufen, was zu Verzögerungen führt. Verschwendungen können in Form von Ressourcenverschwendung, doppelten Arbeitsschritten oder unnötiger Dokumentation auftreten. Ineffiziente Abläufe sind Prozessschritte, die nicht optimal gestaltet sind und daher Zeit und Ressourcen verschlingen. Die Identifikation dieser Problembereiche bildet die Grundlage für die Neugestaltung der Geschäftsprozesse. Die fünf W-Fragen aus dem Lean Management oder auch 5-Why Methode, helfen besonders bei der tieferen Detailierung und Analyse der Ursachenforschung.

Daher versuche die Ursache immer fünf Mal zu hinterfragen. Ein einfaches Beispiel:

Warum steht die Maschine still? Weil kein Material vorhanden ist.
Warum ist kein Material da? Weil keine Bedarfsmeldung ausgelöst worden ist.
Warum wurde die Bedarfsmeldung nicht ausgelöst? Weil ohne Sicherheis- /Mindesbestände gearbeitet wird.
Warum nutzen wir keine Sicherheitsbestände? Weil unser Materialbedarf nicht wiederkehrend ist.
Warum werden die Bedarfe nicht früher durch die Arbeitsvorbereitung geprüft? Weil wir keine integrative Lösung von Entwicklung, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung und Einkauf haben.

In diesem Beispiel sehen wir, dass wir mehrere Ursachen und Handlungsstränge aufdecken um unseren Prozess künftig effizienter zu gestalten. Die jeweiligen Aktivitäten sind getrennt zu betrachten, jedoch erkennen wir auch die Hauptursache in einer mangelnden integrativen Zusammenarbeit.

Die Neugestaltung der Geschäftsprozesse erfolgt oftmals in einem direkten Zusammenhang und Integration eines ERP-Systems. Dies eröffnet die Möglichkeit, bestehende Abläufe grundlegend zu überdenken und effizienter zu gestalten. Das ERP-System kann Prozessautomatisierung, Echtzeit-Datenverfügbarkeit und bessere Kontrollmechanismen bieten. In diesem Zusammenhang werden die identifizierten Engpässe und Verschwendungen beseitigt, um den Prozessfluss zu optimieren. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung zwischen den Geschäftsprozessverbesserungen und der ERP-Implementierung. Beide Bereiche werden in solchen Projekten optimalerweise in einem interdisziplinären Format zusammen geführt. Beide Bereich sollten bestenfalls nahtlos zusammenarbeiten und die angestrebten Effizienzgewinne aus unterschiedlichen Aspekten zusammenzutragen. Diese Idee gilt bei der Neueinführung von ERP-Systemen gleichermaßen, als wie bei der Modernisierung oder während eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).

Die Entwicklung neuer Prozessmodelle erfordert eine klare strategische Ausrichtung. Eine bewährte Strategie besteht darin, Best Practices aus der Branche und dem Bereich des Business Process Reengineering (BPR) zu berücksichtigen. Dies bedeutet, bewährte Methoden und Erfahrungen anderer Unternehmen zu analysieren und sie in die eigenen Prozessmodelle zu integrieren. Dies ermöglicht es, von den bereits erprobten Ansätzen zu profitieren und Fehler zu vermeiden. Hierbei helfen industrielle Standards, als auch das Wissen über standardisierte Fachverfahren. Bei der Erhebung von Zielbildern sollte wiederkehrend berücksichtigt werden, dass das neue System oder Prozess keine individuelle Entwicklung oder auch Zusammenstellung einer Vielzahl von Einzelbausteinen darstellt. Ziel ist es eine Prozesseffizienz aufzubauen, welche nachhaltig genutzt, gepflegt, gewartet und weiterentwickelt werden kann. Denke an die Ressourcen, welche für die Administration und Pflege benötigt werden.

Darüber hinaus ist die Berücksichtigung von Innovationen von entscheidender Bedeutung. In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist es wichtig, auf dem neuesten Stand der Technologie und der Prozessinnovationen zu bleiben. Dies bedeutet, neue Ansätze, Technologien und Trends zu identifizieren. Die Bewertung, wie diese Erkenntnisse in die eigenen Prozessmodelle integriert werden können ist ein wichtiger Teil der fortlaufenden Weiterentwicklung eines Unternehmens.

Die Entwicklung neuer Prozessmodelle ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Veränderung erfolgt durch die Implementierung der BPR-Maßnahmen. Eine bewährte Strategie besteht darin, einen schrittweisen Ansatz zu wählen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Dies kann durch Schulungen, Workshops und die Bereitstellung von Ressourcen zu der Unterstützung der Umsetzung erreicht werden.

Es ist auch wichtig, klare Ziele und Kennzahlen festzulegen, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die BPR-Maßnahmen die angestrebten Ergebnisse liefern. Dies erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Prozessmodelle, sodass die sich ändernden Geschäftsanforderungen und -zielen gerecht werden. Letztendlich sind eine strategische Ausrichtung und eine sorgfältige Implementierung entscheidend, um erfolgreich neue Prozessmodelle zu entwickeln und in die Praxis umzusetzen.

Die Umsetzung der neu entwickelten Prozessmodelle und Organisationsstrukturen ist ein entscheidender Schritt im Business Process Reengineering (BPR). Hierbei müssen die geplanten Veränderungen in die Praxis umgesetzt werden. Dies erfordert eine klare Roadmap und sorgfältige Planung. Die Implementierung neuer Prozesse sollte schrittweise erfolgen, wobei die Auswirkungen auf den laufenden Betrieb minimiert werden müssen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und akzeptieren.

Change Management spielt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung von BPR-Maßnahmen. Es zielt darauf ab, die Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen und sicherzustellen, dass die Akzeptanz der neuen Prozesse und Strukturen gewährleistet wird. Dies kann durch Schulungen, Kommunikation und die Schaffung eines Kulturwandels erreicht werden. Die Mitarbeiterbeteiligung ist entscheidend, da dies wertvolles Feedback bietet und sicherstellt, dass die Veränderungen in der Praxis funktionieren.

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) spielen oft eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung von BPR-Maßnahmen. Sie können dazu beitragen, die neu gestalteten Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Integration von BPR-Prinzipien in ein ERP-System können Unternehmen die Automatisierung und Optimierung ihrer Abläufe maximieren. Dies ermöglicht es, Prozessänderungen nahtlos in die IT-Infrastruktur zu integrieren und die Effizienzgewinne zu realisieren. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den BPR-Teams und den IT-Experten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Umsetzung reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) spielen eine entscheidende Rolle in der Prozessoptimierung. Sie fungieren als zentrale Plattform, auf der alle geschäftlichen Aktivitäten erfasst, analysiert und gesteuert werden können. Durch die Integration von BPR-Prinzipien in ein ERP-System können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten. ERP-Systeme ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und automatisieren zahlreiche Aufgaben. Dies führt zu einer Reduzierung von manuellen Eingriffen, geringeren Fehlerraten und schnelleren Durchlaufzeiten. Unternehmen können Prozessdaten in Echtzeit verfolgen und analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Prozessverbesserungen vorzunehmen.

Die erfolgreiche Integration und Anpassung von ERP-Systemen im Kontext des Business Process Reengineering (BPR) erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung. Die BPR-Teams müssen sicherstellen, dass die neu gestalteten Prozesse nahtlos in das ERP-System integriert werden können. Dies kann Anpassungen an den bestehenden Systemkonfigurationen erfordern. Es ist entscheidend, dass die IT-Abteilung eng mit den BPR-Teams zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass die technologischen Anforderungen erfüllt werden. Die Anpassungen sollten so gestaltet sein, dass sie die Prozessoptimierung unterstützen und die gewünschten Effizienzgewinne ermöglichen.

Die Erfolgsmessung und das Controlling sind wesentliche Bestandteile der Prozessoptimierung im BPR-Kontext. ERP-Systeme bieten eine Fülle von Daten und Kennzahlen, die zur Bewertung der Prozessverbesserungen genutzt werden können. Unternehmen können Leistungsindikatoren wie Durchlaufzeiten, Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen verfolgen. Diese Daten dienen als Grundlage für die Erfolgsmessung und ermöglichen es, den Fortschritt in dem Hinblick auf die gesteckten Ziele zu überwachen. Ein effektives Controlling stellt sicher, dass die implementierten Veränderungen nachhaltig sind und kontinuierlich verbessert werden können. ERP-Systeme können die notwendigen Tools bieten, um die Leistung der Prozesse zu überwachen und den Erfolg der Prozessoptimierung zu sichern. Ist es nicht möglich direkt aus dem ERP-System zugehörige Auswertungen zu erlangen, so helfen Process Mining Anwendungen oder Transaktionsprotokolle die mit BI Tools aufbereitet werden können.

Die Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs) und Kennzahlen ist entscheidend, um die Ergebnisse des Business Process Reengineering (BPR) zu bewerten. Du kannst relevante Metriken definieren, um die Effizienz, Produktivität und Qualität der neu gestalteten Prozesse zu messen. Beispiele für solche Kennzahlen sind Durchlaufzeiten, Kostenersparnisse, Fehlerquoten und Kundenzufriedenheit. Die kontinuierliche Überwachung dieser KPIs ermöglicht es, den Erfolg der BPR-Maßnahmen zu quantifizieren und sicherzustellen, dass die angestrebten Verbesserungen erreicht werden.

BPR ist ein iterativer Prozess, der Anpassungen und Nachjustierungen erfordern kann. Selbst nach der erfolgreichen Umsetzung der neuen Prozesse kann es notwendig sein, weitere Feinabstimmungen vorzunehmen. KPIs und regelmäßige Überprüfungen der Prozessleistung bieten die Grundlage für diese Anpassungen. Das Unternehmen sollte flexibel sein und bereit sein, auf Veränderungen zu reagieren, um die Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die erzielten Verbesserungen langfristig aufrechterhalten werden.

Die richtige Technologie spielt eine wichtige Rolle im Business Process Reengineering. Moderne Tools, zu der Erhebung von Prozesslandkarten wie BPM Lösungen, Prozessportalen, zentrale Elemente zu der Steuerung der digitalen Transformation, Process Mining oder Prozesskalkulationen können die Umsetzung und Überwachung der BPR-Maßnahmen erheblich erleichtern. Dies als ein Ausblick zu der möglichen Komplexität. Sprechen wir über die Initialisierung des BPR ist der Einsatz von umfassenden Systemen nicht zwingend erforderlich. Ein simpler Einstieg über manuelle Auswertungen und effektiven Tools zu der Datenerfassung mit Auswertungen können den Startpunkt geben. Viel wichtiger ist die Identifizierung der passenden Kennzahlen, sodass Business Cases und ROI Kalkulationen auf einer soliden Basis stattfinden können.

Die Integration von BPR-Prinzipien in die digitale Infrastruktur eines Unternehmens ermöglicht eine nahtlose Umsetzung der neuen Prozesse und erleichtert die Erfassung von Daten für die Leistungsbewertung. Eine sinnvolle Nutzung von Technologie kann die Effizienz und Effektivität der Prozessoptimierung signifikant steigern und den langfristigen Erfolg sicherstellen.

In der Automobilindustrie, die von intensivem Wettbewerb und schnellem technologischem Wandel geprägt ist, sah sich ein großer Automobilhersteller mit Herausforderungen in seinen Produktionsprozessen konfrontiert. Die Produktionszyklen waren lang, und es gab Engpässe bei der Materialbeschaffung. Das Unternehmen entschied sich für Business Process Reengineering, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Sie überarbeiteten ihre Beschaffungs- und Fertigungsprozesse, indem sie zentrales ERP-Systeme einführten. Dies ermöglichte eine effizientere Materialverwaltung und eine schnellere Produktion. Gleichzeitig wurden Echtzeitdaten genutzt, um den Materialfluss zu überwachen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Die Implementierung von BPR führte zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer Reduzierung der Produktionszeit. Die Einführung moderner Technologien ermöglichte eine verbesserte Qualität und die Möglichkeit, auf Marktveränderungen schneller zu reagieren. Allerdings stellte die Schulung der Mitarbeiter auf die neuen Prozesse eine Herausforderung dar, da diese sich an die veränderte Arbeitsweise anpassen mussten.

Business Process Reengineering (BPR) bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse grundlegend zu transformieren und ihre Effizienz zu steigern. Durch die Neugestaltung von Prozessen können Kosteneinsparungen erzielt, Durchlaufzeiten reduziert und die Qualität verbessert werden. Unternehmen können auch flexibler auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren und wettbewerbsfähiger werden. Die Einführung moderner Technologien, wie ERP-Systeme, ermöglicht es, Echtzeitdaten zu nutzen und die Entscheidungsfindung zu Gegenmaßnahmen wesentlich früher in Gesamtprozessen zu steuern.

Bei der Umsetzung von BPR-Projekten können Stolpersteine auftreten, darunter Widerstand gegen Veränderungen von Mitarbeitern, mangelnde Akzeptanz neuer Prozesse und technologischer Herausforderungen. Es ist wichtig, diese Risiken zu identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Die Überforderung von Mitarbeitern durch zu schnelle Veränderungen oder die Vernachlässigung von Change-Management-Aspekten können die Umsetzung gefährden.

Die Zukunft des BPR wird stark von technologischen Entwicklungen geprägt sein. Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen in Geschäftsprozesse wird eine wichtige Rolle spielen. Unternehmen werden verstärkt auf datengetriebene Entscheidungen setzen und auf agile Methoden zurückgreifen, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Die Nachhaltigkeitsaspekte von BPR werden ebenfalls an Bedeutung gewinnen, da Unternehmen vermehrt auf ökologische und soziale Verantwortung achten.

Modernste Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA) und maschinelles Lernen werden Unternehmen dabei unterstützen, Prozesse effizienter und präziser zu gestalten. Dies ermöglicht nicht nur eine Reduzierung von manuellen Aufgaben, sondern auch die Verarbeitung großer Datenmengen in Echtzeit. Die Integration von ERP-Systemen spielt eine Schlüsselrolle bei der Automatisierung und Unterstützung dieser digitalen Transformation.

Nachhaltigkeitsaspekte gewinnen in der Prozessoptimierung zunehmend an Bedeutung. Unternehmen setzen verstärkt auf umweltfreundliche Prozesse und ethisches Handeln. BPR bietet die Möglichkeit, ökologische und soziale Verantwortung in die Prozessgestaltung zu integrieren, beispielsweise durch die Reduzierung von Ressourcenverschwendung oder die Förderung ethischer Lieferketten. Dieser Ansatz wird sich in Zukunft weiterentwickeln und dazu beitragen, nachhaltige Geschäftspraktiken zu etablieren.

Business Process Reengineering bleibt ein mächtiges Instrument zu der Transformation von Geschäftsprozessen. Die Integration moderner Technologien und die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten sind Schlüsselaspekte für zukünftige BPR-Projekte. Unternehmen, die in die Optimierung ihrer Prozesse investieren und sich den Herausforderungen der Digitalisierung und Nachhaltigkeit stellen, werden langfristig wettbewerbsfähiger und agiler auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren können.

Ob Ihr ein vollumfassendes BPR Team bilden wollt, oder über alternative Ownership Methoden agiert ist zunächst nicht Entscheidend. Viel wichtiger ist es Verantwortlichkeiten zu etablieren, welche Prozessmodelle und Effizienzen im Blick halten. Durch den ständigen Review, Auswertung und Sammlung von neuen Anforderungen wird die Grundlage zu der fortlaufenden und ständigen Weiterentwicklung gebildet. Die fortlaufende Strukturierung, zentrale Erhebung von Anforderungen bildet den entscheidenden Kern zu einem Interdisziplinären Austausch von fachlichen Anforderungen zu technischen Möglichkeiten.